A nagyvállalati kultúrák szokásos eszközévé lett e-beszerzés minden szereplő számára hatékony „tárgyalási” módszer, erről azonban érdemes a benne résztvevő beszállítókat is meggyőznünk. A versenynek ez a módja ugyanis nemcsak az árcsökkentésről szól: a beszállítók a megajánlott szolgáltatás/termék minden tulajdonságával együttesen szállnak ringbe egy sportszerű, átlátható versenyhelyzetben.

Az alábbiakban hét olyan álmítoszról szeretnénk lerántani a leplet, amelyek téves értelmezést adnak az e-beszerzés gyakorlatának.

 

1. mítosz: Az e-beszerzés csak az árcsökkentésről szól.

Tévedés.  Az egyre kifinomultabb beszerzési módszereknek és e-beszerzési funkcionalitásoknak köszönhetően a csupán ár alapú tárgyalás már a múlté. A korszerű aukciós eszközök lehetőséget adnak a beszállítók teljes körű értékelésére, ugyanis az ár mellett minden egyéb szempontot (átfutás időt, kiszállítást, minőségi szempontokat, fizetési feltételeket) is figyelembe vehetünk. A pályázók általában többfordulós (RFI, RFP, aukció) versenyeljárásban vesznek részt, így adott a lehetőség a potenciális beszállítók minden szempontot figyelembe vevő kiértékelésére. Ma már számos olyan beszerzési eszköz is a rendelkezésre áll, amely lehetővé teszi, hogy a beszállító olyan alternatív csomagajánlatot adjon meg, amely növeli a haszonkulcsát és tovább differenciálja a cég benyújtott ajánlatát.

 

2. mítosz: Az e-beszerzés tisztességtelen a beszállítókkal szemben.

Nem igaz. A legtöbb esetben az e-beszerzés korrektebb beszerzési folyamatot biztosít, mint a korábbi, „off-line” módszer, mert megköveteli a vevőtől az értékelési és kiválasztási szempontok egyértelmű kidolgozását, így a beszállítók adott esetben tudhatják, milyen kritérium alapján ítélik meg az ajánlatukat és hogyan kerül majd sor a döntésre. Minden beszállítói kérdés és a válaszok is minden résztvevő számára elérhetőek, így a részvételi feltételek teljesen azonosak, nincsenek háttéralkuk és zárt ajtók mögötti megbeszélések.

 

3. mítosz: Az e-beszerzés tisztességtelen a jelenlegi beszállítókkal szemben.

A valóság az, hogy egy versenyképes aktuális beszállítónak mindig nagyobb esélye van további üzletszerzésre, különös tekintettel a beszállítók körének általános és folyamatos racionalizálására. A jobb funkcionalitású e-beszerzési eszközök arra is lehetőséget adnak, hogy a beszerző olyan egyéb szempontokat (pl. átállási költség, innováció) is figyelembe vegyen, amelyek által a jól teljesítő aktuális beszállítók plusz pontokat kaphatnak. Ha szükséges, üljünk le a beszállítónkkal, és készítsük fel őket arra, hogy jó stratégiával és technikával versenyképes résztvevői legyenek majd az eljárásnak.

 

4. mítosz: Az e-beszerzés által nehéz új üzleti lehetőséghez jutni.

Nem igaz. A valóság az, hogy az e-beszerzés eszközével a beszerzési ciklusidő jelentősen csökkenthető, így a cégek mind több kategóriára és mennyiségre hirdethetnek versenyt, amelyekre egyre több beszállítót hívhatnak meg. Ahogy már említettük, a jól teljesítő beszállítók ennek köszönhetően további lehetőségekhez juthatnak. Egy nagy ipari gyártó cég ezzel az e-beszerzési stratégiával 2000-ről 20-ra csökkentette beszállítóinak a számát, a régi, szerződött partnerek a korábbi volumenek többszörösét nyerték meg, és még az integrált beszállítói kapcsolatrendszerből is profitálhattak.

 

5. mítosz: Az e-beszerzés meghosszabbítja az értékesítési ciklusidőt.

Téves. Bőven van arra bizonyíték, hogy az e-beszerzés lerövidíti a beszerzési, ezáltal pedig az értékesítési ciklusidőt is. Ahogy egy tapasztalt kollégám mondani szokta: az értékesítésben a gyors nemleges válaszig eljutni lehet ugyanolyan értékes, mint egy „igen” megszerzése, mert az erőforrásokat újabb lehetőségek megszerzésére lehet fordítani.

 

6. mítosz: Az e-beszerzés új költségekkel, technológiákkal és erőforrás-követelményekkel terheli a beszállítókat.

Téves feltételezés. Vitathatatlan bizonyítékok állnak rendelkezésre arról, miszerint az e-beszerzés által csökkennek az értékesítési, általános és adminisztrációs költségek. Az összes nagy piacelemző és felhasználó ugyanazt állítja: e-beszerzés alkalmazásával a beszállítók csökkenthetik értékesítési (jutalékos, hirdetési stb.) költségeiket. 

 

7. mítosz: Az e-beszerzés miatt megszűnik a beszerzői-beszállítói kapcsolat.

Ha egy beszállító azt gondolja, hogy az együttműködés kimerül a tárgyalásokban, akkor tulajdonképpen nincs jó partneri kapcsolata. Számos vállalat annak érdekében alakított ki szoros partneri viszonyt a beszállítóival, hogy a teljes ellátási láncban költségcsökkentési vagy –elkerülési lehetőségeket térképezzen fel. A többlépcsős és/vagy együttes beszerzési folyamatokat, valamint a közös vevői-eladói megközelítést számos vállalat (különösen a gépjárműiparban és high-tech szektorban) vonzó lehetőségként éli meg, így lesznek ugyanis átláthatóak a kockázatok, összesíthetőek a kiadások és megszüntethetőek a felesleges költségek a teljes ellátási láncban.