Ennél a témánál megpróbálunk a beszerzés különböző szakaszaihoz gyakorlati útmutatókat adni. A mostani cikkben a szerződéstervezetekkel és szerződésekkel kapcsolatos alapdolgokra mutatunk egy-két tippet. (A szerződéskezelésről egyébként sokat írtunk, lásd korábbi hírlevelünket.)

 

A szerződés ellenőrzése

A szerződéskötési tárgyalások során jelentős helyzetelőnye lesz annak a félnek, amelyik átveszi az irányítást a változtatások megszövegezésében, valamint a szerződés véglegesítésében és papíralapú előállításában. Különösen igaz ez a hosszú hatályú és összetett szerződések esetén.

A szerződés ellenőrzőjének lehetősége van olyan kisebb változások beiktatására, amelyek kevésbé tűnnek fontosnak a másik fél számára. Néha látszatra jelentéktelen, de a későbbiekben fontosnak bizonyuló fogalmak és feltételek sikkadhatnak el, ha másnak engedjük át az irányítást. A legkevesebb, ami ilyenkor megtörténhet az, hogy a másik fél terminológiája kerül a szerződésbe; ennél sokkal fontosabb azonban, hogy ezzel a későbbi jogi értelmezés vagy ipari gyakorlat irányai is megalapozhatók.

A szerződés dokumentuma felett őrködő fél kétségtelenül lépéselőnyt élvez a tárgyalások során.

A fogalmak és feltételek ellenőrzése

Mindkét szerződő fél győződjön meg arról, hogy még véletlenül sem kerül a szerződésbe olyan ismeretlen fogalom vagy új feltétel, amely a másik fél standard dokumentumában, számláin vagy megrendelőiben szerepelhet. A beszállító számláin feltüntetett fogalmak és feltételek gyakran mások, mint a vevő megrendelőjében szereplők, ráadásul mindkettő terminológiája eltérhet a szerződés nyelvezetétől. Gyakori eset, hogy a számla kiegyenlítésével a vevő elfogadja a beszállító feltételeit. Újabban a megállapodások a beszállító weboldán feltüntetett általános szerződéses feltételekre is hivatkoznak. Ezt azonban néha nehéz nyomon követni, a beszállítók ugyanis tetszés szerint módosíthatják a weboldalak tartalmát, azokon pedig áraikat és feltételeiket.

A nagy és kiváló jogi képviselettel rendelkező cégek komoly tárgyalási előnyt élveznek egy ilyen helyzetben.

Mit tehetünk mi, mint beszerzők?

• Ragaszkodjunk ahhoz, hogy a szerződés a mi céges papírunkra kerüljön, a tárgyalások során mi ellenőrizzük és módosítsuk a dokumentumot, valamint gondoskodjunk arról, hogy a mi feltételeink érvényesüljenek az esetek túlnyomó többségében;
• Minden verziót mentsünk, főleg a végső elektronikus és az aláírt papíros változatot is
• Használjuk a szövegszerkesztő programok összehasonlító funkcióit és a változáskövetéstA szerződéses feltételek képezzék részét már az ajánlatkérési dokumentumnak is, hogy a nyitott kérdések tisztázására mielőbb sor kerülhessen;
• Tekintsük át a beszállítók számláit, vessük össze azokat a mi megrendeléseinkkel és/vagy szerződéses feltételeinkkel. A „gyanús” számlákat adjuk át véleményezésre cégünk könyvelőjének vagy jogi képviselőjének.