Ebben a számban szemezgettünk egy kicsit a nemzetközi szaklapokból is:

A beszerzés és az IT részleg együttműködési lehetőségei

 

Az IT vezetők komoly bosszúságként élik meg, ha a technológiai jellegű beszerzések során a beszerzés nem veszi figyelembe maradéktalanul az ő véleményüket. Nagy értékű beruházások – pl. adatközpontok vagy jelentősebb szoftverkiterjesztések - alkalmával a beszerzési szervezet általában erősen bevonja döntéseibe a házon belüli IT-szakértőket is.

Kevésbé jelentősnek gondolt IT-beszerzések (pl. kisebb szoftvertelepítések vagy különféle irodatechnikai eszközök) esetében azonban ez időnként elmarad, és a beszerzés egyedül, komolyabb IT-támogatás nélkül vág bele az üzleti tárgyalásokba.

Minél több információt oszt meg egymással a beszerzés és az IT, annál jobb. Ha jó a munkakapcsolat e két fél között, a beszerzés betekintést kaphat pl. az IT készülő költségvetésébe, így láthatja, mire költik majd el a pénzüket. A beszerzési és IT vezetők így együtt tervezhetik az éves nagyobb kiadásokat, míg a többi csapattag a várható kisebb beszerzések tervezésében vehet részt. Ha már a tervezés időszakában bekapcsolódunk az IT munkájába, ezzel egyúttal azt is jelezzük, hogy hosszú távon is mindenben számíthatnak a támogatásunkra.

Előfordul, hogy az irodatechnikát kisebb prioritású beszerzésként kezeljük, és nem kap olyan kiemelt figyelmet, mint a nagyobb technológiai eszközök beszerzése. Fontos, hogy ha azonban az adott irodatechnika csatlakozik majd a számítástechnikai hálózathoz vagy az IT szervezet feladata lesz a karbantartása, mindenképpen be kell őket vonni a beszerzés folyamatába.

Az IT általában azt feltételezi, hogy a beszerzés ellenőrizni akarja a szakértőiket és az általuk hozott döntéseket. De a beszerzés csupán azt a folyamatot kívánja felügyelni, amely a beszerzési döntéshez vezet.

Amikor a beszerzés túlzottan át akarja venni az IT szerepét egy technológiai beszerzésben, kommunikációs csődhelyzet áll be. Nem az a cél, hogy kirekesszük az IT-t a beszerzési folyamatból, hanem az, hogy támogassuk őket a tervezés során. Ha az IT ajánlatkérésre készül, a beszerzés már az elején kérdésekkel, és az üzleti követelményrendszer megfogalmazásával segítheti őket.

Amennyiben a beszerzés az ajánlatkérés kiküldése előtt bevonja a munkába az IT-t, ez segíti őket abban, hogy kérdéseiket pontosítsák, ami által az ajánlatok kiértékelése is hatékonyabb lesz.

Az IT kihagyása a technológiai ajánlatkérésekből az elején talán gyorsabbnak tűnő beszerzési folyamatot jelenthet, de a végére nagy kockázattá válhat. A legrosszabb forgatókönyv szerint a beszerzés olyan hardvert vagy szoftver vásárol majd, amely nem kompatibilis a meglévő rendszerekkel, vagy nem felel meg a felhasználók elvárásainak. Ugyan némi időt megspóroltunk az IT kihagyásával a folyamat elején, de időnk és munkánk jelentős részét egy hibás technológia beszerzésére fordítottuk.

Ez persze nem jelenti azt, hogy az IT-t a folyamat minden egyes lépésébe be kell vonni.

Sok vállalatvezető és beszerzési igazgató szerint még a tárgyalóasztalnál sem kell feltétlenül ott ülniük. Amennyiben azonban olyan megállapodásról folyik a tárgyalás, amely különféle - az árra is kihatással lévő - hardververziókat és specifikációt is tartalmaz, előreviszi a tárgyalás menetét, ha az IT is részt vesz azon. Ha időt tudnak szánni a nagy tárgyalásokon való részvételre, segíthetnek annak megértésében, milyen potenciális költség-eltérések lehetnek az eltérő technológiai rendszerek között, hiszen ezeket teljes szakmai mélységig egy beszerző valószínűleg nem láthatja át. De ha nem is vesznek részt a tárgyalásokon, a specifikációk és árajánlatok áttekintésével hasznos információkkal segíthetik a beszerzést a költségmegtakarítás elérésben. A beszerző legnagyobb hibája lenne az, ha azt hinné: rendelkezik azzal a szakmai tudással, amivel helyettesítheti az IT támogatását.

Az egyik alapszabály egyébként az, hogy az IT felkészítheti a beszerzést az informatika és telekommunikáció alapjaiból, de a beszerzők természetesen soha nem érhetik el egy IT szakértő tudásszintjét. Ugyanígy egy nagy szakmai tapasztalattal rendelkező IT vezető sem lesz feltétlenül kiváló tárgyalási szakember.

Tippek az IT-beszerzésekhez:

- Már a költségvetés készítésekor kapcsolódjunk be az IT kiadások tervezésébe.

- A beszerzési folyamat legelején kérjünk olyan szintű specifikációt az IT szakembereitől, amelynek köszönhetően könnyebb lesz a beérkezett ajánlatok kiértékelése.

- Nincs olyan, hogy kis értékű beszerzés! Ha egy berendezésnek illeszkednie kell a meglévő rendszerhez, kérjük ki az IT szakvéleményét.

- Amennyiben a technológia komplexitása meghaladja a beszerző szaktudását, az IT képviselői is vegyenek részt a tárgyalásokon.