A gazdasági és beszerzési igazgató kapcsolata…
Ne gondoljon senki semmi „szaftos” pletykára: cikkünk kevésbé egy intim munkakapcsolat nyilvánosság elé való kiteregetésével foglalkozik, hanem a gazdasági és beszerzési igazgatók szakmai kapcsolatáról, ill. leghangsúlyosabban arról szól, hogy a gazdasági vezetők hogyan látják a beszerzési területet.
Ez a cikkünk a korábbi írásainknak (Beszerzés hatékonyságának mérése a vállalatokon belül) egy kicsit a „szellemi” folytatása, de a fókusz inkább a gazdasági igazgatók szemszögéből van.
Ez ugye azért fontos, ha beszerzési vezetőként a szervezetben a gazdasági igazgató alá vagyunk rendelve, akkor több szempontból sem mellékes, hogy mit gondolnak a munkánkról és az egész beszerzésről.
Akkor csapjunk a közepébe, és térjünk rá azon problémára, amely a legtöbb feszültségforrást okozza a beszerzési és gazdasági igazgató között: mindkét terület mást mond a megtakarításokról.
A megtakarítások számításáról már elég sokat cikkeztünk, íme a lehetséges konfliktusforrás nemzetközi statisztikák alapján:
Ebből látható, hogy a 100 % megtakarításból ki mennyit lát valósnak és alátámaszthatónak.
Természetesen a gazdasági igazgatók (kék oszlop) jóval kevesebbet ismernek el, illetve vélelmeznek, mert az ő fejükben a megtakarítás az, ami az eredménykimutatásban megjelenik.
Nemúgy a beszerzési vezetőknél, akik sokkal nagyobb megtakarítást számolnak ki. Ők úgy gondolják - és ki is tudják mutatni, hogy elérték ezen megtakarításokat. Az hogy ez az eredménykimutatásban nem úgy csapódik le, az egy másik történet (számviteli szabályok, belső kontroll, az egyes szervezetek felélték a megtakarításokat a többletbeszerzésekkel, stb.), amelyekre nekik nincs/korlátos a befolyásuk.
A statisztika érdekessége egyébként többek között az, hogy a beszerzők által kimutatott megtakarítások egy része feltételezett, ill. csak a beszerzők nyilvántartásaira alapul. A megtakarítások egy része (23%) pedig egyáltalán nem is kerül kimutatásra (ennek a problémakörét korábban alaposan boncolgattuk).
Mivel környező világunkban több igazság létezik, megpróbáljuk ezeket egymáshoz közelíteni. Miben is rejlik a különbözőség?
4 alapvető okra lehet visszavezetni:
• A megtakarításokat mindenki más módszerrel méri,
• Hiányzik a vállalaton, ill. vállalatcsoporton belüli egységes számítási modell a megtakarítások tervezésére és azok nyomon követésére, könyvelésére
• A pénzügynek viszonylag passzív hozzáállása a beszerzéshez és beszerzési tevékenységhez
• A pénzügyi tervek, beszerzési tervek külön élete, és az, hogy nem kapcsolják ezeket össze
A fenti kimutatás természetesen csak egy átlag, vannak olyan vállalatok ahol az eltérés lényegesen kisebb. Jellemzően azon vállalatoknál kisebb (és nagyobb a könyvelt megtakarításokba vetett bizalom), ahol a beszerzések döntő része „menedzselt”, azaz a tudatosan kezelt és versenyeztetett.
Ezen szervezeteknél jellemző:
• A pénzügyi osztály dedikált embereket rendel a beszerzési témákhoz, vagy delegáltakat küld a beszerzési „döntőbizottságokba”,
• A vállalatok formális metodikát használnak a megtakarítások tervezéséhez, valamint könyveléshez és nyilvántartásához,
• A beszerzési oldalon technológiákat használnak annak érdekében, hogy a költési átláthatóságot és a kontrollingot növeljék.
Folytatás következik…