A beszerzési igazgatók egyik legfőbb célja, hogy a beszerzés teljes költségeit csökkentsék, és folyamatosan nyomás alatt vannak, hogy pontosan és levezethetően mutassák ki a megtakarításokat. Több esetben a javadalmazás egy része is kötődik a megtakarításokhoz azért, hogy a beszerzési osztály megfelelően motiválva legyen, és elérje céljait. Éppen ezért a megtakarítás-kalkulációknak "betonbiztosnak" kell lenniük annak érdekében, hogy a vállalat legfelsőbb szintű vezetői ne kérdőjelezhessék meg.

Most bemutatunk hét metódust, amelyet a beszerzési szervezetek előszeretettel használnak.

1. Árat árral. Az új szerződéses árat az előző szerződéses árhoz (beszerzési árhoz) hasonlítják, és a pozitív eltérést megtakarításként mutatják ki. Annak érdekében, hogy a valós megtakarításokat pontosan ki lehessen mutatni, a piaci trendeket is figyelembe kell venni. Például, ha a piaci ár 2 %-al ment lejjebb és mi 1 %-ot értünk el akkor igazából nem realizáltunk megtakarításokat, hanem drágábban szerződtünk le.

Ennek a metódusnak a használata nyersanyagok esetében (mint pl. alumínium, réz, vas, stb.) viszonylag egyszerű Ugyanakkor, ha késztermékekről beszélünk, akkor a kalkuláció már nem olyan egyértelmű, mert a végtermékbe sok minden beépülhet, és ezen addicionális elemek hatásának kimutatása bonyolult lehet.

2. Sikeres ajánlatot az átlagolt ajánlatokkal. A bizonyos termékre, vagy szolgáltatásra beérkezett ajánlatok árait átlagoljuk azért, hogy megfelelően értelmezhető középárat tudjunk kapni. Az elfogadott ajánlat árát ehhez az átlagolt árhoz viszonyítjuk, és ennek alapján határozzuk meg a megtakarításokat.

Ha ezt a módszert alkalmazzuk, nagyon fontos hogy ugyanarra a termékre/szolgáltatásra kérjük be az ajánlatokat, és arra is figyeljünk, hogy az átlagolt árba mely ajánlatokat vonjuk be. Előfordul, hogy olyan ajánlatokat is kapunk, ahol - valamilyen oknál fogva - az ár nagyon magas. Az ilyen ajánlatokat ki kell venni a kalkulációból. Gyakori eset, hogy az ajánlattevő úgy adja meg az árait, hogy valószínűsíti a további ártárgyalásokat (azaz alku előtti/listaárakat ad meg). Ilyenkor megint óvatosnak kell lenni, hiszen a letárgyalt árat nem lehet ilyen ajánlatok átlagolt áraival összehasonlítani, mert túl nagy lenne a megtakarítás. Figyeljünk arra is, hogy ha az árak között nagy a szórás, akkor ez a módszer elrugaszkodhat a valós megtakarítástól.

3. Piaci ár összehasonlítás. Ezt a módszert sok esetben katalógus-megközelítésnek is mondják, mert az árat a nyilvános piaci adatokhoz viszonyítják. Ez a módszer hasonlít ahhoz, mint amelyet magánemberként a hétvégi bevásárlásainknál használunk: megnézzük az egyik ill. a másik boltban mennyibe kerül az áru, és ez alapján döntünk. Itt ismét ki kell emelni, hogy a végleges árnál tárgyalást is folytattunk, így az nem listaár, hanem letárgyalt ár. A másik fontos kérdés, amelyre választ kell találnunk, hogy a diszkontunk mennyiben köthető a volumenhez, és mennyi volumenkedvezményt tudtunk volna a listaárnál kapni.

4. Teljes Költség alapú megközelítés (TCO). Ahelyett, hogy egyszerűen a beszerzési árat vennénk csak figyelembe, a beszerzéshez kapcsolódó összes költségelem számszerűsítését is megtesszük. Ilyen költségek lehetnek tipikusan a szállítási, raktározási, garanciális költségek, fizetési határidők és visszavásárlási kondíciók. A teljes költség megközelítés sokkal pontosabb információkkal szolgál a költségekről, mint a beszerzési ár. Ugyanakkor a kalkulációhoz szükséges összes információ beszerzése nehézkes is lehet, hiszen ezen adatok számos vállalati szervezettől jöhetnek. A tárolás költségeit például a gyártásért felelős szervezet adja meg, bizonyos információkat a pénzügy. Több költségelemet pedig nehéz számszerűsíteni, mint például a rendszeres karbantartásnak a költségét. Összességében azt mondhatjuk, hogy hasznos információt szerezni ezzel a módszerrel viszonylag hosszadalmasan és erőforrás-igényesen lehet, de megéri.

5. Megcélzott ár vs. költség. Ezt az eljárást leggyakrabban új termékek bevezetésénél használják célár és célköltség meghatározására. A kihívás az, hogy úgy tervezzük meg a termékeket megfelelő funkcionalitásokkal és minőséggel, hogy beleférjen az előirányzott költségkeretbe. Megtakarítás akkor keletkezik, ha a célárnál (célköltségnél) alacsonyabb áron tudunk beszerezni. Két dolgot emelnénk ki: a minőségnek meg kell felelnie az előzetesen elképzelteknek, azaz a megtakarítást nem a minőség rovására kell elérni. A másik dolog pedig az, hogy az előzetes kalkulációnál a célköltség meghatározásnak rendkívül pontosnak kell lennie.

6. Költség elkerülés. Lehet-e a költségelkerülést megtakarításként felfogni? Sokan azt mondanák, hogy ezt a megtakarítás a kalkulációnál ugyanúgy figyelembe kell venni. Ugyanakkor, hogyan tudjuk azt mérni, ami nem történik meg, azaz elkerültük? Például, ha egy ügyfélváróba jobb minőségű székeket veszünk, akkor a cserélt, ill. javított székek száma lecsökken. Ezzel a példával az a probléma, hogy ez a megtakarítás három év alatt derül ki, ill. realizálódik. Ha ilyen módszert használunk, akkor alaposan járjuk körül, hogy a feltételezésünk valós-e.

Egy másik példából is látszik, hogy nehéz ezen megtakarítások kalkulációja. Ha például egy beszerzést támogató rendszert veszünk, amely elektronikus alapon támogatja a beszerzési tranzakciókat, akkor jelentős megtakarításokat érhetünk el azzal, hogy a folyamat felgyorsul, jobb és pontosabb információk állnak rendelkezésre, kevesebb lesz a hibás rendelés és számlázás. A megtakarításokat ezek alapján hogyan is kell kalkulálni ahhoz, hogy a pénzügy elfogadja a kalkulációkat? Az Electool álláspontja szerint ezeket a megtakarításokat lehet kalkulálni.

7. Innovációk, vagy termékfejlesztések. Ha egy fejlettebb terméket vásárolunk ugyanazért az árért, akkor megtakarítást értünk el? Példaként vegyünk egy gyakorlati esetet. Az egyik eszközünk digitális kijelzővel rendelkezett, de a kijelző olvasása bizonyos szögből nehézkes volt. A vevő megegyezett a szállítóval, hogy az kifejleszt egy tükröződésmentes, nagy látószögben is leolvasható kijelzőt. A vevőnek azt is sikerült elérnie, hogy ugyanazon az áron kapja a kijelzőket. A fejlettebb verzió hozzájárult ahhoz, hogy a végtermék a piacon jobban eladható volt, hiszen a többi piaci szereplő továbbra is rosszabbul látható kijelzővel forgalmazta az adott termékeit. Hogyan mérjük ilyen esetben a megtakarítást? Ebben a helyzetben a beszerzési osztály megkérte a termékfejlesztési osztályt, hogy a fejlesztési költségekre mondjanak egy közelítő számot. A beszerzés a megtakarítás-kalkulációnál ezt a költségszámot vette figyelembe.

A fenti problémakör jellemző azon esetekben, amikor a szolgáltatásoknál a szolgáltatási színvonalat emelik, és az ár változatlan marad. Ez megtakarítás? És ha igen, miképpen kell mérni? Az egyik módszer a mérésre egy benchmark elemzést végezni más szállítókkal, a másik megközelítés pedig az, hogy a szolgáltatásnövekmény költségeit valamiképpen számszerűsítik.