A beszerzések ellenőrzésének problémái

A működés érdekében minden szervezetben, cégben biztosítani kell a szükséges szolgáltatásokat és eszközöket, ezért a beszerzési folyamatok belső ellenőrzése komoly feladat.

 

A beszerzési folyamatok jellemző kockázatai

Az alábbi felsorolásban olyan kockázati tényezőket ismertetünk, amelyek egy beszerezési ellenőrzés során általában felszínre kerülnek:

• A megrendelt termékeket nem igényelte meg a szervezet

• A megrendelt termékek nem felelnek meg a vállalati irányelveknek

• A megrendelt termékek nem képviselnek az árnak megfelelő értéket

• A termékek nem kerültek leszállításra

• A központi beszerzési irányelvek hiánya miatt nincs lehetőség kedvezményekről és a legjobb árakról tárgyalni

 

Általános problémák

A valóságban a fenti kockázatok nem minden esetben valósulnak meg. Most olyan problémákat sorolunk fel, amelyek egy beszerzési ellenőrzés során rendszerint felmerülnek:

• Az új munkatársaknak nincs rendes hozzáférésük a beszerzési folyamatokhoz

• A beszállítók nem esnek át megfelelő ellenőrzésen

• Nincs szervezett beszerzés

• Az igénylők hibás megrendeléseket készítenek

• Jogosultság nélküli személyek hagynak jóvá megrendeléseket

• A preferált beszállítói listán szereplő cégek helyett alternatív beszállítókat alkalmaznak

• A beszerzési eljárások nem felelnek meg a pénzügyi előírásoknak (pl. bekért ajánlatok száma)

 

Ellenőrzések

A fentiek tükrében a belső ellenőr a következőket javasolhatja:

• A vezetés tájékoztassa a beszerzésekért felelős új munkavállalókat a beszerzési folyamatokról, akik aláírásukkal igazolják, hogy elolvasták és megértették ezeket.

• A beszállítók előminősítése hitel- és referenciaellenőrzésből álljon.

• Az osztályoknak minden elavult megrendelési nyomtatványt vissza kell juttatniuk a beszerzésnek. A beszerzési folyamatleírások térjenek ki arra, hogy a régi nyomtatványokat a beszerzés visszaküldi a megrendelőnek.

• A beszerzési vezető legyen felelős a beszerzési irányelvekért. Különösen fontos ez akkor, ha a szervezet újonnan vezette be beszerzési rendszerét.

• A megrendelések ellenőrzéséért felelős személy fordítson külön figyelmet arra, hogy annak aláírója valóban az arra jogosult személy legyen.

• Abban az esetben, ha a preferált beszállítói listán nem szereplő cég került kiválasztásra, indoklás kell arra vonatkozóan, miért került erre sor? (pl. alacsonyabb ár) Ezt az ajánlást később beiktathatják a beszerzési folyamatokba.

 

Következtetés

A fenti lista olyan általános problémákat tartalmaz, amelyek rendszerint előfordulnak a cégeknél. A problémák az ellenőrzés eredményétől és a belső ellenőrzési rendszer hatékonyságától függnek.