Az előző havi hírlevélben elkezdett cikket folytatva egy érdekes témáról olvashatunk: a keretszerződésen kívüli beszerzések költségvonzatáról.

A cikket angolul, és magyarul is mellékeljük.

 

Óriásugrások és más hősi tettek a fenntartható megtakarítások eléréséhez a beszerzési területen II. rész

Keretszerződésen kívüli vásárlások költsége

Knut Meyer cikke, Everest Group

A másik folyamatelem az elszámoltathatóság. A legtöbb olyan vállalat, amely házon belül tartotta a beszerzést, nem hozott létre pontosan definiált felelősségi köröket. A munkatársak túl gyakran mennek ismerős szállítókhoz vásárolni, és ez mindig megnöveli a beszerzési költségeket. Tapasztalataim alapján a társaságok soha nem vásárolnak 100 százalékos mértékben a meglevő keretszerződéseikből. Kalkulációim szerint a társaságok 60 %-ban teszik ezt meg. Például, ha a keretszerződésben 15 %-os megtakarítást sikerült elérni, és a társaság 60%-ban használja a kiválasztott szállítót, akkor ez azt jelenti, hogy a társaság elveszíti a 15% megtakarítást és az időráfordításának 40 %-át.

Elektronikus Beszerzési rendszer bevezetése után a munkatársaknak követniük kell az előírt speciális engedélyezési folyamatokat, így a rendszer automatikus elszámoltatást biztosít. Kötelezi a dolgozót, hogy vásárlás csak az engedélyezett szállítótól, a megfelelő áron és a szerződéses feltételek szerint történjék. A rendszer megköveteli a felhasználótól, hogy betartsa az idő szerinti ütemezést, a szigorú folyamatot és a kontrolt.

Természetesen a beszerzési folyamatok outsourcingja (kitagolása) biztosítja a fenntartható megtakarítások elérését, mivel az outsourcingot végző társaságnak ez a fő üzletprofilja. A szállítók szerződés szerint garantálják a vevőknek a lefektetett megtakarítási lehetőséget. Abban az esetben, ha a vevő vásárlásai ezt a mennyiségi volument nem érik el, úgy visszatérítést kell fizetnie.

Néhány megállapodás nyereség-megosztást is tartalmaz. Ebben az esetben az outsourcing beszerzést elvégző társaság hisz abban hogy saját díját is kockára téve többlet-megtakarításokat és nagyobb eredményeket érhet el.

A kitagolt beszerzést végzők jelentős számú olyan szakértővel rendelkeznek, akik a világ minden régiójában napi szinten ismerik a beszerzési (kínálati) piacot. Beszerzési rendszerekkel és kiterjedt adatbázissal rendelkeznek a világ különböző tájain. Tudják, mikor jelenik meg egy új szállító Ázsiában egy kiváló termékkel, és beszerzéseiket könnyen át tudják helyezni a különböző régiókba. Természetesen, ha a vevő egy nagyon speciális szektorban dolgozik, akkor az arra szektorra vonatkozó beszerzéseit érdemes benntartania.

A vezető kitagolt beszerzést végző társaságok a beszerzési folyamatot a nehezebb oldalról tanulták meg, méghozzá úgy, hogy a saját beszerzéseiket kellett megfelelően elvégezni. Az IBM Global Services például 10 éven keresztül szerzett be, és komoly beszerzési folyamatot és rendszer platformokat épített ki, a hozzá tartozó nemzetközi beszerzői szakértői gárdával. Ezek a vezető szolgáltatók mennyiségi kedvezményeket tudnak elérni, vagy előnyösebb szerződéseket képesek biztosítani.

Az outsourcingolt beszerzést végző cégek komplett e-beszerzési platformot hoztak létre, amelyek a vállalatirányítási rendszerhez kapcsolódnak. Ennek az egyik legnagyobb előnye, hogy nem szerződött beszállítótól nem lehet vásárolni, mert a rendszer az ilyen kifizetéseket letiltja. Ez bekorlátozza a szerződésen kívüli beszerzéseket, ill. azok nagyságát. Ezek a folyamatokkal el lehet érni a 90 %-os szerződéses lefedettséget, már az átállástól számított kevesebb mint hat hónap alatt.

Amennyiben a fegyelmezetlen munkavállalók nem követik a beszerző szervezet szabályait, akkor az outsourcingolt beszerzést végző társaság a felső vezetésnek mondja és magyarázza el a problémát. Egy külsős általában nagyobb ráhatást tud elérni, mint egy belső munkatárs, és a teljesítménycélok elérésében vállalt nagyobb felelősség miatt a problémák megoldásában is erősen érdekelt.

A megtakarításokhoz az első lépés egy belső agresszív beszerzési stratégia, de a legcélravezetőbb véleményem szerint a teljes kitagolás.

Publikálva: 2004 októberében