Az optimalizációs eszközökről már ejtettünk szót korábbi hírlevelünkben is.

Magát az optimalizációt azért kell többször is előtérbe helyezni, mert a beszerzési döntések nem csak az áron múlnak. Gyakran találkozunk a mindennapi életben azzal, hogy a társaságok "árfetisiszták".

Az Electool beszerzési filozófiája nem az, hogy az ügyfeleinek csupán a legkedvezőbb árú szállítót ajánlja: hanem a jó ajánlattevők közül ki tudja választani a legjobbat .

Az optimalizálás kulcsa, hogy az ajánlatokat "beszédessé" kell tennünk. Ez - ahogy már a neve is jelzi - azt jelenti, hogy megengedjük a szállítónak, hogy kifejezze az ár melletti egyéb tényezőket és preferenciákat is (pl. ár, minőség, szállítási idő, szállítási hely, egyéb paraméterek).

A probléma ezzel csupán az, hogy elveszítjük az ajánlatbekérésnek/online aukciónak azt a nagy előnyét, hogy a szállítók azonos alapokon, egységes rendszerben adnak ajánlatot. Minden egyes ajánlat különbözni fog a másiktól. Hogyan lehet ezeket az ajánlatokat mégis összehasonlítani?

Ilyenkor jönnek a képbe az optimalizációs technológiák. Ezek a technikák/technológiák lehetővé teszik a "beszédes" ajánlatok összehasonlítását, és az - összköltségben is - legkedvezőbb ajánlat kiválasztását. (Az Electool egyik erőssége éppen az ilyen jellegű szaktudás, a komplex táblázatok, az összetett kalkulációk és elemzések elvégzése)

Ezek után a szállítói ajánlatok kiértékeléseit összehasonlítják és kiválasztják a megfelelő szállítókat. Ennek alapján már egy válogatás történik a szállítók közül az ár melletti paraméterek mentén is. Ennél a mazsolázásnál pontosan kalkulálni lehet az - esetleges - árnövekményt is, de a beszerzés összköltsége (TCO) természetesen csökkenni fog.

A szakértők azt állítják, hogy az optimalizált e-sourcing döntések három területen különösen hasznosíthatók: elsőként a nagy volumenű beszerzési kategóriáknál; másodjára ott, ahol a beszerzendő termék sok tételből áll össze; és harmadjára ott, ahol a felhasználás térben szétszórt, és minden egyes felhasználónak egy mikro piaca van (pl. csomagolás, hotelek stb.)

A Vodafone, aki 2003 óta körülbelül 200 millió fontot költött el optimalizált e-sourcing (stratégiai beszerzési) megoldások alkalmazására, további 5-10 %-os megtakarítással számolt a normál aukciókon elért árakon felül.

Az egyik beszerzési vezetőjük, Ginny Warr szerint ezt a technikát leggyakrabban szolgáltatások beszerzéséhez használták, ahol is több területen kell különböző munkálatokat (mint pl. számítógép javítás) elvégezni. Szerinte ez a módszer gyors, és lényegesen kevesebb beszerzési erőforrást köt le.