Nincs rá mindig elég idő, de legalább folyamatosan.

Érdemes nézegetni, hátha egy-két szakszó végre közérthetően elmagyarázásra kerül, vagy pedig találhatunk olyan szakszavakat, melyeket érdemes használni (vagy azért hogy értsék, vagy pedig azért hogy ne értsék a kollégák, miről beszélünk…)

Egyébként a szótárt az e-beszerzési könyvünk szavaival is bővíteni fogjuk, illetve bővítjük.

 

Beszerzési Akadémia

Egy kis részletet közlünk a hamarosan megjelenő beszerzéssel foglalkozó könyvünkből (számozás a végső könyvben azért változhat):

 

Hogyan számoljuk a beszerzési értékeket, megtakarításokat

 

1.1 A beszerzési érték mérése

Ahogy az ellátás beszerzéssé fejlődött, úgy változott eredményeinek mérhetősége is. Ebben a fejezetben néhány gyakran alkalmazott alapmérést mutatunk be, közöttük a legújabb módszert, a teljes értékmenedzsmentet (Total Value Management - TVM). A TVM a korábbi mérési módszerekre épül, de a korszerű beszerzési technológiák által túlmutat azokon.

 

1.1.1  1. szint – Egységár (Price Per Unit – PPU)

Az egységár összehasonlító ármutató, amely a beszerzési költséget a megvásárolt egység árával számszerűsíti. Nagyon egyszerűen alkalmazható módszerről van szó, amely azonban nem fejezi ki minden megvásárolt egység valós, teljes költségét. Az árak a piaci feltételek hatására jelentős mértékben változhatnak, ami kihatással van erre az értékre. Ha a rosszabb termékminőség plusz költséget vagy ügyfélvesztést okoz, az alacsonyabb egységár magasabb teljes körű költséget eredményez. Az egységáras mérést akkor érdemes alkalmazni, ha a termékminőség és a piac dinamizmusa állandó. Mivel azonban az egységár a teljes bekerülési költségnek (TCO) csak az egyik eleme, nem megfelelő mérési módszer.

 

1.1.2  2. szint – A vásárlás teljes költsége (Total Cost of Acqisition – TCA)

A TCA azt számszerűsíti, hogy mennyibe került az egységek megvásárlása. A TCA számol minden olyan költséggel (pl. egységár, szállítási és raktározási költség, vámok és adók), ami felmerült a megrendelés pillanatától a termék leszállításáig. Bár nehezebben kalkulálható, sokkal pontosabb képet nyújt a beszerzett termék egy egységének a teljes költségéről még akkor is, ha nem veszi figyelembe a szerződéskötéssel és működéssel kapcsolatos kiadásokat, a be- vagy kicsomagolási költségeket vagy egy nem standard, pl. rosszabb minőségű termék miatt felmerülő pluszköltségeket. Így ez sem megfelelő mérési módszer.

 

1.1.3  3. szint – Teljes bekerülési költség (Total Cost of Ownership – TCO)

A TCO az elemzők, tanácsadók és beszállítók által leggyakrabban használt módszer, amely minden megvásárolt egység teljes körű költségét tartalmazza: számol minden direkt (PPU, szállítás, adók stb.) és indirekt (termékhasznosítás, átállás, tranzakciók stb.) költségekkel, valamint piaci (minőség, márka) kiadásokkal. Magában foglal tehát minden termékhez kapcsolódó költséget, és számításba veszi a felhasználással járó összes kiadást is. A TCO-t gyakran a legjobb összehasonlító költségmátrixnak tekintik.

A TCO sokkal jobb, mint a TCA, de még mindig egy nagyon költségközpontú megközelítés. Ha félreértelmezik, a beszerzési szakértőket a hosszú távú célok megvalósítása – a beszállítói lánc optimalizálása - helyett a rövidtávú eredmények elérésére, azaz pusztán költségmegtakarításra sarkallhatja.

A TCO-t sok beszerzési vezető alkalmazza relatív hatékonysággal, de adott a lehetőség egy jobb értékmérő eszközre is.

 

1.1.4  4. szint - Teljes értékmenedzsment (Total Value Management – TVM)

A TVM egy olyan összehasonlító költségmérő eszköz, amely a vásárolt egység teljes költségét a költéskategória teljes értékével, illetve a szervezet beszerzési stratégiájával és a beszállítói lánchoz kapcsolódó célokkal összhangban számszerűsíti. A módszer által a beszerzési szakértők – az integrált döntésoptimalizálás alkalmazásával - meghatározhatják a költéskategória költségarányának (érték:költség) legmagasabb értékét; így kerül összhangba a költésre vonatkozó döntés a szervezet általános beszerzési célkitűzéseivel.

A valóságban a központosításon kívül eső költések miatt a beszerzési projektek jelentős hányada nem valósítja meg az összes tervezett megtakarítást. Ennek számos oka lehet: a termék kései megrendelése, ami megnövelheti a szállítási és expedíciós költségeket vagy például a sikertelen allokációk, ami egy meghatározott időszakban kapacitáscsökkenést, ennek következményeként pedig kötbérköltséget vagy a mennyiségi kedvezmény megvonását okozza. Ilyenkor a TCO-alapú beszerzési projekt kalkulált megtakarításai nem valósulnak meg az implementáció során.

A TVM mérés nem csak a direkt, indirekt és számszerűsíthető piaci költségek szempontjából értékeli minden vásárolt egység teljes költségét, hanem figyelembe veszi az általános beszerzési és beszállítói lánchoz kapcsolódó stratégiától való eltérés okozta költségeket is. Egy meghatározott beszerzési projekt 5 százalékos TCO megtakarítása a valóságban egy három éves szerződés keretében elérheti a 10 százalékos veszteséget, ha a benne foglalt feltételek nem rendelkeznek átutalási feltételekkel, kötbérekkel és kockázatelkerülő taktikákkal.

A TVM a TCO-nál több: a tervezett beszerzési döntéseket összhangba hozza a vállalat beszerzési és beszállítói lánchoz kapcsolódó stratégiáival. A TVM számításba veszi a stratégiától való eltérésből fakadó jelenlegi és jövőbeni költségeket.

A stratégiai beszerzés döntésoptimalizálási eszközeinek a megjelenésével a TCO már nem tud megfelelni az elvárásoknak. TCO alkalmazásával a beszerzési döntések a legalacsonyabb költség-meghatározás alapján születnek, ami jelentős hátrányokkal jár, és rövidtávú gondolkodáshoz vezet. A rövidtávra szóló döntések, ha nincsenek összhangban a kapacitással, az időütemezéssel vagy minőségi elvárásokkal, megemelkedett hosszú távú költségeket eredményezhetnek, és a siker legfőbb akadályává válhatnak. A TCO ezen felül gyakran figyelmen kívül hagy olyan stratégiai jelentőségű beszerzési szempontokat, mint például a kockázat elkerülése, az alacsony költségű országokból történő beszerzési stratégiák (Low Cost Country Sourcing – LCCS), a kiegészítő partnerkapcsolatok és a diverzifikációs stratégiák.

A stratégiai beszerzés értéket teremt: fő szempontja nem a legalacsonyabb, hanem a legjobb ár. Van, hogy az értéket az alacsonyabb áron szállító kiválasztása jelenti, van, hogy ezt a magasabb árral párosuló jobb minőség és megbízhatóság adja. A gyenge minőségű termék előállítása vagy a követelményeknek való meg nem felelés a jelenlegi és jövőbeni értékesítés rovására megy. A TVM-mel minden értékalapú mérés és költség a modell részét képezi, így minimalizálhatóak a potenciális kockázatok.

A TVM megközelítésű beszerzés könnyen alkalmazható minden szervezetben, különösen pedig ott, ahol működött már a TCO típusú alkalmazás.

 

1.1.5 Beszerzési érték – Összefoglaló

 

Értékmérés	Értékdefiníció	Alkalmazott módszer
PPU	Alacsonyabb egységár	Egyszerű aukció
TCA	Legalacsonyabb alapköltség (beleértve a fuvarköltségeket is)	Testre szabott aukció
TCO	Legalacsonyabb felhasználási költség (beleértve az indirekt költségeket is)	Döntésoptimalizálás
TVM	Legmagasabb érték a költségarányhoz képest (kockázatok és költségek egyensúlya)	Integrált döntésoptimalizálás