Költéselemzés/Spend analysis

A mostani blokkunkban írunk arról, hogy a költéselemzésnek milyen lépései vannak, hogyan tudjuk az adatainkat megtisztítani, milyen forrásai vannak az adatoknak, hogy konszolidáljuk azokat, és hogyan képezzünk értelmes, hasznosítható költési csoportokat.

Mivel a vállalatok életében a kifelé fizetett költések átlagosan a teljes költési spektrumnak majdnem az ötven százalékát elérik, jogosan vetődik fel a kérdés, hogy mire is költi ezeket a cég.

Ezen adatok megtisztítását, aggregálását és elemzését összefoglalóan költéselemzésnek, vagy angolul spend analysis-nek hívjuk.

Ez a vizsgálat a sourcing, azaz a beszerzés stratégiai szakaszának elemzési részéhez tartozik. A vállalatoknak fontos megérteniük, hogy mire mennyit költenek, és melyik beszállítónak mennyit fizetnek.

Az egyik nagy probléma ezen kiadáselemzéseknél, hogy nagyon korlátos az adatok rendelkezésre állása. A vállalatirányítási rendszerből könnyen ki lehet szedni bizonyos összesítő adatokat a múltra vonatkozóan (kivel, milyen értékben volt szállítói kapcsolatunk), de a jövőre nézve általában kevés a kapaszkodónk. Itt jönnek azok a szakmailag „finomabb” elemzések, ahol a termelési tervekből, más üzleti tervekből visszafejtjük a trendeket, és várható mennyiségeket tudunk prognosztizálni.

A másik nagy probléma, hogy a vállalatirányítási rendszerekben nincsenek arra nézve adatok, hogy a szállítóval kapcsolatos összforgalom mögött milyen tényleges beszerzések voltak. Nem látható, hogy miből tevődött össze az összvolumen, amelyet az ERP rendszer kimutatott (pl. egy irodaszer szállítóval történt forgalom hány csomag fénymásolópapírból stb. tevődött össze). Ezek az információk nagyon fontosak, hiszen végül az adott tételeket tendereztetjük meg.

Az elemzés öt fő lépését tudjuk megkülönböztetni:

1. Adatok bekérése és megtisztítása. Az adatok bekérése és azok letisztítása tapasztalataink szerint ritkán zajlik zökkenőmentesen.
   Szerezzünk összesített adatokat az egyes költési területekről. Válasszuk el azokat a kiadásokat, amelyek a stratégiai, vagy preferált szállítóval történnek. Nézzük át, hogy mely kiadások vannak szerződéssel lefedve, és ezek a szerződések mikor járnak le.
2. A költési csoportokat gondoljuk újra olyan szempontból, hogy melyek azok, amelyek beszerzési szempontból érdekesek (evidens, hogy itt nem minden vállalati költés érdekes). A beszerzés által befolyásolható költségcsoportokat kezeljük külön.
3. A beszerzés szempontjából releváns költségekkel kapcsolatosan szerezzünk be további adatokat. Ilyenek lehetnek pl.: melyik szervezeti egység milyen arányban használta a beszerzett terméket, vagy szolgáltatást; kik a jelenlegi és lehetséges szállítók; milyen módszerrel szereztünk be eddig - ez a módszer mennyire volt sikeres; milyenek voltak a történelmi árak - mik a mostani árak; hogyan alakulnak a szükséges mennyiségek a jövőre nézve.
4. A beszerzés által befolyásolható költéseket rangsoroljuk. Amint az egyes kategóriák tisztán körvonalazódtak, kezdjük meg a forint alapú rangsorolást, ahol már figyelembe vesszük a versenyhelyzetet, a meglevő adataink minőségét és a felkészültségünket.
5. Prioritások meghatározása. A prioritások meghatározásával alapvetően egy időütemezést állítunk fel magunknak, és ezáltal meghatározzuk, hogy mely témákkal kell rövid ill. középtávon foglalkoznunk.
   Az ilyen prioritás meghatározásnál természetesen általában az jön ki végeredménynek, hogy első körben azzal kell foglalkozni, ami nagy volumenű és nagy értékű, és magas a várható megtakarítási vagy árnövekedési potenciálja.