Három főbb szervezeti beszerzési modell ismeretes.

Miközben mindegyik azonos alapvető e-beszerzési funkcionalitásokkal bír, mindegyik modell rendelkezik sajátos e-beszerzési követelményekkel, és más-más elemeket és funkciókat helyez előtérbe. Az alábbiakban arról ejtünk szót, hogy melyek ezek a modellek, és miben különböznek egymástól.

Az első modell a decentralizált beszerzés klasszikus formája, amikor minden üzleti terület, illetve funkcionális vagy területi egység saját beszerzéssel rendelkezik: mindegyik önállóan látja el ezt a feladatot, és saját maga felel a saját beszerzési folyamatokért és döntésekért. Ennek köszönhetően ezek az egységek gyorsabban tudják beszerzéseiket lebonyolítani, hatékonyabban reagálhatnak a problémákra, és kihasználhatják a helyi piac- és/vagy termékismeretből adódó előnyöket. Ez a modell egyúttal bizonyos korlátokat is hordoz: nem érvényesíthető a beszerzésekben a cégszintű vásárlóerő, és nincs feltétlen összhang az adott üzleti egység és az össz-vállalati célok között.

Amennyiben a szervezet decentralizált modell szerint működik, az e-beszerzési rendszernek rugalmasnak kell lennie, hiszen adott esetben minden egység más igénylési formátumot, jóváhagyási folyamatot, kiszállítási rendszert, számlázást és kifizetést szeretne alkalmazni. Sokféle munkafolyamatot kell tehát támogatnia, és eltérő költségelemzéseket kell végeznie – egyszóval meg kell felelnie a különböző egységek eltérő elvárásainak.

A következő modell a központosított beszerzés, amikor a beszerzés egyetlen, centralizált rendszerben történik. Ennek komoly előnyei vannak: vállalati szinten lehet érvényesíteni a vásárlőerőben rejlő lehetőségeket és a standardizált beszerzési folyamatokat. Kockázatot jelent azonban, ha a helyi beszerzési piacismeret előnyeit vagy a felhasználási szokásokat nem vesszük figyelembe: ilyenkor bizonyos régiók nem az optimális feltételekkel kénytelenek vásárolni. Ha a helyi menedzserek nem támogatják a központi, kötelező döntéseket, a szerződéseken kívüli beszerzéseknek a száma is emelkedhet, és növekedhet a váratlan igény- vagy beszerzési változtatások végrehajtására szánt reakcióidő is.

Abban az esetben, ha a vállalat központosított modell szerint működik, az e-beszerzési rendszerrel szemben magas elvárásokat támasztanak a felhasználók, mivel az egész vállalat egyetlen központosított alkalmazást és adatbázist fog használni. Munkatársaik százai vagy ezrei használják ilyenkor a rendszert, más-más szerepekkel és eltérő hozzáférési jogosultságokkal, ezért jól kidolgozott, szerteágazó menedzsment-rendszert kell hozzá kidolgozni. Egy adott vezető például csak a saját szervezetében és csapatában tapasztalható aktivitásokat láthatja. A rendszernek alkalmasnak kell lennie arra is, hogy támogassa a szervezeti egységenkénti elemzéseket, ami beépített modullal vagy egy külső eszközzel is megoldható.

A harmadik megoldás a kevert beszerzési modell, amit központilag vezérelt beszerzésnek nevezünk. Ebben a beszerzési központ a vállalati szintű beszerzési stratégiákra, stratégiai termékekre és szolgáltatásokra, a legjobb gyakorlatok és tapasztalatok megosztására koncentrál, a taktikai feladatokat és vásárlásokat pedig átengedi az önálló üzleti egységeknek. Ezzel a modellel a vállalat élvezheti a központosított és decentralizált beszerzések előnyeit, a lehető legkevesebb hátránnyal.

Ilyen esetekben is az e-beszerzési megoldásnak rendkívül rugalmasnak és megbízhatónak kell lennie, mivel a decentralizált beszerzések minden egyes egységének a munkafolyamatát, de a központosított beszerzés egyetlen workflow-ját is támogatnia kell. Rendkívül precíz szerepmegosztásra, magas szintű rendszerbiztonságra és intelligens adatmenedzsmentre van szükség, mivel a felhasználók eltérő jogosultságokkal rendelkeznek attól függően, hogy a költés a központosított vagy a decentralizált kategóriába esik.