Etikus tárgyalás több beszállítóval

Ezt a cikket egy amerikai szaklapban olvastuk, és izgalmas kérdéseket feszeget: az ajánlatok beadását követően etikus-e egyetlen, vagy csupán néhány kiválasztott céggel tárgyalni? Vajon meg kell-e adni minden beszállítónak ugyanezt a lehetőséget?

 

A cikk szerzője egy nagyvállalati beszerzési vezető és ő így nyilatkozott erről a kérdésről:

 

„Én ilyen helyzetben az alábbi hüvelykujjszabályt alkalmazom.

A beszerzési folyamat ajánlattételt követő szakaszában készítek egy olyan rangsort a legjobb ajánlattevőkről, amit folyamatosan frissítek. Ez az értékelés alapulhat pusztán az árakon, de állhat több kritérium összességéből is. Az én elvem az, hogy nem adhatunk tárgyalási lehetőséget valamelyik cégnek úgy, hogy nem kap erre esélyt minden magasra értékelt ajánlattevő.

 

Ha például hét ajánlattevőből a harmadik helyen szereplő céggel kívánunk tárgyalni, az első és második helyezett beszállítónak is meg kell adni az esélyt arra, hogy faragjon az áraiból. A harmadik helyezett mögé sorolt jelöltek miatt nem fájna a fejem, hacsak nem feltételezhető az, hogy ők is jó eséllyel ringbe szállhatnak a további versenyben. Minden más esetben ilyenkor már ezeket a cégeket ki is zártam a további versenyből.

 

Abban az esetben, ha csupán a 3. helyezett ajánlattevővel tárgyaltam, és ennek eredményeként sikerült elérnem a „legjobb megállapodást”, de nem adtam azonos esélyt az első és második cégnek, a kiválasztási folyamat etikussága megkérdőjelezhető lesz.

 

Ha gyakran alkalmazzuk ezt a módszert, akkor azok a beszállítók, akik gyakran vesznek részt a kiválasztási folyamatainkban, vissza is élhetnek a helyzettel. Ha a korábbi tapasztalataikra alapozva előre számolnak azzal, hogy nem kell elsőre megadniuk a legjobb ajánlatukat, mert még később is lesz lehetőségük erre, a beszerzési folyamat összetett lesz, és nem elég hatékony.

A beszerzőnek ilyenkor szembe kell néznie azzal a kérdéssel is, hogy miért mással tárgyal, és nem a két legjobb ajánlatot benyújtott céggel? Bizonyos esetekben ennek hátterében az a belső nyomás állhat, hogy meg kell tartani a jelenlegi beszállítót.

Pusztán arra használni az ajánlatkérési folyamatot, hogy csökkentsük a jelenlegi beszállító árát annak a valós esélye nélkül, hogy sor kerüljön váltásra, nem etikus. A vállalati kultúra fejlesztése és a korrekt eljárások betartása érdekében szükség lehet bizonyos változásokra a cégen belül.”

 

Véleményünk szerint számos igazság és féligazság van a cikkben, a döntéseket és a metodikát sokszor egyéb paraméterek (pl. egy gazdasági válság, egy célprémium megléte stb.) is alapvetően befolyásolhatják. Egy biztos, megfelelő versenyeztető technológiával felvértezve ezek a kérdések sokkal jobban és átláthatóbban kezelhetők, mind az ajánlatkérők, mind a szállítók nagyobb megelégedésére.