Költségelemzés

A mostani Beszerzési Akadémiában egy kicsit bővebben ejtünk szót a költéselemzés ill. költségelemzés fontosságáról.

A megfelelő költségelemzés alkalmazása különösen versenykörnyezetben működő cégek esetében biztosíthat előnyöket a versenytársakkal szemben, mert költségcsökkenést és a beszállítói kapcsolatok fellendítését eredményezheti.

A folyamatnak hat főbb szakasza van, amelyek negyedéves, féléves vagy akár heti ciklusokban ismétlődhetnek.

A kiindulási adatok összeállítása követeli meg a legtöbb munkát, a későbbi frissítések már lényegesen kevesebb feladatot jelentenek. Az ötödik lépéssel, a költésre vonatkozó döntéssel a költségelemzés már az általános beszerzési folyamat részévé válik.

A 6 lépés tehát:

1. Adatgyűjtés, konszolidálás és értelmezés
2. Adattisztítás és csoportosítás
3. Adatjavítás
    - Termékek és szolgáltatások feltérképezése
    - Adatbővítés
4. Elemzés, értékelés, jelentés
5. Döntés a költésekről
6. Frissítés és karbantartás

Egy sikeres költségelemzési metodika kialakítása és bevezetése - különösen első alkalommal - nem könnyű munka, sok megoldandó feladattal jár.

Egy ilyen induló költségelemzési projekt legnagyobb kihívásai az alábbiak:

• A költési információk begyűjtése
  Gyakran előfordul, hogy a költési információk különböző, más-más csoportosítást alkalmazó rendszerekben szétszórtan szerepelnek, ezért nem lehet teljes bizonyossággal megállapítani, cégszinten mennyit költöttünk el egy beszállítónál vagy egy adott termékre / szolgáltatásra (naturáliák hiánya!)
• Erőforráshiány
  A beszerzésnek gondot jelenthet megszerezni azt a vezetői támogatást, amely biztosítja a sikeres költségelemzéshez szükséges erőforrásokat és támogatásokat.
• Szükséges analitikai képességek
  A hatékony adatkinyerés és adattisztítás komoly analitikai képességeket és tapasztalatokat feltételez mind a technológia, mind a humán erőforrás szempontjából.

A költségelemzési rendszer felépítése után számos kimutatást készíthetünk a megfelelő beszerzési stratégia támogatására.  Ezek a tanulmányok tartalmazhatnak termék- vagy szolgáltatás-specifikus adatállományokat, rávilágíthatnak az igénycsökkentési lehetőségekre, feltérképezhetik a szerződések státuszát, leránthatják a leplet a megkerülő beszerzésekről, és kiindulási alapjai lehetnek a lehetőségek elemzésének.

A költségelemzés elkötelezett hívei biztos sikerre számíthatnak, a projekt eredményességéhez pedig jelentősen hozzájárulhatunk a legjobb gyakorlatok alkalmazásával.

 

Íme néhány a legjobb gyakorlatatok közül:

- az üzleti igények és szervezeti célok meghatározása;

- a költségmegjelenítési követelmények meghatározása;

- a szervezeti költések meghatározása;

- a legfontosabb termékek / szolgáltatások beazonosítása és szegmentálása;

- a kategóriákra vonatkozó szakértelem növelése;

- teljes körű megközelítés alkalmazása;

- folyamatos elemzés;

- döntéstámogatási eszközök alkalmazása;

- megfelelő kérdések felvetése;

- a globális költések zömének a lefedése;

- a tudás intézményesítése;

- Vonjunk be mindenkit a munkába!

- Legyen egynél több / minél több adatállományunk!

Miről van szó?

Technikai értelemben a költségelemzés a költési adatok összegyűjtése, csoportosítása és azonos szintre hozása a költségcsökkentés, a teljesítményjavulás és szerződésszerű teljesítés érdekében. A cégszintű költségmenedzsment, valamint a költéselemzés és -figyelés folyamatának szerves része, és a stratégiai beszerzésnek az első és egyben utolsó lépése is.

Egy általános költségelemzés választ ad arra a kérdésre, hogy ki, mit, kitől, mikor, esetleg hol és milyen áron vásárol(t)?

Kinek van szüksége költségelemzésre?

A költségelemzés folyamata által a cég költései pontosan érthetőek és értékelhetőek lesznek, miközben fény derül a rejtett megtakarítási lehetőségekre is.

Ezek az információk nem csak a beszerzés számára lehetnek fontosak, hanem az alábbi három belső felhasználócsoportot is érinthetik:

- cégvezetők, helyettesek: naprakész jelentések alapján határozhatnak a stratégia irányvonaláról;

- menedzserek, könyvelők stb.: speciális adatokra szűrhetnek, és fizetési jellemzőket kereshetnek;

- beszerzők: a megtakarítási lehetőségeket határozzák és valósítják meg.

A költségelemzés sajátossága, hogy minden felhasználócsoportnak ugyanazt az adatbázist kell látnia egyidejűleg, de más-más módon (azonos adatok, eltérő riportok). A vezetőségnek szélesebb körben, összesítve kellenek az adatok, míg a beszerzés egy adott termékre vagy szolgáltatásra vonatkozó döntés érdekében részleteiben fogja megtekinteni azokat.

 

A vállalatirányítási (ERP) rendszerek hiányosságai

A költségelemzés ilyen gyakorlatát először a GE és a hozzá hasonló modern, nagy cégek, valamint a McKinsey tanácsadó cég alkalmazták a nyolcvanas években és a kilencvenes évek elején.

A szándék az volt, hogy a meglévő költségadatok alapján meg lehessen határozni a legeredményesebbnek ígérkező beszerzési projekteket. A költségelemzés lett a megoldás a problémára, ugyanis az ERP, vagy könyvelési rendszer adatai nem feleltek meg erre a célra.

Ennek oka az alábbiak:

1. Az ERP-adatok általában hiányosak.
   Az ERP-rendszerek általában csak a rendszeren átfuttatott tranzakciókat tartalmazzák, a rendszeren kívül teljesített kifizetések nem jelennek meg benne. Ezek a tranzakciók egy költségelemzési rendszerrel könnyen konszolidálhatók.
2. Az ERP-rendszerekben egy beszállítónak több megjelenítése is lehetséges.
   Egy ERP-rendszerben egyetlen beszállító többféleképpen is szerepelhet eltérő számlázási cím, cégegyesülés vagy különböző fizetési hivatkozás miatt. A könyvelési pontosság fenntartása érdekében a rendszer gyakran nem teszi lehetővé a régi adatok felülírását, így ezek a – költségelemzés szempontjából igen fontos - hibák nehezen korrigálhatók.
3. Az ERP-rendszer hibás termék- vagy szolgáltatásinformációt tartalmaz.
   Utaláskor rögzítésre kerül a beszállító, a felelős szervezeti egység és a főkönyvi szám, ami hatóságilag szabályozott könyvelési kategória, és nem feltétlenül azonos a beszerzési szempontrendszerrel!
4. Az ERP-adatok állandóak, miközben a költségelemzés folyamatosan változik.
   Sok cég azzal gondolta elejét venni a termékkódolási problémáknak, hogy a felhasználókat akarta rávenni a termékadatok rögzítésére, de az esetek felében az információk hibásan kerültek a rendszerbe. Ráadásul az ERP-rendszerekben korlátozott a rögzített adatok módosításának a lehetősége, sokszor heteket vagy hónapokat vesz igénybe. Ezzel szemben egy költségelemzésben csak elhatározás kérdése, mikor, hogyan szeretnék valamit módosítani.

BI-rendszerek és költségelemzés

A BI (Business Intelligence), azaz vállalati adatrendszerek és a költségelemzési rendszerek közti különbségek tekintetében van némi zűrzavar, amit csak fokoz a BI-megoldások szószólóinak azon állítása, miszerint az ő rendszerük is tartalmaz költségelemzési funkciót.

A BI-rendszerek az alábbiakban különböznek a költségelemzési rendszerektől:

• A BI-rendszerek szorosan kapcsolódnak az ERP-rendszerekhez.
  Adatstruktúra tekintetében a BI-rendszerek függnek az ERP-rendszerektől, adataikat gyakran közvetlenül ezekből a rendszerekből nyerik, és ez nem felel meg a költségelemzés céljainak. A költségelemzési rendszerek csak lazán kapcsolódnak az ERP-khez, adataikat más rendszerekből és forrásokból szerzik, és azokat a beszerzési céloknak megfelelően rendszerezik.
• A BI-rendszerek nem képesek a változó adatok leképezésére.
  A BI-rendszerek nem rendelkeznek azzal a hatékony szabályvezérelt adatleképezési képességgel, mint a költségelemzési rendszerek. Az ilyen rendszerek képesek például pontos leírások elemzésére, változó prioritású szabálycsoportok átfedésére, méretvizsgáló szabályok beállítására és arra, hogy szabályrendszerének köszönhetően a tranzakciók a megfelelő kategóriába kerüljenek. A költségelemzési rendszerek külső adatbázisokat és szofisztikált algoritmusokat is használnak, amire a BI-rendszerek általában nem alkalmasak.
• A BI-rendszereket nehéz megváltoztatni.
  A BI-rendszerek felhasználói általában azt szokták felróni a rendszer hibájaként, hogy csak komoly erőfeszítéssel és költséggel lehet változtatni az adatszerkezetén. Ezzel szemben a költségelemzési rendszerek meghatározott időközönként rendszeresen változtatnak a konfiguráción, sőt bizonyos esetekben akár valós idejű módosítás is lehetséges.

A fentiek ellenére a BI-rendszerek idővel egyre inkább megközelítik a költségelemzési rendszerek adottságait. Egyik-másik BI-szállító hajlandó erőforrásokat fordítani arra, hogy rendszere felvegye a versenyt a költségelemzési rendszerekkel.

Mégis, ha úgy döntünk, valamelyik BI-rendszert használjuk költségelemzésre, legyünk elővigyázatosak.

 

Természetesen nem hagyhatjuk ki, hogy ajánljuk az Electool ilyen jellegű, költéselemzési szolgáltatásait, amelyet 2009-ben is nagyon sokan vesznek igénybe…