A Szerződésmenedzsment fontossága

Nem ejtettünk még szót egy nagyon fontos területről, amely kapcsolódhat a vállalat stratégiai területeihez (mint például az értékesítés), de szorosan kapcsolódik az adminisztrációs területhez és a beszerzéshez is.

Ez a rendszer, vagy megoldás: a szerződésmenedzsment, amelynek fontosságával nincs minden társaság tisztában és általában elhanyagoltan kezelik.

Miért szükséges a szerződésmenedzsment?

Nézzük először a fontosabb kapcsolódó számokat:

• Az üzleti kapcsolatok 80 %-a szerződésekkel van leszabályozva
• A társaságok 90 % állítja magáról, hogy nehéz megtalálnia a keresett szerződést
• Egy átlagos társaságnál több mint ezer szerződés van! Ez az arány a nagy multinacionális cégeknél eléri a 20-40 ezret!
• A Price Waterhouse Coopers felmérése szerint a szerződésnek nem megfelelő teljesítésből és pontatlanságból eredő kár a beszerzési értékre vetítve átlagosan 2 % (ebben a számban nincsenek benne azon többletköltségek amelyek abból származnak, hogy nem szüntetjük meg az "örökké zöld" azaz automatikusan megújuló szerződéseinket)
• A szerződéskezeléshez kapcsolódó folyamatok belső adminisztrációs költségeit egy jól működő szerződésmenedzsment rendszerrel 25-30%-kal lehet csökkenteni.
  

Hol is vannak a problémák?

• A társaságok nagy többsége ad hoc módon, nem egységesen kezeli a szerződéseit, általában divíziókra lebontva és nem összvállalati szinten
• Ez a töredezettség hatékonytalan együttműködést okoz a szerződések elkészítése során a vállalat egyes osztályai között
• Nincs meg az átláthatóság a meglevő szerződéseknél, ami jelentős kockázatokat hordozhat
• Sok ügyfél és szállítói szerződés fekszik valamelyik tároló helyiségben, szekrényben, vagy valamelyik dolgozó -sok esetben korlátozottan hozzáférhető -számítógépén
• Nem tudják a vállalatok a rabattokat, vagy más megtakarítási lehetőségeket érvényesíteni, és nincs kontrolljuk a szállítói túlszámlázások fölött
• Legtöbb vállalat csak havonta, negyedévente (ad hoc) módon ellenőrzi a szállítói kiszámlázásokat. Ez ahhoz vezethet, hogy nehezen lesznek behajthatók a túlszámlázások, ami jelentős többletköltséget okoz.
• A keretszerződésen kívüli vásárlások nehezen kontrollálhatók (lásd az ezzel kapcsolatos hírlevelünket)
  

Mi a megoldás?

A vállalatoknak központosítaniuk és aktiválniuk kell a szerződéses információikat és szerződéseiket.

A központi, digitalizált és kereshető nyilvántartás lehetővé teszi:

• Az átláthatóságot a szerződésekkel kapcsolatosan
• A megtakarítási lehetőségek megtalálását
• A meglevő szerződéses kötelezettségek jobb megértését és kontrollját
• A szerződések gyorsabb és leszabályozottabb elérhetőségét a vállalaton belül
• A keretszerződésen kívüli beszerzések kontrollját
  

Az "aktiválással" a társaságok az egyes szerződéses feltételek teljesülését figyelhetik, ill. automatikus figyelmeztetéseket kapnak, és a változáskövetések kezelését is meg lehet oldani.

Erről a témáról fontossága miatt későbbi hírleveleinkben még fogunk szót ejteni, és példákon keresztül bemutatjuk a legjobb megoldásokat is.