Egy rövidke sorozat indul, hogy az ellenőrzések és a rendszereink között milyen összefüggések vannak, illetve lehetnek. Bemutatjuk, miért kívánják meg a különböző „felügyeleti szervek” a pontos és visszakereshető adminisztrációt, és megpróbálunk életszerű, gyakorlati tapasztalatokat ehhez hozzátenni.

A következő számban a rendszerek és a belső ellenőrzés kapcsolatáról fogunk írni, a mostaniban pedig az APEH-ról.

 

Az Electoolnak több olyan rendszere van, mely nem csak a beszerzési folyamat összes elemét fedi le, hanem más típusú adminisztratív feladatokat is támogat. A megoldásokról egy rövid videót itt tud megnézni:

www.electool.com/hu/megoldasok/rendszerek.html

 

A rendszereink közül a szerződésmenedzsment rendszer az, ami talán legjobban úton-útfélen „összetalálkozik” az APEH-hel, illetve az adóhatóság kívánalmaival.

Érdekes, hogy Nyugaton inkább a jogszabályi megfelelés, és legfőképpen a SOX megfelelés miatt terjed a szerződésmenedzsmentnek a használata, nálunk az APEH az, aki indirekt módon „támogatja” a vizsgálataival azt, hogy minden egyes tranzakció írásos dokumentummal legyen alátámasztva.

Ezen a területen a legkisebb hiányosságok észlelésénél is a számviteli fegyelem megsértéséért fog büntetni.

 

Miért jó, ha van ilyen szerződésmenedzsment rendszerünk:

- Minden egyes számlához elő tudjuk húzni az ahhoz tartozó szerződést.

- Nem tartanak fel, így gyorsabban, transzparensen lezajlik a vizsgálat.

- A dokumentumokat át lehet adni elektronikusan, másolgassa vagy nyomtassa az APEH munkatársa, ha kövér papírral telített munkadossziékat akar magának (nem minket tartanak fel).

- Minden szerződést gyorsan és pontosan tudunk megkeresni és odaadni, ez jó az APEH-os kollégának, mert az ügyfélre osztott vizsgálati időben a dokumentumok megléte miatt nem kell annyira feszítetten dolgoznia, korábban hazamehet, nem lesz annyira ingerlékeny…

- Irányítani tudjuk az eseményeket. Állítólag az APEH-esek úgy nem mennek el egy adóvizsgálatról, hogy ne találjanak valamit. Ha mindent oda tudunk adni, akkor adhatunk lehetőséget irányított hiba megtalálásra is, amivel az APEH is megelégedhet és nekünk sem fáj nagyon. Azt, hogy az adóhatóság így dolgozna, mi cáfoljuk. Egyébként szeretjük több okból őket, főleg amiatt, hogy erősíti a professzionális szerződés menedzsment utáni igényeket…..

 

Alapprobléma az APEH revíziók során:

Nincs megfelelő tartalommal alátámasztott dokumentációs szerződés a tranzakcióra, a tranzakció jogosultságát kérdőjelezi meg az APEH (adóalap-módosítás, színlelt ügylet megállapítása, stb.), illetve számviteli fegyelem megsértéséért büntet.

 

A főbb okok lehetnek (és hozzátesszük a következményt is):

1. Nincs meg az összes szállítói / jogi szerződés - elment a kolléga, nem is volt, eltűnt, nem találják stb.

Deák Zoltán kollégánk adószakértőként dolgozott egy darabig, az ő praxisában a legviccesebb indok az volt, hogy a kutya megette a keresett dokumentumokat…

Következmény: az adóbírságokon túlmenően a vállalat és területvezetők felelősségre vonása (bónusz csökkentés, figyelmeztetés stb.) Sok esetben a múltat vizsgálja az adóhatóság, amikor az érintett vezető nem is volt a cégnél, de hát a dolgokat azon verik le, aki éppen ott van. Ilyenkor sóhajtanak nagyot a vezetők, hogy ha lett volna egy szerződésmenedzsment megoldás a cégnél, akkor ezek a dolgok egy rövid leltár lefuttatásával kiderültek volna!

 

2. Van szerződés / dokumentáció - ez már jó hírnek tűnhet, de nem megfelelő a formai és tartalmi követelmények megléte. Nem a cégképviseletre jogosult írta alá, hiányoznak belőle olyan passzusok, amik fontosak: pl. a pontos elszámolások szerződésszerű rögzítése, fizetési határidők pontos lefektetése, stb. Ezeket az APEH a vizsgálatnál hajlamos a saját értelmezése szerint olvasni, és ez alapján adóhiányt feltárni. Az ok egyszerű: nem mentek át a szerződések azokon a folyamatokon –mivel a szerződéskötési folyamatot nem támogatta egy rendszer, amelyek biztosították volna a megfelelő szakmai formát és tartalmat.

Következmény: büntetés, elmarasztalás és ennek folytatásaképpen egyfajta egymásra mutogatás, felelőskeresés a vállalaton belül.

Zárógondolat: a bizonyítási kényszer az APEH –vizsgálatoknál általában a cégekre hárul, és az ilyen csatákat meg csak „jó fegyverekkel” lehet megnyerni.

 

Bővebben a szerződésmenedzsmentről: http://www.contracttool.hu