Beszerzési akadémia - A gazdasági és beszerzési vezetők „romantikus” kapcsolata...
A múltkori hírlevélben elkezdett témát ott fejeztük be, hogy a beszerzési megtakarításon a szervezeten belül mindenki mást ért, ha ez nincs pontosan előre definiálva. Így a gazdasági és beszerzési igazgatók kicsit másképpen látják a beszerzési tevékenység egyik legfőbb produktumát, a megtakarításokat.
Ez okozhat némi szakmai ellentétet és feszültséget, de a trend az, hogy a gazdasági vezetők a költségcsökkentési elvárások miatt egyre intenzívebben fordulnak a beszerzés fele, míg a beszerzési vezetők szerepe vállalaton belül is egyre komolyabb lesz. Ez azt is jelenti, hogy a gazdasági vezetők (CFO-k) egyre jobban érteni fogják a beszerzés problémáit, míg a beszerzési vezetők (CPO-k) megértik a magasabb színtű tulajdonosi elvárásokat, mint például ROI, részvényárfolyamok, eredményesség, stb.
A gazdasági és pénzügyi vezetők jelen pillanatban egy amerikai felmérés szerint a beszerzési szervezet erősségeit a következőkben látják: jó tárgyalóképesség a szállítókkal szemben, a vállalat alapos ismerete, és a belső felhasználói igények precíz kielégítése.
Ugyanakkor fejlesztendő területnek látják a költségszámítási képességeket, a projekt menedzsmentet és folyamat-innovációt (tipikusan ugye azokat, amelyekben a CFO-k erősek).
Az új trendeknek megfelelően a beszerzés egyre jobban bevonásra kerül a jogszabályi megfeleléssel kapcsolatos tennivalókba, az értékesítési terület támogatásába és az általános adminisztrációba.
Mellékelten egy táblázatos összefoglaló, hogy a beszerzés mely területeken milyen jellegű feladatokat lát el (a táblázatot nem fordítottuk le, egyedi igény esetén szívesen megtesszük).
Maradjunk a statisztikáknál; a pénzügyi vezetőket megkérdezve - azzal kapcsolatosan, hogy a beszerzési szervezetek hány százalékát tudják a teljes beszerzésnek kezelni - a következőképpen nyilatkoztak:
- 6% állította, hogy az ő beszerzési szervezetük az összes, azaz a beszerzések 100%-át lekezeli
- 25% mondta, hogy ez kisebb, mint 99%
- 11% azt állította, hogy ez kisebb, mint 75%
- 25% szerint ez kevesebb, mint 50%
- és 33 % (!!) úgy gondolja, hogy ez kevesebb, mint 20 %
Mit látunk a jövőre nézve? A fentiekből kiderül, hogy a pénzügyi vezetés számára egyre fontosabb a beszerzés, és a beszerzési területen elérhető megtakarítás. Ennek megfelelően a gazdasági vezetők komolyabb elvárásokat fogalmaznak meg a beszerzéssel szemben, és egyre mélyebben akarják ezt a tevékenységet integrálni más gazdasági folyamatokba. Ez a gyakorlat nyelvére lefordítva a következőket jelenti:
- egyre jobban ki fogják építeni a megtakarítás-mérési és előrejelzési metódusokat; a még meglevő más értelmezések a megtakarítással kapcsolatosan el fognak tűnni, és valószínűsíthető, hogy a gazdasági terület mérési módszerei kerülnek inkább felhasználásra
- a beszerzés a gazdasági terület támogatásával, egyre több beszerzési témát von a saját érdekkörébe – kicsit elvéve az egyes üzleti területek még meglevő kompetenciáját
- A beszerzés tervezhetőségét rendszerekkel fogják megtámogatni, a vállalatirányítási rendszerek egyre jobban be fognak ivódni a beszerzési területekre, illetve az ott meglevő beszerzésre fejlesztett rendszerek egyre szorosabban fognak az ERP rendszerekkel együttműködni
- A szerződésmenedzsment megoldásokat kiterjesztik a beszerzési területre, és egyre nagyobb mértékben fedik le a beszerzési folyamatokat különböző technológiai megoldásokkal.
- A beszerzési területre bevezetik az általános teljesítménymutató számokat: mérni fogják - például - a lekötött forgóeszközök költségét és egyéb járulékos költségelemeket is, és azokat beszerzési költségként fogják a jövőben kezelni, azaz közelítenek a TCO, azaz teljes költség modell számítás felé (ezt a témát már részlegesen érintettük, lásd még a hatékonyságmérésről szóló szemelvényünket)