Ahogy a múltkori hírlevelünkben beharangoztuk, folytatjuk a rendszereink és a felügyeleti szervek közötti összefüggések feltárását. Az előző számban arról írtunk, hogy az APEH a szerződések és dokumentumok vizsgálatánál miért ragaszkodhat a megfelelő technológiával támogatott szerződésmenedzsmenthez (Itt elolvashatja).

A mostani cikkben a vállalatok belső ellenőrzése és a rendszereink közötti összefüggéseket mutatunk ki.

A belső ellenőrzés egyik kiemelt átvizsgálandó területe a beszerzés.

Hálás téma: sok pénz mozog, nagy az üzleti kockázat, és számos esetben bonyolult szabályzatok vannak, amelyek pontos betartását nagyon sokáig és nagy műgonddal lehet vizsgálni. Ennek megfelelően a belső ellenőrök általában nem unatkoznak, ha a beszerzési területen kell vizsgálódniuk (ismertebb ezeknek az extrémebb válfaja is, az ún. fraud audit, de ez nem témája a mostani cikknek).

A belső ellenőrzés leggyakrabban a beszerzésnek a stratégiai részét veszi górcső alá, azaz azt a procedúrát, amikor pályáztatáson keresztül eljutunk egy szállítóval a szerződéskötésig. Emellett természetesen vizsgálják a szerződésekhez és az egyes teljesítésekhez kapcsolódó tranzakciókat is.

Alapkérdések, amelyeket ilyenkor vizsgálgatnak:

• Szükséges volt-e a szolgáltatás / termék beszerzése (pl. egy offshore céggel kötött tanácsadó szerződésre stb.)?
• Miért pont ilyen terméket, szolgáltatást vettünk, az igényeknek megfelelt-e a műszaki specifikáció, nem korlátozta-e túlzottan a lehetséges szállítói kört?
• Megfelelő beszerzési procedúrát alkalmaztak-e?
• Megfelelő számú ajánlatbekérés történt-e?
• Volt-e megfelelő versenyeztetés (többkörös, stb.)?
• Megfelelő és objektív kiértékelési szempontrendszert használtak-e, nem torzultak-e ezek az eljárás során?
• Valós piaci értéken történt-e a szerződéskötés, vannak-e rejtett költségek?
• Nem hozták-e kiszolgáltatott helyzetbe a vállalatot a szerződéskötéssel (pl. valamilyen adatokkal, elemzéssel kapcsolatos megbízás után az adatállomány nem kerül át a megbízó tulajdonába, túl kemény kilépési korlátok vannak, stb.)?

Természetesen sok pontot lehetne még sorolni, de a fentiek is elég betekintés adnak az alapproblematikába.

A helyzetet egyébként bonyolítja az is, hogy sok esetben a beszerzések nagy értékűek, rendkívül komplexek, és csak bizonyos kiválasztott szakemberi csoport tudja műszaki és gazdasági oldalról az igényeket jól (illetve kevésbé jól) megfogalmazni. Az ilyen helyzetekben a belső ellenőrzés olyan, mint a holdra ugató kutya: szakmailag nem tud hozzászólni, ebből adódóan csak kellemetlenkedik, és adminisztratív hiányosságokba kapaszkodva írja meg a jelentését, vagy teljesen fals megközelítéssel tesz néha súlyos megállapításokat.

Természetesen nem lehet ezért automatikusan a belső ellenőröket hibáztatni, hiszen nem az ő szakterületük, nincs piacismeretük, nincsenek benchmark számaik, stb.

Ők egyébként, ha felfedeznek egy hibát valamelyik cégnél - ugyanúgy, mint mondjuk az APEH, rutinosan azt a vállalatcsoporton belül ellenőrzik minden egyes leánynál is. Ilyenkor már pontosabban tudják megfogalmazni a problémát, és szakmailag is felszívják magukba azt tudást, hogy kvázi szakértőként tudjanak egy beszerzési területet kezelni, illetve vizsgálni.

Hogy mégis mit tehetnek az ilyen komplex esetben a belső ellenőrök? Alapvetően két dolgot:

• Kérnek szakértői támogatás külsősöktől.
• Ragaszkodnak olyan beszerzési procedúrákhoz, melyeket technológiai eszköz is támogat, és biztosítja azt, hogy az egyes beszerzési eljárások szakmailag helyes mederben történjenek, és legfőképp alaposan dokumentáltak legyenek. Ez a feltétele annak, hogy a beszerzési eljárás végén egy megfelelő és nehezen támadható döntés születhessen a szállító kiválasztásáról. Fontos továbbá az is, hogy a későbbi vizsgálatoknál ezen eljárások visszakereshetők legyenek. Nem csak a későbbi ellenőrzés végett, hanem azért is, hogy a tudás (korábbi procedúrák, eljárások, specifikációk, kiértékelési szempontok) újrahasznosítható legyen egy következő eljárásnál. Ez nem csak az ellenőrzés dolgát könnyíti meg, de rendkívül gyorssá teszi az új eljárást.

Ehhez kapcsolódik természetesen az egyik beszerzéstámogató technológiai eszközünk is. A SourcingTool (beszerzési folyamatban elfoglalt helyét lásd itt) nem csak a professzionális beszerzők és vezetők barátja és alapvető eszköze, de a belső ellenőrzés számára is hasznos támogató eszköz, hiszen:

• Támogatja az ajánlatkérések szakmai előkészítését az egyes vállalati szervezetek között (pl. az informatika megmondja a beszerzendő IT eszközök specifikációját, ugyanakkor a pénzügyi feltételeket már a beszerzés, vagy pénzügy határozza meg). Ennek akkor van nagy jelentősége, amikor egy bonyolult termék esetén nem akarjuk, hogy teljes egészében a szakmai hozzáértő döntse el „előzetesen”, hogy ki lesz egy eljárás nyertese.
• Segítségével könnyen összehasonlíthatóak az ajánlatok az egyes kiértékelési szempontok alapján, részletesen is. Egyértelmű a döntéshozatal és egyszerű az ellenőrizhetőség is.
• A kiértékelési szempontokat flexibilisen és szervezetileg egymástól elhatárolva is definiálni lehet. A szakmai rész értékelését végzi mondjuk az IT, de a pénzügyi, szállítási, visszavásárlási, egyéb feltételeket a beszerzés. Így nem történhet meg, hogy az ajánlatok beérkezésénél elkezdődik a kiértékelési szempontok megerőszakolása valamelyik terület által, az „optimálisnak” vélt döntés meghozatala érdekében.
• Az eljárási dokumentáció egységes rendszerben történő létrehozása és letárolása hosszú távra is. Nem külön-külön, mindenféle felhasználói gépen lesznek meg az ajánlatkérések és beadott ajánlatok vegyes formátumokban, hanem egységesen, strukturált formában, a cég számára bármikor elérhetően, központi helyen.
• Az auditokat és ellenőrzéseket támogatja a teljes verziókövetés is, azaz nyomonkövethető, hogy ki mikor és mit módosított egy-egy dokumentumon.

További részleteket erről a sikeres megoldásról itt találhat.