Egy átlagos vállalat árbevételének csaknem a felét fordítja kívülről jövő termék-, szolgáltatás vásárlásra. Bármilyen csökkenés a beszerzési költségekben azonnal jelentkezik az eredménykimutatás legalján, az eredmény soron.

A beszerzés másrészt azért is bír nagy jelentőséggel, mert ez határozza meg és vezeti az ellátási láncot, mely közvetlenül befolyásolja azt, hogy a társaság milyen gyorsan tud a vevői igényekre reagálni.

Ilyen nagy vállalati értéket képviselő, beszerzési funkció megköveteli a teljes költség (TCO- Total Cost of Ownership) elvét és megfelelő kontrollját. A teljes beszerzési költség alapvetően két nagy részre bontható, a beszerzési árra és a beszerzéshez kapcsolódó egyéb költségelemekre. Tehát egy másik felbontásban a teljes költség a következő elemekből épül fel:

• Az anyagköltségek: beszerzési ár, szállítás, kezelés, költségei stb.
• Infrastruktúra költségek: beszerzéshez kapcsolódó munkaerő, eszközök és egyéb szükséges technológiák
• Folyamat költségek: egy beszerzési tranzakcióval, illetve folyamattal kapcsolatos költségek (pl. igénylés és megrendelés). Ha valamelyik vállalat a folyamataiban kétszer olyan gyors, akkor ez általában azt is jelenti, hogy kevesebb -drága- emberi erőforrással is dolgozik.
• Teljesítés költségei: itt azon költségeket kell érteni, ami a nem teljesítésből adódik, ilyen lehet keretszerződésen kívüli -maverick- vásárlás, megkésett szállítás, hibás áru és az adminisztrációs hibák költségei.

A fentiekből látszik, hogy a beszerzési költség nem a beszerzési ár, az csak -sok esetben elhanyagolható- része.

A beszerzést teljes költségének a fontosságáról már a honlapunkban is szót ejtettük és a szolgáltatások bemutatása és megközelítés résznél ábrával is illusztráltunk

Ennek a lényege az, hogy a különböző költségelemek optimalizálására, ill. csökkentésére különböző technológiákat és megközelítéseket kell alkalmazni.