A telefonon történő tárgyalás mutat némi hasonlóságot a személyes tárgyalással, de el is tér attól. Az ilyen jellegű megbeszélésnek vannak olyan sajátos formulái, amelyeket tanácsos alkalmazni.

Az alábbi négy szabály meglehetősen egyszerűnek tűnhet, de igyekezzünk betartani őket, hiszen ezek az „apróságok” számottevő sikertényezővé válhatnak a tárgyalás során.

 

1. számú szabály: Ne „spórolja meg” a felkészülést a tárgyalásra! Bár a telefonos megbeszélés eltér a személyestől, ugyanúgy fel kell rá készülni. A beszélgetés előtt tisztázza az alábbiakat:

- Mi az Ön célja?

- Hogyan kívánja meggyőzni a beszállítóját, hogy fogadja el az Ön feltételeit?

- Mennyit és miből hajlandó engedni Ön?

- Milyen kérdéseket tehet majd fel Önnek a tárgyalópartnere?

Ha egy személyes vagy telefonos megbeszélés során elbizonytalanodik, azzal tárgyalási pozícióját gyengíti, mindenképpen készüljön fel!

 

2. számú szabály: Mindig Ön kezdeményezze a telefonbeszélgetést! A sikeres tárgyalás kellő összpontosítást követel, és ha meglepi Önt a beszállító hívása, a figyelme nem lesz teljes. Ha felkapja a telefont, és a vonal másik végén az egyik beszállító szeretne például szerződéses feltételekről tárgyalni Önnel, ígérjen neki egy visszahívást. Így az időt felhasználhatja a felkészülésre, mielőtt visszahívja a partnert. Ha Ön kezdeményez hívást, Ön lesz a helyzet ura!

 

3. számú szabály: Ha nincs rá szükség, kapcsolja ki a számítógépét a beszélgetés idejére! A mai, fejlett technológiájú világban több dolgot is tudunk egyidejűleg csinálni, de egy tárgyalás során ne kövessük el ezt a hibát! Ha a megbeszélés közben az e-mailjeinket olvassuk, megosztjuk a figyelmünket, és megtörténhet, hogy „behúznak bennünket a csőbe” és könnyebben elfogadjuk a beszállító feltételeit. Csökkentsük egy ilyen hiba kockázatát, ne figyeljük a számítógép képernyőjét vagy a Blackberryt a megbeszélés közben! Az üzenetek megvárják Önt a tárgyalás végén is…

 

4. számú szabály: A telefonálás után azonnal vigye fel a jegyzeteit valamilyen elektronikus fájlba! A személyes megbeszélésekre könnyebb visszaemlékezni, mert memorizálhatjuk a látottakat, a hallottakat és a leírtakat, egy telefonos tárgyalás során azonban kevesebb érzékszervre támaszkodhat a memóriánk. Ha telefonon tárgyal, valószínűleg jegyzeteket firkant a beszélgetésről; ezek a jegyzetek azonban csak másnapig lesznek értelmezhetőek az Ön számára. A tárgyalás után azonnal gépelje le a feljegyzéseit, így később is pontos információi lesznek a megbeszélés eredményéről!