Mik a szállító kiválasztásnak a nem pénzben kifejezett tényezői?

Az elmúlt részben elkezdtük a nem pénzben kifejezett tényezők értelmezését.

Most azt nézzük meg, hogy miként kell ezeket a faktorokat értékelni.

Minden beszerzési eseménynél tucatnyi, nem pénzügyi szempont befolyásolja az értékarányokat. Hogyan kell ezeket minősíteni? A legegyszerűbb módja ennek találgatás útján értékeket adni, és az egyfajta "jó érzésem van" megközelítést alkalmazni. Sok vállalatnál ez az uralkodó eljárás, amit a szállítók kiválasztási folyamatában használnak.

A strukturáltabb megközelítések a következők lehetnek:

1. Osztályozás és súlyozás

Az osztályozás során egyszerűen egy értéket (általában pontokat, 1-10-ig) rendelünk a nem pénzben kifejezhető faktorhoz. Utána az egyes faktorokhoz a beszerzési csapat által előre meghatározott fontosság alapján súlyokat rendelünk. A minőségi szempontokat például 25%-kal súlyozzuk, a szállítási határidőket pedig 15%-kal.

2. Értékkel történő kiértékelés (transformational bidding)

Ennek során a szállítók ajánlataihoz nem pontszámokat és súlyozásokat, hanem pénzben kifejezett értékeket rendelünk a nem pénzügyi szempontokhoz is.

Az értékelés fő elve, hogy a szállítók, vagy az ajánlat bizonyos fogyatékosságait pénzben fejezzük ki. Például ha a vevő a szállítóváltás költségeit számszerűsíti, akkor a meglevő szállító ajánlatához nem rendeli hozzá ezt az értéket, miközben a többi szállító ajánlata természetesen ezzel az értékkel/költséggel növekszik.

3. Optimalizálás

A döntéshozatalhoz az automatikus kiértékelések minden területen előtérbe kerülnek. Ez a módszer a beszerzés stratégiai, azaz sourcing területén sok ezer tényező figyelembevételével találja meg az optimális beszerzéseket és szállítókat. Ezek a megoldások más szállító-kiválasztási metódusokat is magukban foglalhatnak, mint például a fenti osztályozás-súlyozást, vagy értékkel történő kiértékelést. Az előző két megoldással összevetve ez a módszer jóval komplexebb, ezzel az eszközzel lehetőség van továbbá "mazsolázó" elemzéseket készíteni például a szállító által előre megadott fix mennyiségekre, vagy egyes területekre történő kiszállításokra.

De vajon melyik módszer a legjobb?

A beszerzők körében az osztályozás és súlyozás módszere a legnépszerűbb. Ennek bevezetése viszonylag könnyű, és gyorsan össze lehet kötni az automatizált ajánlatbekérő (RFX) rendszerrel. Az eszközzel lehetőség van azon szállítókat is kiszűrni, akik az előminősítésen nem mennek át (pl. "azok a szállítók, akik nem érik el a 8 pontot, kizárásra kerülnek a tenderből"). Egyes szempontokat könnyen lehet számszerűsíteni (mint például a szállító fizikális távolságát a vevőtől), de más szempontoknál már nem ilyen egyszerű a helyzet és a szempontok erősen szubjektívvé válhatnak. A pontozás általában a szállító által megadott információk (ajánlat, RFI), vagy a vevőnél meglevő belső információk alapján történik. Amennyiben ezek az információk elavultak, torzultak, vagy nem teljesek akkor a kapott eredmény szinte használhatatlan.

Ugyanígy, ha a beszerző csapat széles ponthatárok között ingadozva adja pontjait az egyes faktorokra, akkor az átlagolt érték szintén haszontalan, és rámutat a kiértékelés következetlenségeire. A kiértékelés akár abban az esetben is problematikus lehet, ha a pontozást alaposan megtervezték és következetesen használták.

A vevő, hacsak nem veszi a fáradságot és nem nézi át minden egyes szállítóhoz hozzárendelt egyedi pontszámokat, akkor az átlagok nem adják ki a teljes áttekinthetőséget az ajánlatok és faktorok között. Éppen ezért ez módszer a beszerzési döntésekhez bizonyos korlátokkal alkalmazható.

Az értékkel történő értékelésnél a vevő megpróbálja lefordítani a vevő tudását, vagy feltételezéseit kézzelfogható és mérhető értékekbe. A vevő a bekért ajánlatot módosítja a múltbeli események alapján (vagy önkényesen). Ez a módszer bizonyos körülmények között használható, mint például a szállító-váltás költségeinek a figyelembe vételére, de az összes szempont beárazása már erősen önkényessé válhat.

A legtöbb beszerzésnél az optimalizálási megközelítés lehet a legalkalmasabb. Különösen akkor ajánlott, amikor a beszerző értékelni akar bizonyos változtatható faktorokat, azaz "mi a helyzet, ha.." elemzéseket akar elvégezni. Ez a módszer alkalmas arra, hogy a pénzügyi és nem pénzügyi szempontokat is gyorsan és hatékonyan ki lehessen értékelni és a legnagyobb értékarányú ajánlatot lehessen kiválasztani.

Felsorolunk néhány olyan kérdést, melyet ezzel a megközelítési megoldással gyorsan és egyszerűen meg lehet válaszolni:

• Mennyibe kerül felosztani a beszerzési volument két szállító között?
• Mennyibe kerül a súlyozási kiértékelésnél a hetes szintről felmenni a nyolcas szintre?
• Mennyibe kerül az a szállítói ajánlat, amelynél 8-as szint a szállítási határidő, 9-es szint a minőség, és 8-as szint a fizikai közelség?
• A beszerzési mennyiségeinket összesítettük, de egyik szállító sem tudja ezt a mennyiséget leszállítani. Hogyan bontsuk szét ezeket a mennyiségeket szállítók között, hogy optimális megoldást tudjunk találni?

Az optimalizálás nem tudja teljesen megszüntetni a szubjektivitást. A módszer az osztályozáson alapszik, melyek közül több paraméter a beszerzők tapasztalatára és benyomásaira épül. Ennek ellenére a professzionális szakértők ezeket a szubjektív elemeket minimalizálni tudják. (folyt. köv.)

A következő hírlevélben a folytatásban már arról is szólunk, hogy hogyan lehet a szubjektív elemeket az értékelésből kizárni.