A költéselemzés a beszerzés sarokköve lett. Sajnos a legtöbb cég nem rendelkezik elegendő, pontos és megbízható adatokkal, és nincs naprakész rálátásuk a vállalati szintű költésekre. Ha viszont nem tudjuk, mennyit, milyen beszállítók mely termékeire költünk, döntéseink csupán feltételezéseken alapulhatnak. Az Aberdeen Group alapos vizsgálata is alátámasztotta: a hiányos információk miatt a beszerzési döntések megérzéseken, és nem tényeken alapszanak.

 

A költéselemzés tíz legjobb gyakorlata

1. Ellenőrizzük meglévő adottságainkat! Térképezzük fel, hol találhatóak meg a vállalat rendszerében a költésre vonatkozó adatok és azok milyen minőségűek? Az információkra vonatkozó megállapításaink legyenek reálisak! Nyomozzuk ki azt is: miről nem tudunk?

2. Férjünk hozzá minden költésre vonatkozó adathoz mind a vállalaton belül, mind azon kívül! Ebbe beletartozik a számlák és a kifizetések után történő nyomozás, de az átutalások és az ad-hoc jellegű pénzügyi tranzakciók közötti keresgélés is. Meg kell ismerni a banki és hitelinformációkat, adatokat kell gyűjteni a szolgáltatóktól, az üzleti partnerektől és a fiókvállalatoktól is.

3. Vállalati szintű, közös kategóriákat kell bevezetni, hogy a költések csoportosítása a mi szükségleteink szerint legyenek meghatározva! A költéselemzésben szerencsés ipari standardokat vagy általánosan használt kategóriákat használni.

4. Alkalmazzunk olyan szoftvert vagy tapasztalt szolgáltatót, amely – a meglévő alapokon és automatizálással, vagy tudással - segíteni tud az adatok rendszerezésében! A kifizetések gyakran a pénzügyi rendszeren kívül, harmadik félen keresztül vagy egyszeri beszállítóknak történnek.

5. Alkalmazzunk kategória-szakértőket, akik majd gondoskodnak arról, hogy a bevezetett rendszerezés ésszerű, teljes, érvényes és pontos legyen! Az új beszerzéseket így automatikusan besorolhatjuk valamely kategóriába, a kivételek pedig külön kezelendők.

6. A költéselemzést minden szinten el kell végezni! A cél az, hogy a költések 90%-át be tudjuk sorolni – ehhez minden tételről tudni kell, hogy ki, mit és honnan vásárolt?

7. Ellenőrizzük adatainkat más cégekből szerzett információk alapján! A külső források gazdasági tevékenységre, alapanyagokra, csomagolásra, logisztikára vonatkozó adatai segítenek megérteni a sajátjainkat. Ebben számos, nyilvánosan is elérhető információforrás áll a beszerzési szakértők rendelkezésére.

8. Végezzünk gyakrabban költéselemzést! Az üzleti környezet dinamikusan változik, az árak módosulnak, a beszállítók tönkremennek, a szerződések lejárnak és az értékesítés ingadozik – ha automatizáljuk a beütemezett jelentési standardokat, olyan gyakran kaphatunk naprakész információkat, amilyen gyakran csak akarunk.

9. Használjunk döntéstámogatási eszközöket! A túl sok és rendkívül részletes információt tudni kell kezelni. Válasszuk ki az alkategóriára vagy a szükséges speciális nézetre vonatkozó riportokat, és használjuk fel a kinyert adatokat a további munkánk során!

10. Folyamatosan javítsuk a költéselemzésünket! A költési adatok változnak, ezért folyamatosan javuló projektként kell kezelni őket. Minél jobban átlátjuk ezt a folyamatot, annál jobb döntéseket tudunk hozni.