Cikkünk utolsó részében arról írunk, hogy mik a gyakorlati tennivalók és megközelítések ahhoz, hogy a beszerzési szervezet szerepét és hatékonyságát mérni lehessen a vállalaton belül.

Számos esettanulmányt, módszert és számítást tudnánk még mutatni ezeken kívül, csak az lenne a baj, hogy mindegyik olvasónk vállalatánál egy kicsit másképpen kellene ezeket kezelni, illetve használni, hiszen teljesen mások az adottságok. Ennek megfelelően inkább a megközelítésre koncentrálunk.

Tehát első lépésként készítsünk mutatószámokat a teljesítmény mérésére. Mit vegyünk figyelembe?

• A jó mutatószám kiszűri a külső környezeti hatásokat és befolyásoló elemeket
• A mutatószámnak illeszkedni kell a vállalat által használt általános mutatórendszerbe (ez ügyben a pénzüggyel és számvitellel is egyeztetni kell)
• A stakeholderek és más felhasználók számára könnyen érthető legyen
• Biztosítsuk azt, hogy „almát almával” fogunk összehasonlítani, azaz a bejövő inputadatokat és információkat szűrjük meg előzetesen
• Az eredmények kimutatásánál inkább konzervatív, minden oldalról védhető eredményeket mutassunk ki
• A mutatószámokat konzisztensen kell alkalmazni
• Olyan mutatókat kell használni, amelyek a döntéshozóknak fontosak és értelmezhetők
• A mutatószám elkészítése arányban álljon az üzleti értékkel (értsd: ne legyen túl drága „legyártani”)
  

Miután nagyjából látjuk, hogy milyen mutatószámokkal akarunk dolgozni, fontos, hogy ezeket el is fogadtassuk. Ez úgy kezdődik, hogy a beszerzési igazgató a kidolgozott mutatórendszert jóváhagyja. Utána a következő körben természetesen a pénzügyi/gardasági igazgatóhoz kell elmennünk, mert vele is el kell fogadtatni a kialakított mutatószámokat. Ha ezek megvannak, általában csak akkor lehet őket élesben is használni.

Hogyan történik a mutatószámok kalkulációja?

A kalkulációba bemenő adatok tisztítása: ennél a pontnál megtisztítjuk adatainkat azoktól a külső tényezőktől, amelyek az összehasonlíthatóságot nehezítenék, illetve torzítanák az eredményt. Jellemzően ilyen tételek az árfolyamváltozások lekezelése, adó és törvényi - nem kontrollálható - elemek, világpiaci nyersanyagár változások, stb. kiszűrése.

Utána kezdődnek a mutatószám kalkulációk. Ezeket egyébként általában 4 fő kategóriába szokták besorolni:

1. EBIT (Earnings Before Interest and Tax, azaz eredménykimutatásban jelentkező) megtakarítások, pl. (régi ár- új ár) * mennyiség

2. EBIT költség elkerülés: Pl. :a szerződéses áremelés elkerülése, vagy legalacsonyabb ajánlati ár és szerződéses ár különbsége a volumenre vetítve, vagy a kalkulált költség és a szerződéses ár különbsége a teljes volumenre vetítve

3. EBIT árbevétel növekedés: pl. szűk keresztmetszetek feloldásából eredő árbevételtöbblet, magasabb minőségből eredő árbevételtöbblet, vagy garanciális költség csökkenés, stb.

4. Mérlegtétel megtakarítások: ilyenek lehetnek alacsonyabb beruházások, a működő tőke csökkenése, alacsonyabb készletszint

 

A kalkulációk elvégzése után ezeket a kalkulációkat el kell fogadtatni az egyes felelős üzleti területek vezetőivel, utána a riportokat és a végleges mutatószámokat úgy kell elkészíteni, hogy a vállalat által megkövetelt formai szempontoknak megfeleljenek.

Ezután jön a megtakarítás kalkuláció végleges elfogadása és a megtakarítások hivatalos „könyvelése”.

Amennyiben a mutatószámok megfelelő megtakarításokat mutatnak, úgy a következő lépés a beszerzők bankszámlájára a megérdemelt bónuszok átutalása…

(A gyakorlatban egyébként sokszor fordított logikát alkalmaznak a vállalatok vezetői, azaz nem kapnak a beszerzők két „nagy pofont” ha a megtakarítás-elvárások teljesülnek).