Beszerzéssel és elektronikus beszerzéssel kapcsolatos könyv

Rendkívül sok bíztató visszajelzést kaptunk ügyfeleinktől és olvasóinktól a könyvünkkel kapcsolatban. Az egyik legnemesebb gondolat az volt, hogy szívesen csatlakoznának a könyv írásához és szakmai kiegészítéséhez. Az ötletet nagyon jónak tartjuk, ezért most megvizsgáljuk, hogy ezt az együttműködést technológiailag miképpen tudjuk megvalósítani és működtetni.

Addig is publikálunk egy másik, részben elkészült fejezetet, amely arról szól, hogy a beszerzési - költségcsökkentő és egyéb - projektek sikereinek milyen akadályai szoktak lenni.

„A lehetséges akadályok lehetnek vezetői-, csapat- és projektjellegűek.

A lista nem teljes, de ezek a legfontosabbak, amelyekkel foglalkozni kell a sikeres stratégiai beszerzés érdekében.

 

1.1 Vezetői problémák

A 9 legjelentősebb akadályból 3 a vezetéshez kapcsolódik. A sikeres stratégiai beszerzéshez legalább egy „senior executive champion” és egy vezérigazgató-helyettes támogatása kell. A beszerzést egy érett, komoly beszerzési tapasztalattal és kiváló kommunikációs készséggel rendelkező vezetőnek kell irányítania.

1.1.1 Nem elégséges megjelenés („láthatatlanság”)

A vezetői „láthatatlanság” egyenes következménye a beszerzési vezető nem elégséges jelenlétének. Ennek oka lehet, hogy a vezetés cégszinten egyáltalán nem vagy nem kellő súllyal jelenik meg, ez pedig közvetlenül kihat a beszerzés hitelességére a teljes szervezeten belül.

- Cégszintű vezetői megjelenés:

A „látható” beszerzési vezető az egész cégben tudja képviselni a csapat hitelességét. Egy erős vezető felépíti a szervezetét, gondoskodik annak vállalati integrációjáról és aktívan kezeli a cég költségvetését.

- Beszerzési megjelenés:

Egy erős beszerzési csapat felvállalja a felelősséget a beszerzési folyamatokért, priorizál, valamint összehangolja a beszerzési és a cégszintű célokat.

- Projekt megjelenés:

Egy határozott projektcsapat felel a projektért, szorgalmazza az érdekelt felek munkában való részvételét, irányítja a folyamatokat és küzd a célokért.

1.1.2 Ellentmondásos szervezeti célok

A cégnek tiszta, egységes és a vállalati stratégiával összehangolt beszerzési stratégiával kell rendelkeznie. Az alacsonyabb költségre és jobb minőségre vonatkozó követelmények nem lehetnek azonos súlyúak, hiszen a minőségnek általában ára van. A céloknak az alábbiaknak kell megfelelniük:

- legyenek kiegyensúlyozottak (se túl kevés, se túl sok);

- legyenek összehangoltak (az alacsony költség és a magas minőségi elvárás egyensúlya fontos követelmény);

- legyenek mérhetők (konkrét megtakarítás forintban, és tervezett, számszerűsített beszerzési projektek);

- legyenek hosszú távúak (szakítás „a hónap célja” típusú filozófiával).

1.1.3 Nem hatékony ösztönzők

A motivált emberek sikeresek, és a pénzügyi ösztönzők is igen hatékonyak lehetnek, de csak akkor, ha van értelmük. Ha a beszerzési csapat juttatási csomagjának jelentős része a PPU (lásd korábbi hírlevelünket) vagy a TCA csökkentésén alapuló jutalom, a csapat nagy valószínűséggel a legalacsonyabb árakra fog „hajtani”, ami nem feltétlenül lesz összhangban a vállalati szintű célokkal. Ennek elkerülését az egyéni, csapat- és vállalati célok összekapcsolásával érhetjük el.

 

1.2 Csapatproblémák

A siker kilenc akadályából három a csapatokra vonatkozik.

1.2.1 Ellenállás

Ha a csapat és/vagy a teljes vállalat ellenáll a „változásoknak”, nem lesz lehetőség a hatékonyságnövelő megoldások bevezetésére vagy a beszerzési folyamatok legjobb gyakorlatainak az alkalmazására. Új készségek kellenek a globális, felgyorsult gazdasági környezetben való helytálláshoz is.  Az ellenállás különféle módon nyilvánulhat meg:

- „igen, de…” típusú hátráltató hozzáállással;

- új ötletek iránti ellenséges hozzáállással;

- a régi módszerekhez való ragaszkodással;

- a meglévő kapcsolatokhoz való ragaszkodással.

1.2.2 Információhalmozás és - visszatartás

Ha a cégen belül nincs meg a kellő akarat az információk belső és külső partnerekkel történő megosztására, hiányosak lesznek az ismereteink és kockázatossá válik a siker. A visszatartott információk az alábbiak lehetnek:

- a piacra és termékre vonatkozó legjobb gyakorlatok, kommunikáció egy jelenlegi beszállítóval stb.

- a beszállítói képességekre vonatkozó ismeretek

- sikerek és tanulságok

1.2.3 Együttműködési problémák

Az együttműködési gondok vonatkozhatnak a belső partnerekre (felhasználók, véleményvezérek) és a külsőkre (beszállítók, üzleti partnerek). Az együttműködés gyakran azért nehéz, mert cserén alapszik, amivel azt kockáztatják a partnerek, hogy  egy adott értékért kevesebbet kapnak vissza. Az együttműködés gyakran sok munkát és kiváló kommunikációs készséget igényel, de jobb minőségű terméket és alacsonyabb árakat eredményez.

 

1.3 Projektproblémák

A siker kilenc lehetséges kerékkötője közül az utolsó három a projektekre vonatkozik.

1.3.1 Értelmezhetetlen költés beszállítók számára

A potenciális beszállító által értelmezhetetlennek ítélt tender több dologra utalhat:

- a potenciális üzlet értéke túl kicsi a beszállítók számára

- a minőségi követelmények túlságosan szigorúak vagy költségesek ahhoz, hogy a szerződés teljes hatálya alatt fenntartható legyen a teljesítésük

- az ajánlattételi és minősítési folyamat túlságosan bonyolult és költséges a beszállítók számára

Abban az esetben persze, ha a beszállító neves referenciát akar szerezni, vagy hasznosítani akarja fölös kapacitását, az abszolút alacsony érték is értelmet nyerhet.

1.3.2 Rossz adatok

Korrekt ajánlathoz időszerű, pontos és részletes információk (nem csak nyers adatok!) kellenek, hiszen teljes körű információ nélkül nem lehet felelősségteljes döntést hozni. Rossz adatok lehetnek az alábbiak:

- nem időszerű vagy nem teljes körű specifikációk

- egy adott beszállítóra szabott specifikáció (csak ő tudja teljesíteni a követelményeket)

- nem megfelelő adatszolgáltatás (nem minden beszállító kap azonos tájékoztatást)

1.3.3 Az e-beszerzési eszközök korlátozott alkalmazása

A stratégiai beszerzés komplex folyamat. Korábban a beszerzési szakértők manuális költségelemzéseket, papíralapú ajánlatkéréseket, személyes találkozókat, e-maileket, faxokat stb. alkalmaztak. A mai felgyorsult, globalizálódott gazdaságban olyan eszközökre van szükség, amelyek gyorsak és könnyen hozzáférhetők. Az e-beszerzési eszközöknek biztosítaniuk kell a megfelelő kommunikációt és javítaniuk kell az adatszolgáltatást. Ha ez nem működik jól, a beszerzési folyamat hosszabb és drágább lesz, ráadásul kevesebb sikerrel kecsegtet. Fontos kihangsúlyozni, hogy az e-beszerzés nem azonos az online aukcióval! Az aukció a folyamat egyik eleme, és nem is minden beszerzési projekt él a lehetőségével. A stratégia beszerzésből a teljes tendereztetési procedúrát a www.sourcingtool.hu megoldásunk fedi le.

 

1.4. A siker akadályai - Összefoglaló

Kategória

A siker akadályai

Vezetés

- „Láthatatlanság”

- Ellentmondásos szervezeti célok

- Nem hatékony ösztönzők

Csapat

- Együttműködési problémák

- Ellenállás

- Információhalmozás és -visszatartás

Projekt

- Értelmezhetetlen költés beszállítói oldalról

- Rossz adatok

- Az e-beszerzési eszközök korlátos alkalmazása