Folytatjuk és befejezzük a beszerzési outsourcing-gal kapcsolatos cikkünket, azzal, hogy milyen megközelítést alkalmazzunk beszerzési tevékenységek kihelyezésénél, mik legyenek a legfőbb szempontok.

Először is mérlegelni kell a vállalat belső folyamatait, beszerzési hatékonyságát, erőforrásait és szakmai felkészültségét.

1. Első kérdés, hogy mit helyezzünk vállalaton kívülre:

Stratégiai beszerzéseket, vagy csak egyéb támogató - indirekt - beszerzéseket.

A stratégiai termékek és szolgáltatások beszerzését a vállalatok nem nagyon szeretik kihelyezni. Ennek okait talán nem is kell nagyon részletezni: ezen a területen a cégek általában rendelkeznek belső kompetenciával és erőforrással, hogy a termeléshez és alaptevékenységhez szükséges alapvető beszerzéseket házon belül bonyolítsák le. Ezek milyensége alapvetően befolyásolhatja a vállalat sikerességét, így ez kevésbé megfontolás tárgya. Egy külsős megoldásnak általában akkor van létjogosultsága ezen a területen, ha nagyságrendekkel kedvezőbb előnyöket lehet elérni, például ha a konzorcium típusú beszerzés jelentős árelőnyökkel jár.

Olyan területek ahol a társaságnak tudás és erőforrás hiányai vannak

Ezeket célszerű megfontolni kihelyezésre. A tudás és erőforráshiány indikálja azt, hogy ezen beszerzési termékkörök kevésbé fontosak és stratégiaiak a vállalat számára. A beszerzési szakértői piacon sokszor találkozunk azzal a problémával, hogy nincsenek nagy számban a megfelelően képzett és tapasztalt beszerzési szakemberek. Ennek okáról már többször szót ejtettünk: Magyarországon erre a területre nincs és nem volt komoly képzés, maga a beszerzés elhanyagolt terület volt, így a „legjobb fejek” nagy többsége korábban inkább a pénzügy, marketing, értékesítés stb. felé orientálódott. Ha sikerül is találnunk egy jó szakembert, akkor is fel kell tennünk a kérdést, hogy megéri-e foglalkoztatnunk (ezek általában nem „olcsó” szakértők), ki tudjuk-e/akarjuk-e használni tudásukat teljes mértékben.

A járulékos költségek aránya a beszerzett értékhez képest

Azon beszerzések, melyek alacsony értékűek, ugyanakkor nagy tömegben fordulnak elő, sok fejfájást okozhatnak a vállalatok számára. Ez egyfajta nyűg, ha vállalaton belül erre nincsenek technológiával és erőforrásokkal felkészülve. Az ilyen területek egyértelműen tárgyát képezik a kihelyezési elemzéseknek, ezektől egészében szabadulni kell egy bizonyos méret alatt, illetve nagyobb vállalatok esetén a folyamat bizonyos részeit célszerű kihelyezni. Az egyik nagy probléma ezen kérdéskör vizsgálatánál, hogy a vállalatok nincsenek tisztában a járulékos költségek nagyságával, nem tudják, hogy a belső adminisztráció milyen sokba kerül, és milyen erőforrásokat köt le.

2. Milyen outsourcing modellt dolgozzunk ki:

Ennek keretében ki kell dolgoznunk a struktúrát, azaz mit helyezünk ki, milyen kapcsolódási pontok lesznek, és hogyan fog működni a külső szervezettel a kapcsolat. Általánosságban igaz az a mondás, hogy csak olyan tevékenységet tudunk kiszervezni, amelyet már házon belül külön tudunk kezelni és definiálni. Ennek megfelelően ki kell dolgoznunk még az átmenetnek és a végleges megoldásnak a részleteit is. Erre természetesen vannak ismert és bevált modellek, melyeket lehet adaptálni a sajátosságokhoz, de azért mindegyik kihelyezés különböző.

3. A működéshez szükséges szerződéses háttér és audit/kontroll jelentések kidolgozása.

A beszerzés kihelyezése csak akkor működhet megfelelően és kedvezőbb költségek mellett, ha pontosan definiáljuk a szerződéses partner kötelezettségeit és elszámolási módozatát. Erre nagy hangsúlyt kell fektetni, és érdemes olyan pontokat beépíteni az együttműködési szerződésbe, amelyek egyfajta közös felülvizsgálatra is lehetőséget adnak. Ennek célja, hogy mind a vállalat oldalán, mind pedig a külsős partnercégnél a kockázatokat kezelni lehessen, és a végleges formáját az outsourcing-nak szerződéssel is „utána” lehessen húzni. Az outsourcing szerződések sok esetben „open book” jellegű megoldások, ahol a teljes költség-transzparenciát biztosítani kell. Többek között azért is kell olyan partnert választani, aki nem csak a beszerzésben jártas, hanem emellett nagyon erős belső adminisztrációja is van, mely ki tudja szolgálni ezen igényeket.

Végezetül tekintsük át, hogy milyen típusú külső szolgáltatók léteznek, akik beszerzési outsourcing-ot vállalnak.

A gyakorlat alapján 3 kategóriát különböztetünk meg:

- vannak a beszerzési szakszolgáltató cégek, angol nyelven Purchasing Services Providers

- szoftver megoldást kínáló társaságok, akik a szoftver megoldásaik mellé részlegesen szolgáltatásokat adnak annak érdekében, hogy megoldásaik egyfajta piaci dominanciát érjenek el

- és vannak a független tanácsadó cégek.

A mellékelt táblázat segítségével összefoglaljuk az egyes szolgáltatók erősségeit és előnyeit.

 

	Technológia	Folyamatok	Emberek	Egységár
Beszerzési szakszolgáltató cég (PSP)	Magas megtakarítások, mivel nincsenek beruházási költségek, a szolgáltató a legjobb és legköltséghatékonyabb megoldást választja, ami alapján a szolgáltatást biztosítja. Az ügyfélnél csak a szolgáltatási színvonal kerül rögzítésre.	Magas megtakarítások, mert a szolgáltató egyfajta meghosszabbított szervezeti egysége a vállalatnak és kezeli a megtérüléssel kapcsolatos kérdéseket is. Több esetben ezek a szerződésbe is bekerülnek.	Magas megtérülések, mert a külső szolgáltatóval jelentős leépítéseket lehet végrehajtani.	Magas megtakarítások, mert a szolgáltató összevont beszerzéseket tud lebonyolítani,melynek hozadéka az alacsonyabb ár lesz.
Technológiai megoldást szállító	Alacsony megtakarítások, nagy beruházások, melyek jelentős működő tőkét kötnek le. A kiválasztás és bevezetés belső erőforrásokat köt le és kockázatokat is hordoz magában.	Alacsony megtakarítások, a pénzügyi menedzsment a vállalaton belül marad, a megtakarítás és megtérülések kérdéskörét szintén "házon belül" kell kezelni.	Magas lehet abban az esetben, ha a rendszerbevezetés után a szervezet hatékonyabban és kevesebb erőforrással tud működni.	Nincsenek alapvető megtakarítások, illetve a járulékos (tranzakciós) költségeknél lehet megtakarításokat elérni.
Tanácsadók	A tanácsadók által használt szoftvermegoldások jelentős költségvonzatokkal bírnak, jelentősek az infrastrukturális beruházási igények.	A pénzügyi menedzsment szintén házon belül marad, a megtérülések nem a tanácsadók által kezeltek. Jelentős költségtöbblet merülhet fel, ha részleges az outsourcing.	Sok esetben nem lehet megfelelő leépítéseket és racionalizálást végrehajtani, és párhuzamosságok alakulnak ki.	Magas megtakarítások, mert a szolgáltató összevont beszerzéseket tud lebonyolítani,melynek hozadéka az alacsonyabb ár lesz.