Az elmúlt időben több ügyfelünknél felmerült a beszerzési politika, illetve ehhez kapcsolódó szabályozások kérdése. Ennek apropója általában az volt, hogy a vállalaton belül megváltoztak ill. kialakultak bizonyos, a beszerzéssel kapcsolatos folyamatok és többek között ezeket kellett szabályozásokkal megtámogatni.

Az előző mondat persze annyi kiegészítésre szorul, hogy a képlet nem ennyire egyszerű: vannak olyan vállalatok, akik pont a változásokat akarják a szabályzásokkal egy kicsit megelőzni és irányt mutatni, jellemzően akkor, amikor létrejön egy központi beszerzési szervezet, vagy ellenőrző funkciókat vezetnek be. A beszerzési politika tehát nem reaktív, hanem inkább proaktív szerepet kell, hogy játsszon a szervezetnél. Ahhoz hogy feladatát megfelelően ellássa, több szempontnak kell megfelelnie. A legfontosabb elvárás az, hogy pontosan és érthetően írja le az adott beszerzési folyamatokkal kapcsolatos feladatokat és szerepköröket.

Amit mi a gyakorlatban látunk az, hogy a beszerzési politika nem felel meg az eljárási rendnek; elavult, nehezen, vagy egyáltalán nem használható, ezért is gondoltuk, hogy néhány gondolattal megpróbáljuk megvilágítani a jó beszerzési politika alapjait.

Tehát, hogyan is néz ki egy jó beszerzési politika:

• A beszerzési politikának a beszerzési folyamatokat és az egyes területek (beszerzés, igénylők és szakértők) kapcsolatát kell hogy pontosan és érthető módon leszabályozza
• Ennek keretében leírja az egyes beszerzési folyamat lépéseit
• Beszerzési folyamatban részt vevők feladatainak és felelősségeinek meghatározása
• Könnyen értelmezhető legyen olyanok által is, akiknek a beszerzés nem a szakmájuk
• Betartása könnyen ellenőrizhető legyen

A beszerzési politika technikai háttere lehetőség szerint ne legyen egy egyszerű, kinyitható, vagy letölthető dokumentum (például egy word, vagy pdf doksi). A formája legyen interaktív és legyen lehetőség benne úgy mászkálgatni, mint valami internetes honlapon, azaz lefúrni a mélyebb szabályozásokhoz, vagy átmenni egy linken keresztül egy másik szabályzathoz, kicsit hasonlóan egy intranetes megoldáshoz. Ez a megoldás többek között azért megfelelő, mert könnyen lehet a tartalmat karbantartani (nem kell az egyes szervezeteknél szétszórtan meglevő korábbi verziókat frissítgetni.

A politikának egyértelműen és részletesen - de nem túl bonyolultan - kell azt szabályoznia, hogy mi a feladat egy-egy beszerzés esetén. Erre a beszerzési politikák tartalmaznak egy összefoglaló táblát, melynek alapján a beszerzést kezdeményező szervezeti egység ki tudja választani, hogy mely beszerzési eljárást kell választania és ez a beszerzési eljárás miképpen néz ki, kinek mi a feladata és felelőssége.

Ezen táblázatos útmutatások (lehetne egyfajta „szamárvezetőnek” is hívni) karbantartása viszonylag egyszerű, szükség esetén gyorsan meg lehet változtatni, az újabb elvárásokhoz és igényekhez formálni.

Az hogy az adott vállalat hány eljárási rendet definiál, több szemponttól függ: a beszerzendő termék / szolgáltatás típusától, értékektől, a szervezeti egységek érintettségétől.

A beszerzési politika előírásait – ha betarthatók, akkor be is kell tartani. Ez több szinten lehetséges: erős felsővezetői támogatással és tudatos kontrollal. A tapasztalat szerint hiába jók a kidolgozott folyamatok és szabályozások, ezek gyakorlatba való átültetése a felső vezetés elkötelezettsége és szabályozott ellenőrzések nélkül nehezen megy.

Ehhez járul még a beszerzés területén bekövetkezett változások, szabályzatok megfelelő belső kommunikációja, amely a gyakorlati végrehajtás egyik kritikus eleme. Ezzel lehet kikerülni azon tipikus dolgozói válaszokat, mint pl. „nem tudtam róla”, „nem értettem”, „értelmezésem szerint…”, stb.

Természetesen a legfontosabb, hogy olyan folyamatokat és beszerzéseket követeljünk meg, melyek megvalósíthatók a szervezeten belül, a szervezet erre felkészült és tudja is működtetni.