A témával már foglalkoztunk az előző hírlevélben, de most bemutatjuk a saját, gyakorlati tapasztalatunkat is!

A lényeg, hogy magunk is részt vettünk közbeszerzési eljáráson a közelmúltban, amelynek eredményeként ismételten a KSZF keretmegállapodással rendelkező, minősített beszállítói lettünk elektronikus árlejtés területén (lásd még itt). Mivel az adminisztrációnk fejlett és pontos, minden egyes időráfordítást rögzítünk a belső nyilvántartási rendszerünkben (természetesen elektronikusan, hiszen ez sem papíron megy nálunk).

Vettük a fáradságot és megnéztük,hogy hány munkaóra ment el a tendereztetetéssel a mi részünkről, azaz egy ajánlattevő oldaláról.

Megjegyezzük, hogy cégünk jellemzően alapos munkákat végez, így az eljárásnál is a szokott minőségbiztosítással végeztük feladatainkat, azaz több kolléga is dolgozott benne, és többen is átnézték a dokumentációt és a kalkulációkat. Mivel hosszú távú szerződés és stratégiai szerep múlt a pályázaton, a szokottnál egy kicsit több órát „áldoztunk” az eljárásra.

Tehát táblázatos formában összeszedtük a ráfordításokat, íme:

Tevékenység	Időráfordítás jellege	Időráfordítás (embernap)
Felhívás keresése	Heti rendszerességgel megnéztük mikor jelenik meg a felhívás (5 héttel számolva)	0,5
Dokumentáció megvásárlása, elhozása	El kellett menni, be kellett fizetni, több helyt érintve megkaptuk a dokumentációt	0,5
Dokumentáció értelmezése, feladatkiosztás	Mik kellenek a pályázati szakaszhoz, kinek mi a feladata (mivel többen dolgoztunk rajta, így több emberrel számolunk erőforrás szintjén (ugyanez igaz későbbiekben is)	1
Szükséges igazolások, dokumentumok beszerzése	Igénylés, telefonálgatás, faxolgatás, stb.	1,1
Különböző kérdések tisztázása	Mások és mi kérdéseink tisztázása, dokumentáció értelmezése, ezzel kapcsolatos faxolgatás	0,9
Pályázati dokumentáció összeállítása, ill. megírása	Anyagok megírása, összerakása	1,5
Pályázat összeállítása	Ez inkább már adminisztratív jellegű volt: oldalszámozás, keresztellenőrzés, csatolmányok összerakása, fénymásolás, szabály szerinti összefűzés, cd-re való kiírás, borítékolás	1
Pályázat leadás	Leadás és a bontáson való részvétel	0,5
Eredményhirdetés	Sikeres elbírálása a részvételi szakaszon	0,5
Ajánlattételi szakasz dokumentációjának értelmezése, feladatkiosztás	Ki mit dolgozzon ki az ajánlattételhez, itt már az árazási és egyéb stratégiánkat is elkezdtük kidolgozni (több embert érint)	1
Felmerülő kérdések és azok értelmezése	Faxok, stb.	0,5
Ajánlat összeállítása	Elsőkörös ajánlat, tartalmi összeállítás	1,3
Ajánlat összeállítása	lefűzés, leadás, bontás	1
Rendszerbemutató	rendszer funkcionalitásának bemutatása	1
Keretmegállapodás véleményezése	Előkészítés, egyeztetésen való részvétel	1
Hiánypótlás	Megszerezni a hiányzó dokumentumot és leadni	0,5
Egyeztetés	Másodkörös egyeztetés, rendszerfunkcionalitások pontosítása, nyilatkozattétel	1,2
Másodkörös ajánlattétel	Dokumentum kidolgozás, leadás	1,5
Ajánlattétel bontás	Részvétel, jegyzőkönyvezés	0,5
Eredményhirdetés	eredményhirdetés, tennivalók meghatározása	1
Szerződéskötés	Többpéldányban előkészítés, jogásszokkal egyeztetések az utolsó részletekről, nyomtatás, leadás	1
Portálra való feltöltés	exceltáblázatok kitöltése, regisztráció, dokumentálás	1
		20
Járulékos költségek	dokumentáció, biztosíték, köttetés stb.

 

 

A szám azért is érdekes, mivel ez már a második sikeres eljárásunk volt, úgyhogy már tudtuk, mit kell csinálni és elég olajozottan „mentek” a dolgok.

Akkor is: 20 nap, azaz kb. egy munkatárs teljes havi teljesítése! Ha csak az önköltséget nézzük, akkor is sok, de ha azt nézzük, hogy a napi munkáktól is vett el időt, akkor az már „nagyon sok”.

De számoljunk tovább, ne legyünk annyira önzőek, hogy csak magunkról beszélünk. A pályázaton részt vesznek többen (mondjuk 4-5-en), így már az ajánlattevői oldalon összejön nagyságrendileg 80-100 embernap.

Ajánlatkérői oldalon szintén nagyon alapos volt az előkészítés: számos munkatárs, jogász, vezető és külső szakértő vonódott bele a pályáztatásba, kiértékelésbe, szerződéskötésbe. Itt csak saccolni tudunk, de szerintünk összességében kb. 30-40 embernap ezzel biztos elment. Az eljárás lefutása közel 3 hónapig tartott (az előkészítés nincs benne!).

És nagyjából itt be is kell fejezni a számolgatást, mert látjuk, hogy mennyire drága az eljárás lebonyolítása.

Ami fontos, hogy ezen időráfordítások egy nagy része megspórolható, ha elektronikus (köz)beszerzést folytatunk le.

Reméljük, hogy ez mihamarabb teret nyer mindkét oldalon, és a következő eljárásnál, ha elvégezzük ugyanezt a kalkulációt, akkor csak egyjegyű számot fogunk kapni!

Mi, mint cég ezt kívánjuk a mi kis képzeletbeli karácsonyfánk alá…..