Mik a szállító kiválasztásnak a nem pénzben kifejezett tényezői?

A logikusan gondolkodó beszerzők ritkán döntenek csak pénzügyi szempontok alapján. Ha például egy szőnyeget akarunk vásárolni a lakásunkba, nem feltétlenül a legolcsóbb szőnyeget választjuk ki, mert lehet, hogy külalakjában sem tetszik és lehet, hogy rövid időn belül tönkremegy, kirojtozódik. Ugyanígy amikor egy új autót veszünk, nem csak az ár alapján döntünk. Függetlenül attól, hogy a kiválasztás szempontjait leírjuk-e vagy sem, vannak a döntésnél fontos, egyéb szempontok is: pl. a garancia hossza, megbízhatóság, teljesítmény, későbbi eladásnál az aktuális piaci érték, karbantartási költségek, komfort, stb.

Az üzleti környezetben ugyanígy ritkák a pusztán forint alapú döntések. A "megtakarítások" melyek a legalacsonyabb ajánlatnál látszanak, sok esetben nem valósak. A szállító, aki a "forint alapú" tendert megnyeri, alapjában véve diszkontot ad a későbbi hibás minőségre és teljesítésekre.

Az a vevő, aki a forint alapú döntést hozza, azt az üzenetet küldi ki szállítói felé, hogy "alacsony árért minden minőséget, bármilyen teljesítést elfogadunk." Tehát a megtakarítások ebben az esetben nem mások, mint egyfajta kedvezmények a rossz teljesítésért, lassú szállításért, javításokért, leállási időkért, számlázási problémákért és minőségi panaszokért. A belső és külső ügyfelek miatt nagyon kevés beszerző dönt ilyen vakon.

Az igazi beszerzők tudják, hogy a megtakarítások mellett mi fontos még a szervezetnek.

Ennek megfelelően meghatározzák a termék és szállítók főbb tulajdonságait, ezeket felsorolják az RFI, RFQ-ban. Ezek a nem pénzügyi faktorok sok területet felölelhetnek: minőséget, teljesítést, pénzügyi hátteret, ügyfél igényekre való reagálást, szállítást, szállító fizikai közelségét, stb. Ezek után a szállító kiértékelésnél a sourcing (beszerzési) csapat egy összetett folyamat keretében értékeli ki az összes tényezőt, és választja ki a győztes beszállítót.

Dióhéjban ennyit arról, hogy miképpen kellene működnie a szállító-kiválasztásnak és értékelésnek. De mi is történik valójában az egyes társaságoknál?

A legtöbb társaság beszerzéssel foglalkozó csapata természetesen azt állítja, hogy az ő kiválasztási és értékelési folyamataik megalapozottak, szakmailag helyesek és a döntések objektívek.

A valóságban a beszerzéssel foglalkozók jelentős százaléka a szállítókat nem ésszerű folyamatok alapján választja, és ez alapjában meghatározza majd a szállító későbbi teljesítést.

Sok tényezője van annak, hogy a szállító-kiválasztás tudománya nem kerül hasznosításra, ezek közül a jellemzőek az alábbiak:

• A beszerzéssel foglalkozó személy vagy személyek arra hivatkoznak, hogy a leterheltség és a szűkös határidők miatt nincs idő arra, hogy rengeteg lehetőség közül válasszon.
• A beszerzéssel foglalkozó személy vagy személyek nem azokra a legfontosabb szempontokra fókuszálnak, amelyek meghatározzák a szállítói teljesítés sikerességét. Ehelyett az ajánlatbekérésnél és a kiértékelés során számtalan, haszontalan kérdést tesznek fel, amelyek rengeteg válasszal járnak, és jelentős erőforrásokat kötnek le. Következésképpen a csapat időt veszteget arra, hogy "esszé"-válaszokat olvasgasson kevéssé fontos kérdésekre. Nem csoda, hogy ilyen körülmények között nem sok idő marad a valós szempontok, kategóriák kiértékelésére!
• A beszerzéssel foglalkozó személy vagy személyek, valamint a döntéshozók a kiértékelés során elveszítik a fókuszt azáltal, hogy újabb - sokszor teljesen felesleges - "fontos" szempontot vélnek felfedezni, ezáltal akár többszörösen módosítva akár a folyamatokat, akár a szempontokat.
• A vállalat erősen árközpontú, a javadalmazási és jutalmazási rendszer direkt vagy indirekt módon preferáltatja az alacsony áru beszállítókat.
• A beszerzői tudás nem kerül át az újonnan beállt munkatársakhoz.
   

A következő hírlevelünkben arról is fogunk írni, hogy miképpen kell ezeket a nem pénzügyi faktorokat értékelni, súlyozni, milyen metódusok vannak és ezeket milyen beszállításoknál érdemes használni.