A szerződésmenedzsment rendkívüli fontosságáról előző hírlevelünkben már írtunk, most egy kicsit azt elemezzük, hogy "mennyi pénz is marad az asztalon", azaz milyen megtakarítások érhetők el.

A szerződésekkel kapcsolatos folyamatokhoz való nem megfelelő hozzáállással túl sokat fizetünk azért, amit vásárlunk. Nem gyűjtjük be azon árbevételeket, amelyeket realizálhatnánk, és a tárgyalásokkal, a rutin adminisztrációval rengeteg felesleges energiát elpazarolunk.

Nézzük meg egyesével, hol is folyik el a pénz?

A szerződések átvizsgálás nélkül meghosszabbodnak.

Az értékesítési szerződés meghosszabbítása alkalmat ad az árak módosítására, és esetleges új szolgáltatások eladására, vagy a meglevő javítására.

A beszerzési oldalon sok szerződés hosszabbodik meg automatikusan, az árhoz hozzáadva az inflációt. Így a társaságok sokszor elszalasztják a lehetőséget a szerződések újratárgyalására, a mennyiségek vállalaton belüli aggregálására, a szerződések racionalizálására, vagy a szállítói kapcsolatok új alapra helyezésére.

Valós példát sokat említhetnénk, de vegyünk mondjuk egy géphez tartozó karbantartási szerződést, amely akkor is tovább él, amikor a gépet már leselejteztük, vagy olyan szoftverlicensz szerződéseket, melyeket olyan emberek után is fizetünk, akik már leépítésre kerültek. Sok vállalat gondolja azt, hogy ha a fő szerződéseit megfelelően kezeli, akkor minden rendben van, pedig ez nem elégséges.

A szerződések átvizsgálás nélkül kifutnak.

Értékesítési szerződések sok esetben nem kerülnek meghosszabbításra; sok társaságnál az értékesítésen dolgozók az új szerződések után kapják a javadalmazásukat. A szoftverüzletág tipikusan ilyen, a karbantartási szerződések meghosszabbodásáért nem jár jutalom.

Ennek a megfelelő technológia megoldással nem így kell működnie.

Árbevétel elszivárgás

A szerződések meg nem hosszabbításáról már írtunk, de ez a legjellemzőbb árbevétel kiesési indok. A szerződésnek nem megfelelő teljesítésénél -mint például nem megfelelő mennyiségben történő szállítás- arra késztetik a szállítót, hogy kártérítést fizessenek, vagy további árkedvezménnyel engeszteljék ki a vevőt.

Más árbevétel-elmaradások keletkezhetnek abból is, hogy nem a megfelelő szerződéses áron számlázunk, nem olyan árkedvezményt érvényesítünk, vagy több árut/szolgáltatást adunk, mint szerződésileg kellene.

Hatékonytalanságok a folyamatban

A szerződések kezelése jelen állapotban olyan, mint a pénzügy/számvitel volt 30 évvel ezelőtt! Sok a manuális munka, hiányoznak a leszabályozott folyamatok és az információhoz való hozzáférési lehetőség. A munkafolyamat leszabályozatlansága okozza, hogy nem tudjuk kinek mit és mikorra kell elvégeznie. A szerződések létrehozásával eltöltött idő, és az ehhez kapcsolódó adminisztratív költségek jelentősek, és a rossz folyamatoknak az ügyfél-elégedettség is kárát látja.

Ha a vevő egy szerződéses változtatást kér, akkor lehet, hogy két hónapig kell várni a jogászok véleményére és ezzel az értékesítés is elúszhat. Jó esetben kéthavi cash-flow hozadék úszik el, rossz esetben az értékesítési munkatárs, vagy az ügyfél maga húz ki olyan dolgokat a szerződésből, amelyeknek benne kellene lenniük.

A hozzáféréssel kapcsolatosan szintén hatékonytalan folyamatok lehetnek, nem tudjuk hol vannak a szerződések, nem tudjuk megnézni a szerződéses előzményeket.

A vállalaton belül szétszórt szerződések megtalálása problematikus, és a verziókövetés kontrolláltsága sem biztosított.

A nemzetközi statisztikák alapján a szerződések 10 %-a elveszik!

Sok vállalat azt mondja, hogy ez az üzlet természetes velejárója és a következmények lekezelése az üzleti folyamatok része. Nincs igazuk, ez egyértelműen a rossz üzletmenet költsége!

Nem dokumentált információk

Az egyes dolgozóktól való függőség is okot adhat a borúlátásra. Mi történik, ha a dolgozó elhagyja a vállalatot? A saját - rendszerezett - szerződései elvesznek? Hol marad nyom, mi alapján keressük a szerződéseket? Ezekre a kérdésekre korábban kell választ adni, mint ahogy felmerülhetnének!