Beszerzési Akadémia

Az e-Procurement vagy e-Beszerzés hatása a beszerzési szervezetekre

Ebben a cikkben arról próbálunk röviden szólni, hogy az új technológiák és rendszerek hogyan változtatják meg a beszerzési szervezetek működési modelljét és fókuszát.

Sokszor találkozunk azzal a problémával, hogy a beszerzési szervezetek nem tudják utolérni magukat, tranzakciós folyamatokat támogatnak (összegyűjtik az igényeket, rendeléseket készítenek, a szállítást és az azt követő számlázást ellenőrzik), és nem tudnak a beszerzés stratégiai (sourcing) részére koncentrálni. Értékteremtő képességük ezáltal alacsony, és a vállalat megítélése szempontjából így degradálódik a beszerzés szerepe: egy, a vállalati adminisztrációt támogató részleggé, tevékenységgé válik.

Hogyan lehet ezt az ördögi kört feloldani, és hogyan lehet a vállalatvezetés felé bemutatni azt, hogy a beszerzés jelentősen növeli a vállalat eredményességét (lásd az ábrát a honlapunkon), és miként lehet kilépni a napi rutinfeladatokból és látványos eredményeket produkálni?

Erre véleményünk szerint két lehetőség van.

Az egyik, hogy a vállalatok külsős szakértő céget vonnak be, és velük együtt - egyfajta munkamegosztást kialakítva - elkezdik a lehetőségeik feltérképezését és realizálását.

A megfelelő partnercég bevonásával gyors eredményeket lehet elérni. Ezek a korai eredmények megteremtik a belső támogatottságot és a vezetői elismerést, valamint a megtakarítások fedezetül szolgáltatnak az együttműködés kiterjesztésére.

A másik lehetőség emellett az, ha a vállalat e-beszerzési rendszereket vezet be, és ezáltal jelentősen automatizálja a beszerzési folyamatokat. Az ilyen rendszerek implementálása nem csak az emberi erőforrás-problémákat oldja fel, hanem általánosságban is jelentősen növeli a hatékonyságot és nagyobb kontrollt biztosít.

Az ilyen eszközökkel egyébként a stakeholder kérdés is egy kicsit átrendeződik, a végső felhasználó szervezetek jobban bevonódnak a beszerzés napi rutinjába, és a stratégiai feladatokhoz is támogatást biztosítanak.

Ennek eredményeképpen a beszerzők adminisztrációs terhei csökkennek, és a felszabaduló energiák pedig visszarendeződve a beszerzés fontosabb részei fele terelődhetnek.

Az alábbi ábra azt mutatja be, hogyan rendeződik át a beszerzés feladata egy e-procurement rendszer bevezetésével.