10 alapkérdés, amit a beszerzéssel kapcsolatosan tudni kell megválaszolni

Tíz egyszerű kérdés, amellyel a vállalatok rá tudnak mutatni a beszerzés nyilvánvaló és kevésbé nyilvánvaló hatékonytalanságára. Ezek a kérdések felépítésben némileg hasonlítanak a honlapunkon szereplő 7 kulcshoz (www.electool.hu), így nagyon jól rávilágítanak a kritikus területekre.

A legalapvetőbb kérdés: biztos-e abban, hogy vállalata a pénzét a legjobb módszerrel költi el?

Ennek a kérdésnek a felvetése a mostani gazdasági nehézségekkel küzdő időkben rendkívül időszerű, és segít a forrásokat jobban felhasználni.

A beszerzésnek kritikus szerepe van a költségek generálásában és elemzésében, valamint a szinergia lehetőségek megtalálásában. A következő egyszerű kérdések feltevésével (melyeket ezen a területen jártas szakértők állítottak össze számos esettanulmány alapján) megkísérelhetjük a kritikus területek feltérképezését, és így lehetőségünk lesz a későbbiekben magasabb szintű kontrollt gyakorolni a költési folyamatok felett.

1. Kinek van joga beszerzési döntéseket hozni, és mik az egyes költési limitek?

Ha kizárjuk a termelési célból történő nyersanyagbeszerzéseket (melyeknél alapesetben a termelési vezető határozza meg, hogy mennyit és mikor kell rendelni), akkor a kérdés a további beszerzéseket, azaz az indirekt beszerzéseket és szolgáltatás beszerzéseket érinti. A szervezeti egységek vezetői általában megpróbálnak bizonyos költségkereteket kiharcolni különböző célokra. Ennek elérése után elkezdenek tárgyalni az egyes szállítókkal ezen költségkeretek elköltéséről.

Ezen területi vezetőknek alapjában véve ahhoz kell érteniük, hogy eldöntsék mikorra és milyen árut és szolgáltatást akarnak. A többi feladatot a beszerzési szervezetnek kell elvégeznie. Ha vannak pontosan definiált folyamataink a beszerzési döntésekkel kapcsolatban, akkor ez a tevékenység átlátható és egyszerű lesz.

2. Kinek van joga harmadik féllel szerződést kötni?

A helyes válasz: a beszerzési szervezet munkatársainak. Csak ezeket az embereket kell feljogosítani, hogy a vállalat megbízásából szállítói szerződéseket kössenek.

Ki választja ki a szállítót?

Ha sok szállító van a listán, akkor általában azok választják ki őket, akiknek jellemzően nem ez lenne a feladata. Ilyen például amikor a területi vezetők, vagy a vezérigazgató/ügyvezető választja ki a szállítót. Amennyiben a beszerzési szervezet választotta ki a beszállítót, akkor a szállítói portfolió valós stratégiai forrásként lesz kezelve. Ténylegesen menedzselhető lesz, lehetőség lesz olyan keretszerződések megkötésére, amelyek a társaság érdekeit szolgálják és csökkentik a hatékonytalanságot és a rendelési lehívások erőforrás és idő igényét.

3. Az igénylési folyamat melyik részénél kell a beszerzési szervezetnek bekapcsolódnia a munkába?

A beszerzésnek a lehető legkorábbi fázisban be kell kapcsolódnia. Ez azt jelenti, hogy a beszerzési szervezetet már a "feltételes lehetőségnél" is be kell vonni a további munkálatokba. Nagyon sok esetben a beszerzési szervezetet már csak a konkrét tárgyalásoknál veszik igénybe. Amennyiben a beszerzést a korai fázisban bevonják, akkor a beszerzési szervezet rengeteg értékes és hasznos információval és tapasztalattal szolgálhat. A beszerzés:

• Az igényt át tudja forgatni konkrét specifikációvá, és ezáltal a különböző piaci szereplők ajánlatait célirányosan lehet bekérni,
• Értékelni tudja a különböző lehetőségeket, kihatásokat az egyes szállítók kiválasztásával kapcsolatosan,
• Ki tudja értékelni az egyes szállítók megbízhatóságát
• Ajánlatokat kér be, és ezeket professzionálisan tudja összehasonlítani. A szakmai kérdéseket kompetensen át tudja beszélni a belső igénylővel, és folyamatosan tudja követni a szállítói teljesítéseket.

Van-e olyan folyamat, mellyel ki lehet választani a szállítót, le lehet szerződtetni, ill. a teljesítéseket később értékelni lehet?

Csak az lesz "elvégezve", amit mérünk is. Éppen ezért a szállítók folyamatos értékelése alapvető, hiszen ez biztosítja a megfelelő minőséget, illetve azt, hogy a minőségi elvárásoknak meg nem felelő szállítók törlésre kerüljenek a beszállítói listáról

 

4. Mennyi sürgős megrendelés vagy rendkívüli szállítás van az Ön vállalatának beszerzési tevékenységében?

Ez egy kitűnő visszacsatolás, hogy valami nem működik jól a beszerzési folyamatokban. Például:

• Az információk terítése a vállalaton belül nem megfelelően történik
• Valaki nem tudja, vagy nem akarja időben megtervezni a saját tevékenységeit.

Gyakran előfordul az, hogy az eredmény elérése érdekében szükség lesz ilyen beszerzések lebonyolítására. Ebben az esetben is a beszerzési szervezetnek kell intézkedni, és végső soron "megszegnie" a belső leszabályzásokat. Arra azonban nagyon kell ügyelni, hogy az ilyen soron kívüli és megszokott beszerzési folyamatokat felrúgó beszerzések ne válhassanak napi gyakorlattá.

5. Hogyan lehet mégis megtakarításokat elérni?

Itt szükséges definiálni, mit is értünk megtakarításon.

Megtakarítás lehet:

• A pozitív különbözet a régi és az új beszerzési ár között
• A különbség a feltételezett piaci ár (szállítók által adott ajánlatok átlaga) és a szerződött ár között
• A különbség a szerződött ár és benchmark ár között (ha van ilyen)
• Előnyök melyeket a költségmegtakarítási projekt során elértünk, ahol is a projekt költségeit levontuk a teljes megtakarításokból, ill. előnyökből.

Különböző más "költségelkerülések" is ide tartoznak, ilyenek például:

• A számlázási hibák csökkenése
• A tranzakciós költségek csökkenése
• Szállítók számának csökkenése (konszolidáció)

A megtakarítások elérésére számos eszköz van. Ezek közül az egyik leghatékonyabb egy, a szervezeteken átnyúló, beszerzésekkel foglalkozó csapat felállítása, ahol az egyes tagokat elkülönülő beszerzési területekről választják ki, vagy külsős beszerzési szakértőket vonnak be.

Az egyes költési területek különálló elemzése lehetőséget ad arra, hogy a szállítókat és szállításokat fókuszáltabban és hatékonyabb módon kezeljük. A különböző szakértői tudások egyesítése és a hatékonyságnövelő intézkedések foganatosítása gyors eredményeket hozhat. Az ilyen viszonylag csekély befektetéssel járó intézkedések könnyen átforgathatók egy folyamatos, ún. Állandó minőségjavító folyamatba, mely optimális eredményt fog hozni.

 

Folytatás a következő hírlevelünkben.