Évtizedekkel ezelőtt a „vevők” azt gondolták, hogy a belső felhasználóknak kell meghatározniuk azt, mire van szükségük, a beszerzőknek pedig arról kell gondoskodniuk, hogyan vásárolják meg azt a legjobb feltételekkel. Az új évezreddel ez a felfogás gyökeresen megváltozott.

Ma már általános gyakorlat, hogy a beszerzési csapat proaktív módon segít belső ügyfeleinek a követelmények pontos meghatározásában, és stratégiai megközelítéssel szerzi be a szükséges termékeket vagy szolgáltatásokat.
Ha a beszerzési szervezet nem proaktív a belső ügyfelekkel, az negatív hatással lehet a teljesítményre.

1. probléma: Ha a specifikáció nem pontos, a potenciális beszállítók nem adhatnak megfelelő ajánlatot, vagy árajánlatukat jócskán felülbecsülhetik. Nagy általánosságban elmondható, hogy amennyiben az ajánlattevők árai között rendszeresen több mint 15-20%-os eltérés mutatkozik, minden bizonnyal zavaros vagy nem pontos volt az igények megfogalmazása.

2. probléma: Ha a beszerzés nem proaktív és nem kommunikál a belső ügyfelekkel, gyakran csak későn kapcsolódhat be a beszerzési folyamatba. Ha a belső partner már megkereste a beszállítót vagy a specifikáció kidolgozásában már fel is használta a tőle szerzett információt, nehéz visszafordítani a folyamatot.

3. probléma: Ha a beszerzés nem válik az ügyfél és a beszállító közti viszony harmadik, objektív felévé, a vállalatban nem fogják tudni egy szintre hozni a hasonló követelményeket, hiszen a különböző ügyfélcsoportok eltérő elvárásokat fognak támasztani hasonló szükségletek esetén is. Ennek eredményeképpen elmarad a különféle költési kategóriák (gyártási felszerelések, irodai eszközök, nyomtatott anyagok, HW-ek, SW-ek, biztonsági technika, IT szolgáltatások stb.) szervezeti szintű standardizálása.

A beszerzésnek proaktív módon kell a belső ügyfeleivel együttműködnie, így lesz lehetséges egységes és standard termékeket és szolgáltatásokat kialakítani. Ha ezt elmulasztja, mind a beszerzés, mind a folyamatos támogatás költsége a csillagos égig szökhet. 
 

1. Proaktív módon építsünk ki szoros együttműködést a belső ügyfeleinkkel!
A csoportok közötti közös munka kiépüléséhez időre van szükség, ez nem történik meg magától csak azért, mert a cég vezetése ezt előírta. A legsikeresebb beszerzési szervezetek munkatársai nagy figyelmet fordítanak a jó kapcsolatok kialakítására: részt vesznek belső partnereik csapatértekezletein, segítenek az éves költségvetés és előrejelzések kidolgozásában és együttes munkával határozzák meg a beszerzendő termékek és szolgáltatások követelményeit. Kapcsolatot építeni nem lehet saját szobánk falai között, oda kell menni a belső ügyfélhez és csapattagként részt kell venni a mindennapi tevékenységükben.

2. Tegyük a beszerzés folyamatát felhasználóbaráttá!
Egyszerű-e belső ügyfeleink számára a beszerzés annyira, mint mondjuk az otthoni, vagy az eBay-es, Amazonos stb. bevásárlás? Vagy esetleg a jelenlegi beszerzési folyamatot körülményesnek tartják, ami megnehezíti mindennapos működésüket? Ha valóban azt szeretnénk, hogy belső partnereink bevonjanak bennünket a munkájukba, első lépésként felhasználóbarát beszerzési folyamatot kell kiépíteni. Dolgozzunk ki pl. olyan formanyomtatványt, amivel könnyebben meg tudják fogalmazni igényeiket. Ha időt szánunk az ügyfél centrikus folyamat megismertetésére, nagyobb lesz bennük is a hajlandóság arra, hogy legközelebb korábban bevonjanak bennünket a beszerzésbe.

3. Mutassuk ki a jövőbeni költségeket!
Mind a magán, mind az állami szektorban olyan technológiákat alkalmaznak, amiről a beszerzési szakértők néha nem vesznek tudomást – ez pedig a „budgeting”. Ez a költségtervezés azt jelenti, hogy az üzleti területnek előre kell jeleznie, nem csak a külső költéseit, hanem azt is, hogy milyen működési költségei lesznek.