Mik a szállító kiválasztásnak a nem pénzben kifejezett tényezői?

(folytatás)

A februári hírlevelünkben elindítottuk a cikksorozatunkat a szállító kiválasztás nem pénzben kifejezett tényezőiről, majd a márciusi számunkban azt néztük meg, hogyan kell ezeket a faktorokat értékelni, milyen módszerek vannak és ezek hogyan működnek.

A mostani hírlevélben arról írunk, hogy miként lehet a kiértékelésnél a szubjektív elemek számát lecsökkenteni.

Csökkenteni a potenciális szállítójelöltek számát

Első körben csökkenteni kell a lehetséges szállítók számát, azaz kiszűrni azokat, akik a kiértékelésnél az előre definiált kritériumokat nem ütötték meg. Ennek egyszerű oka, hogy a végső kiértékelés jóval időigényesebb lehet, ezért csak azokat a szállítókat célszerű alávetni ennek a procedúrának, akikből tényleges szállítók lehetnek.

Ismét hangsúlyozni kell a gondosan előkészített információ-, ill. ajánlatkérés (RFI, RFQ) fontosságát. Az RFI és RFQ nem csak arra való, hogy a beszerzendő termékről minél több értékes piaci információt szerezzünk be, hanem arra is, hogy az ajánlattevőket gyorsan át tudjuk "világítani" és be tudjuk lőni a szűken vett potenciális szállítók számát.

Sok beszerző úgy gondolja, hogy az információgyűjtési fázison át lehet ugrani, az RFI-t időpocsékolásnak tartják. Ugyanakkor, ha a megfelelő kérdéseket tesszük fel az információgyűjtésnél, akkor rengeteg időt spórolhatunk meg. Az RFI-nek nem az a célja, hogy megállapítsa kik a legjobb beszállítók, hanem inkább a nem megfelelő szállítók kiszűrésére kell használni. Ezzel megóvhatjuk magunkat attól, hogy az ajánlatkérésnél az olyan szállítók hosszadalmas ajánlatait is elemeznünk kelljen, akiket a végén törlünk a listánkról.

Az RFI-ben olyan dolgokra is rá kell kérdezni, amelyek pénzben egyértelműen nem mérhetők, de számunkra fontosak lehetnek. Például ha társaságunknak fontos a pontos szállítási határidő, akkor feltehetjük a kérdést: "Van-e a szállítónak - elektronikus rendszerrel támogatott - szállítást figyelő rendszere?" Nincs? Akkor számunkra nem megfelelő.

Az ajánlatkérésnél a fenti kérdést már lehet egy kicsit cizellálni annak érdekében, hogy a szállítók között minősíteni tudjunk. Ilyen kérdés lehet pl.: Mi az átlagos szórása a pontos érkeztetésnek - mondjuk az össz-vevőszámra és az elmúlt egy évre vetítve? A választ a szállítónak természetesen megfelelő dokumentumokkal kell alátámasztania.

A végső kiválasztásnál már bővebb válaszokat is bekérhetünk, a példánál maradva megkérdezhetjük a szállítót a folyamatiról: "írja le az Önök cégének azon intézkedéseit (folyamatát), amelyet annak érdekében tesz, hogy a vevő időben megkapja az általa rendelt árut a rossz időjárás, vagy bármilyen más akadályozó tényezők ellenére".

Hogyan lehet a szállítók értékelését objektívabbá tenni

Függetlenül attól, hogy milyen megközelítést alkalmazunk (osztályozást/súlyozást, vagy optimalizálást), a szubjektív elemeket nem lehet teljes mértékben megszüntetni. Ha meg akarjuk figyelni ezt a jelenséget, akkor elég összeültetni mondjuk hat beszerzési szakértőt, ugyanazokat az adatokat és információkat a kezükbe adni, és egy 1-10-ig tartó skála használatával ennek alapján elvégeztetni velük a nem pénzben kifejezhető szempontok értékelését. Ilyenkor ugyanarra a szempontra szélesen szóródó értékeket fogunk kapni. A pontok átlagolásával pedig a kuszaságot csak hivatalosan is elismerjük.

Mi a megoldás?

Gyűjtsük össze ugyanezen beszerzési szakértőket és mondassuk el azon okokat, amiért ezeket a pontszámokat adták. Ilyenkor azok, akik alacsony vagy magas pontszámot adnak, elmondják az okokat ill. véleményüket, és ezzel olyan dolgokra is felhívják a figyelmet, amelyekre esetleg a kollégák az első körös pontozásnál talán nem is gondoltak. Egy második körös pontozásnál már egész más eredményeket kaphatunk.

Amikor a csoport befejezte a szállítók egyes szempontjainak értékelését, akkor általában jól megkülönböztethető kategóriákat kapunk: legjobb, közepes, ill. gyengébb szállítók.

Ennél is fontosabb, hogy a csoport megérti és érzékeli, hogy mik a szállítók közti különbségek. Amennyiben csak átlagolást csinálnánk a pontok alapján, akkor a különbözőségek eltűnnének, vagy elhomályosulnának.

Ne felejtsük el: az átlagolás a különbözőségeket közelebb hozza egymáshoz. Beszerzésben pont az a cél, hogy a szállítók közti különbségeket lássuk.

Az egyes szállítók közötti szóródás segít a szállítókat megkülönböztetni, de ha egy szállítón belül az egyes értékelési szempontoknál van nagy szóródás, akkor az egy erős jelzés arra vonatkozóan, hogy a beszerzési szakértői csapat nincs közös állásponton.

Mennyire kell súlyozni az egyes kiértékelési szempontokat a végleges összpontszám kalkulálásánál? Az objektív megközelítés az lenne, ha az RFI és RFQ előtt ezeket a súlyozásokat lefektetnénk. A helyzet általában az, hogy a szállítóktól beérkező információk alapján "okosodik, tanul" a beszerzés, és így lehet, vagy célszerű módosítani az eredeti súlyozást.

 

A következő számunkban a vak pontozásról és a győztes szállító kiválasztásáról fogunk írni.