Beszerzési Akadémia - A beszerzés outsourcingja
A Beszerzési Akadémiánkban kicsit jobban elkezdjük boncolni azt a témát, hogy lehet-e és ha igen, mit érdemes a beszerzés területén outsourcing-olni.
A beszerzés kihelyezése, vagy outsourcingja nem jelent mást, mint bizonyos feladatok ellátását külsős társaságra, illetve szakértőkre bízni.
Korábban az volt a jellemző, hogy a társaságok inkább a beszerzési rendszerek működtetését helyezték vállalaton kívülre, így hozzá tudtak férni a fejlett elektronikus rendszerekhez, amelyet külső szolgáltató fejlesztett és biztosított ASP (Application Service Provider) formában. Ennek előnye a vállalatok számára többek között az volt, hogy megkímélték magukat a nagy rendszerberuházásoktól és folyamatos támogatást kaptak a rendszerek használatához.
Mára viszont a vállalatok egyre nagyobb hányada helyezi ki az indirekt beszerzéseinek egy, vagy nagyobbik részét annak érdekében, hogy megtakarításokat tudjon elérni a beszerzési árakban és a belső adminisztrációs költségekben.
Ugyanakkor nagyon kevés társaság lépi meg azt, hogy a teljes beszerzési szervezetének feladatait kihelyezi. Ennek oka természetesen a vállalatok azon törekvése, hogy a stratégiai termékek beszerzésénél versenyelőnyre tegyenek/tehessenek szert, így belső beszerzési szervezetet működtetnek erre a feladatra.
Vannak olyan szolgáltatók (Európában, illetve az Amerikai Egyesült Államokban) melyek képesek lennének teljes beszerzési spektrumot adni, de csak kevés ügyfél használ ki minden szolgáltatást. Általában kis cégek adják ki a teljes beszerzést, ott, ahol nem tudnak teljes munkaidőben beszerzési szakembereket foglalkoztatni. Kevés az olyan vállalat mely a teljes stratégiai beszerzését kiadja, ha pedig igen, akkor megkívánják a szolgáltatóktól a mély integrációjú partnerséget.
Szedjük össze azon területeket ahol a szolgáltató értéket tud felmutatni a megbízója felé a beszerzési terület outsourcingjánál:
• Automatizálás: teljes tranzakcionális folyamat támogatása, biztosítva a keretszerződéseknek való megfelelést és az abból történő lehívásokat. Sok esetben a külső szolgáltató - a megfelelő technológiával felvértezve - ezen a területen sokkal jobb eredményeket tud elérni, mint a vállalat „házon belül”
• Mutatószámok: az egészséges mutatószámok elérése egyre fontosabb a beszerzés egyes területein; ez vonatkozhat folyamatokra, vevőorientáltságra, szállítói teljesítések minősítésére és menedzsmentjére és költségcsökkentésre
• Szakértők: sok esetben a külső szolgáltatóknak olyan szakértelmű (és annyi) munkatársai vannak, amelyekkel az adott vállalat házon belül nem rendelkezik
• Megoldások: létező, letesztelt, kipróbált beszerzési módszerek, megoldások, melyek használata kicsi kockázattal és beruházással jár, és egyfajta tudástranszfer azon társaságok részére, ahol a beszerzési kultúra egy kis lemaradásban van,
• Megtakarítások: többet tudnak költeni a vállalatok az adott költségkeretből, vagy csökkenteni tudják a költségeiket (ez az adminisztratív folyamatokra is értendő)
Annak érdekében, hogy Ön is el tudja dönteni, hogy vállalatánál szóba jöhet-e egy beszerzési outsourcing, alábbiakban egy rövid kérdőívet mellékelünk.
A következő hírlevelünkben pedig arról fogunk írni, hogy mit és milyen formában helyezzenek ki vállalaton kívülre, és mire ügyeljenek ezen tranzakcióknál.
Kérdőív:
Válasz | Igen | Nem |
Konkurensek kihelyeznek-e (indirekt) beszerzési tevékenységeket vállalaton kívülre? | ||
Az új stratégiai elemek (pl. összeolvadás, felvásárlás, új termék piacra dobása) miatt nagy nyomás van-e a beszerzési szervezeten? (Erőforrás, technológiai integráció, stb.) | ||
Szüksége van-e a vállalatnak egy olyan, változtatásokat generáló szakértői csapatra, akik bizonyos beszerzési folyamatokat megreformálnak? | ||
Kevés magas képzettségű és tapasztalatú beszerzési szakértő van-e a vállalatnál? | ||
Szenved-e a cég keretszerződésen kívüli beszerzésektől vagy nem megfelelő beszerzési folyamatoktól? | ||
A vállalat üzleti kultúrája támogatja-e az outsourcing megoldásokat? | ||
Vannak-e a vállalatnak – pozitív - tapasztalatai outsourcing tevékenységek menedzselésével kapcsolatban? | ||
Az outsourcing megvalósításához kapnak-e támogatást a vállalat vezetőitől? | ||
Időhiánnyal küszködnek-e a beszerzési vezetők és szakemberek, ha stratégiai dolgokról és döntésekről van szó? | ||
Vélhetően megtakarításokat fog-e felszínre hozni az outsourcing az egyes költési területeken? |
Négy, vagy annál több NEM esetén, az outsourcing lehetősége erősen korlátozott.
(folytatjuk)