A tulajdonlás teljes költségének kimutatása olyan elemzés, amellyel a beszerzett termék teljes életciklusát veszik figyelembe, beleértve a vásárlás és a működés költségét, de azokat a kiadásokat is, amelyek a tulajdonlás ideje alatt felmerülnek (pl. dokumentálás, képzések stb.).

Hogyan viszonyul a tulajdonlás költsége az árhoz?
A tulajdonlási költség kifejezi azt a különbséget, ami a beszerzési ár és a hosszútávon felmerülő költségek között van. Ez a típusú elemzés a nyolcvanas évek közepén kezdett elterjedni, amikortól az IT hardware és software beszerzések támogatására komoly összegeket kellett fordítania a cégeknek – a vezetők ekkor ismerték fel, hogy ezeknek az eszközöknek a támogatása akár nyolcszor is többe kerülhet a beszerzési árnál. Ettől kezdve a cégek számos beruházási döntésnél (pl. épületek, gépkocsik, gépek, infrastruktúra, IT beszerzések) vették figyelembe a tulajdonlás költségét. Ha ezt az elemzési módszert alkalmazzuk a beszerzési folyamat során, közvetlenül kihathatunk a beszállító kiválasztására, a beszerzések priorizálására és a vállalati költségvetésre.

Mit foglal magába a tulajdonlási költség?
A tulajdonlási költségszámításnak három fő eleme van, ezek az alábbiak:
1. Vásárlás/hardware költségek
2. Működési költségek
3. Munkavállalói bér- és járulékos költségek

Vásárlási költségek
A vásárlás/hardware költségek magukba foglalják az eszköz árát az adók nélkül, de ez már a jutalékok, árengedmények és záró költségek utáni kiadás összege. Számos esetben ide értendőek bele azok az egyszeri periférikus eszközök vagy szükséges fejlesztések ára is, amelyek elengedhetetlenek a megvásárolt eszköz üzembe helyezéséhez.

Működési költségek
A működési költségek olyan szolgáltatásokat jelentenek, amelyek nélkül nem lehet használni a megvásárolt eszközt. Ilyenek például az üzembe helyezési és tréningköltségek, valamint a direkt működéshez kapcsolódó kiadások.

Munkavállalói bér- és járulékos költségek
A munkavállalói költségek közé tartoznak többek között az adminisztrációs, az eszközök supportjával megbízott munkatársak és az operátorok bérköltségei. Ide sorolhatjuk még a képzéseket és a karbantartási munkálatok díját is.

Könyvelési hozadékok
A tulajdonlási költség nem csak költségeket tartalmaz, hanem a beruházás járulékos megtakarításokat vagy bevételeket is eredményezhet. Az ily módon megvalósuló cash flow csökkenti a tulajdonlás költségét.
A tulajdonlási költség elemzése a döntéshozatali eszköztár egyik legfontosabb eleme minden vállalat számára. A megfelelő döntéshez át kell látni a tervezett beruházását egészét és az üzletmenetre kifejtett lehetséges hatását is.

 

Fent három költségcsoportot említünk meg, melyek viszonylag egyszerűen alkalmazhatóak, viszont nem teljesen fedik le a módszer által a szakirodalomban bemutatott gondolatokat. Meg szeretnénk jegyezni továbbá, hogy a szakirodalom ezt nem mindig így közelíti meg. Így például a TCO mint ötlet Atkinson és Kaplan munkájában (1989, p. 377.) jelent meg először: „A tulajdonlás teljes költsége magába foglalja nemcsak a beszerzési árat, hanem a vásárolt alapanyagok és alkatrészek ütemezése, az áru fogadása, ellenőrzése és felhasználása során felmerült költségeit”. Ellram (1995) kiemeli, hogy a TCO a teljes beszerzési ciklus alatt felmerülő tényleges költségek megértésére koncentrál. A TCO logikája igyekszik minden, a beszerzett termék megszerzése és felhasználása során felmerült költséget figyelembe venni, s ezáltal megkülönböztetni a legalacsonyabb árat kínáló szállítókat a legalacsonyabb költséggel szállítóktól.

A teljes költség elemei Carr–Ittner (1992) rendszerezése szerint a beszerzési ár mellett a beszerzés (rendelés, szállítás, minőségellenőrzés), a készletezés (raktározás, biztosítás, rongálódás, tőkeköltség), a nem megfelelő minőség (selejt, újra megmunkálás, újbóli bevételezés, újracsomagolás, állásidő) és a szállítási problémák költségei (állásidő, a késedelmes szállítás miatt elvesztett eladások, a korábbi szállítás miatti adminisztratív és készlettartási költségek).

Megítélésünk szerint az alábbi csoportok kialakítása vezet a legáttekinthetőbb eredményhez, ahol minden csoportban külön kell feltüntetni egy egyszeri és az ismétlődő költségeket:
- Beszerzési ár: a termékért vagy szolgáltatásért a beszállítónak fizetett összeg.
- A megszerzés költsége: minden olyan költség, amely a beszerzési folyamathoz, a termék vagy szolgáltatás vevőhöz való eljuttatásához, a tranzakcióval kapcsolatos adminisztrációhoz kötődik.
- A felhasználás költségei: minden olyan költség, mely a vásárolt termék vagy szolgáltatás felhasználásakor, egy alkatrész esetén a termékbe való beépülésekor, egy berendezés vásárlása esetén annak élettartama alatt jelentkezik. Példák erre a szükséges készletszint, a selejt költsége, a garancia időtartama, installálás költsége, állásidők hossza, stb.
- Az élettartam végéhez kötődő tételek: amelyek lehetnek a termék megsemmisítéséhez, selejtezéséhez, stb. kötődő költségek, illetve lehetnek bevételek, amelyek a termék, vagy berendezés értékesítéséből, újrahasznosításából fakadnak.

Ezek a kategóriák a legfelül bemutatottnál lényegesen szélesebbek. A gyakorlatban igen komoly munkával számszerűsíthető tételekről van szó, talán ezért is a gyakorlat sokszor lényegesen egyszerűsít, amivel viszont épp a lényeg nem biztos, hogy felszínre kerül.
Természetesen született néhány diplomadolgozat, vagy tanulmány, ami a TCO meghatározására irányult. Ezek tanulsága nem feltétlen az, hogy nagyon sok tényező sok munkával való számszerűsítése hoz eredményt, hanem hogy egyáltalán megpróbálják végiggondolni azt, hogy egyik vagy másik választás milyen közvetlenül nem látható, ugyanakkor nagyságrendileg eltérő költségeket vagy éppen megtakarításokat eredményez más területeken.

A TCO módszer alkalmazása sokszor munkaigényes. Viszont pont ennek hatására a korábban nehezen összehasonlíthatónak ítélt beszerzések összemérhetőbbé válhatnak. Alkalmazás módszertani szempontból széleskörű átgondolását javasoljuk akkor is, ha később egyszerűsítéssel élünk.

Olyan ez a TCO, mint a mosogatás: piszkos a mosogatóvizünk is, piszkos a belerakott tányér is, mégis a mosogatás végén tiszta lesz a tányér.