Egy kis mankó a nehéz időkhöz, avagy hogyan szervezzük át a beszerzéseinket

Évről évre növekvő elvárás, hogy a beszerzési szervezet jelentős mértékben járuljon hozzá a cég eredményeihez. Hogyan valósítható ez meg? A következő „lépésről lépésre” útmutató segíthet abban, hogy a beszerzési csapat egy professzionálisan működő szervezetté váljon. Ezek az ötletek a szervezet méretétől és az iparág jellegétől függetlenül, minden esetben hasznosíthatóak.

1. Pontosan határozza meg a beszerzés átalakulásának kiterjedését! Milyen változások lesznek egy éven belül? Változik-e a szervezeti felépítés vagy az alkalmazott technológia? Módosul-e a beszállítói kör vagy valami más? Győződjön meg arról, hogy céljai összhangban állnak a vezetőség elvárásaival is!

2. Mérje fel a munkatársai, a folyamatok és a technológiák jelen állását! Beosztottjai közül hányan diplomások, hányan rendelkeznek szakmai kvalifikációval? A költéseknek hány százaléka mögött van érvényes szerződés és milyen ezeknek a szerződéseknek a megfelelősége? A jelenlegi helyzet dokumentálása és a statisztikai adatok segítenek a szervezeti változás jövőbeni folyamatának a kidolgozásában.

3. Végezzen el egy hiányelemzést és készítsen változástervet! Az átalakításra vonatkozó kezdeményezéseket a szükséges erőfeszítés és az ötlet eredményessége szempontjából rangsorolni kell; első körben a könnyű sikert hozó akciókat célozza meg. A kategóriák vagy szerződések szerinti felelősségi körök meghatározásával megszerezheti a beszerzési csapat bizalmát.

4. Javítsa kapcsolatait a legfontosabb belső ügyfelekkel! A beszerzési átalakulást beszélje át a vezetőkkel, hogy az ő támogatásukkal az egész szervezet elkötelezettséget vállalhasson a változás iránt. Vitassák meg a tervezett átalakulás jövőbeni előnyeit és kérje ki a véleményüket az esetleges buktatókról!

5. Határozzák meg az elvárt szolgáltatási színvonalat! Ebben a szakaszban mindenképpen kerülje a túlvállalást, mert könnyen elveszítheti hitelességét és ezzel együtt azt a támogatást, ami elengedhetetlen a sikerhez. Azt is tudatni kell, hogy a szolgáltatási színvonal a rohamos emelkedést megelőzően átmenetileg vissza is eshet. Önkényes dátumvállalások helyett a változás módszeréhez kell megnyerni a belső ügyfelek támogatását.

6. Definiálják a teljesítmények mutatószámait, hogy az átalakulás által elért eredményeket össze lehessen hasonlítani a kitűzött célokkal. Ahol lehet, nyilvános információkat használjon erre a célra. A megbízható forrásból származó adatokkal (pl. NLP, CAPS, Hacket stb.) való összehasonlítás hitelesíti az elért eredményeket, és rámutat azokra a területekre, ahol további javulás szükséges.

7. Alakítsa át úgy a szervezetét, hogy azzal a változást támogassa! A teljes mértékben központosított beszerzés nem minden esetben célravezető. Mielőtt végleges döntést hoz a szervezeti felépítésről, vegye figyelembe a földrajzi sajátosságokat, az üzleti igényeket, valamint a beszerzendő áruk és szolgáltatások komplexitását.

8. Standardizálja, optimalizálja és dokumentálja a beszerzési folyamatokat! A részletezett és érthető dokumentáció a sikeres átalakítás alapfeltétele, nélküle sok befektetett munka válhat semmivé, ha visszatérnek a régi reflexek. A legbefolyásosabb véleményformálók folyamatjavításba való bevonásával elkerülheti a változás elutasítását.

9. Az átalakulás támogatása érdekében dolgozza ki azokat az irányelveket, amelyek arról rendelkeznek, ki jogosult a költségek felett rendelkezni, és ennek mi a pontos folyamata. Limitálni kell a jogosultak körét és meg kell határozni a költési szinteket, hogy minél kevesebb legyen az egyedi, ellenőrzött rendszeren kívül eső költések mennyisége.

10. Folyamatosan kontrollálja az eredményeket és finomítson az átalakulási folyamatain! Az eredeti célokat és az elvégzett folyamatokat 90 nap elteltével, ezt követően pedig legalább évi két alkalommal tekintse át a kiemelt belső ügyfeleivel, hogy a későbbiekben is megtarthassa a támogatásukat. Ha szükséges, csiszolja tovább beszerzési átalakulási terveit, és összpontosítsa figyelmét a folyamatos értéknövelésre.