Folytatjuk sorozatunkat, melynek keretében minden hírlevelünkben több beszerzési tanácsot publikálunk a nemzetközi gyakorlatból. Olvasóinkat továbbra is szeretnénk arra buzdítani, hogy írják meg szakmai tapasztalataikat, melyeket örömmel tennénk közzé ezen a csatornán.

Menj keletre

Ez inkább talán a nagyobb társaságoknak kritikus, de mindenkinek érdemes előminősített távol-keleti beszállítókat is megkérdezni, illetve a beszerzésbe bevonni. Nem minden beszerzésnél lehetséges, de bizonyos (pl. marketing) termékeknél egészen biztos, hogy hasznos.

Még egy tanács: Ha nem vagy profi, akkor inkább nagykereskedőkkel, mint gyártókkal tárgyalj, mert a kis felárért sok kellemetlenségtől megóvhatod magad.

Az ellátási láncot csapatversenynek tekintsd

Nagyon szoros összefüggés van az között, hogy a beszerzés által kötött keretszerződéseket mennyire használják, és hogy milyen jó más szervezeti egységekkel a kapcsolatunk. Értsd: ha jó kapcsolatot tudsz fenntartani, akkor hajlamosabbak nem „eltévelyedni” és inkább az általad kötött szerződésekre támaszkodva elintézni a lehívásokat.

Néha kérdezd meg, hogy „miért nem”?

Ne vitatkozz a belső ügyfeleiddel, hogy bizonyos beszerzéseket és szállítókat miért kezelnek ők nagyon stratégiainak és „versenyeztethetetlennek”. Közelítsd meg a másik oldalról, kérdezd meg, hogy miért nem alkalmasak mondjuk elektronikus versenyeztetésre. Ezzel jól tudod dokumentálni, és konzisztensen tudod a beszerzéseket kezelni, és nem meggyőző, vagy lerombolható érvek esetén megnyílik a pálya a versenyeztetésre.

Használd a saját dokumentumaidat

Ahol lehet, használd a saját szerződéses feltételeidet. Ezzel átláthatóságot, konzisztenciát teremthetsz, csökkentheted a kockázati faktorokat és előnyösebb szerződéses feltételeket tudsz kiharcolni (nagy segítség lehet, ha van egy szerződésmenedzsment rendszered).

Írj szabályzatot

Ne tekintsd úgy a belső szabályzatalkotást, mint egy nyűgöt: aki szabályzatokat tud írni, annak a kezében sok hatalom összpontosul. Az „eltévedt” munkatársakat és szervezeteket könnyű egy jól megfogalmazott, és alkalmazott szabályzattal a helyes útra visszaterelni. Ha ehhez nem értesz annyira, vagy nincs időd, akkor bízd szakemberekre.