Beszerzés hatékonyságának mérése a vállalatokon belül
A mostani részben arról írunk, hogy az előző számunkban felvetett hagyományos és progresszív ROI kalkuláció mérésével milyen problémák lehetnek, ill. elvégzünk egy leegyszerűsített ROI kalkulációt is.
Tehát az alapprobléma az, hogy a professzionális beszerzés bizonyos hozadékait viszonylag nehezen lehet mérni.
Az alábbi ábra azt mutatja be, hogy mely megtakarításokat mennyire nehéz mérni. Általában a hagyományos megtakarításokat viszonylag egyszerű kimutatni (nem csoda, hogy ezt szeretik a legjobban alkalmazni), ugyanakkor, ahogy sötétülnek az egyes kockák egyre nehezebben megy a mérés, egyre komplexebb kalkulációkat kell elvégeznünk, egyre több információval kell dolgoznunk.
Ez a kettőség egyébként a vállalatok többségénél egy egészséges alkuban testesül meg. A lenti ábra azt mutatja, hogyha egyszerű kalkulációs metódusokat használunk, akkor a tulajdonosok és management számára a megtakarítás-kalkuláció nem lesz szavahihető (túl leegyszerűsített és kevésbé kimutatható az eredményre gyakorolt tényleges hatása). Ha túl részletes kalkulációkat végzünk el, akkor annak fajlagosan nagy a költsége, és más szervezeti egységek idegeire is mehetünk vele (főleg ha információkérésről van szó).
A szürke zóna azt jelzi, hogy hol van az elfogadható aréna.
Az, hogy a vállalatunknál a görbén hol helyezzük el a megtakarítások és megtérülések kalkulációját, nagyban függ a vállalat működési kultúrájától, az aktuális prioritásoktól, a beszerzés érdekérvényesítő képességétől.
Egy korábbi hírlevelünkben szót ejtettünk arról, hogy a beszerzésnek miképpen kell viselkedni egy felfele tartó üzletmenetnél, azaz ahol „dől az árbevétel” a céghez és a fedezet is „vastag”, illetve akkor, amikor beszűkült piacon költségcsökkentésre kényszerülnek a vállalatok. Nem nehéz kitalálni, hogy ilyen esetekben a ROI kalkuláció részletezettsége a görbe melyik pontja fele csúszik el...
Akkor nézzünk egy leegyszerűsített, tradicionális ROI kalkulációt.
Megtakarításként vegyünk egy mintát releváns vállalatok adataiból, és nézzük meg mondjuk 30 vállalat statisztikai megtakarításait (megtakarítás jelen esetben = előző évhez képest elért árelőny).
Ennek mértéke a vizsgált vállalatoknál 7% és 0,6% közötti, a súlyozott átlag pedig 2,9% volt a teljes beszerzési költésekhez viszonyítva.
A beszerzési szervezetre ráosztott költségek a statisztikába bevont vállalatoknál 1,8 és 0,1% között voltak, aminek az átlaga 0,5% volt. Itt természetesen szintén a teljes beszerzési költségekhez viszonyítottunk. (Tehát százalékok kalkulációjánál a nevezőben a teljes költség volt).
Innen már csak egy kis lépés a ROI meghatározása, ha az átlagokat vesszük figyelembe, akkor a beszerzési szervezet megtérülése megtakarítás/költség, azaz 2,9%/0,5 %.
Ez 6-szoros ROI.
A kalkuláció ugye egyszerű, de még egyszer visszakanyarodva a téma komplexitásához, a problémát az okozza, hogy miképpen szerezzünk megbízható és használható adatokat.
A következő számban, arról ejtünk szót, hogy az ezen a téren fejlett vállalatok hogyan kezelték a fenti kérdést, a beszerzési csapat hogy dolgozta ki a mutatórendszereit. Akit még jobban érdekelnek konkrét kalkulációs metódusok, excel táblák, best practice megoldások, azok direktben is kereshetik az Electool szakértőit.