A központosított beszerzés során a vállalat összes beszerzése felett egy szervezet, a beszerzés rendelkezik – ez teszi lehetővé az eredményesebb ártárgyalást, a kedvezőbb szerződéses feltételek kiharcolását és a nagyobb beszállítókkal történő jobb együttműködést. A központosításnak köszönhetően hatékonyabb a készletgazdálkodás, alacsonyabbak a bérköltségek és optimális a létszám, miközben a beszerzési szakértők megfelelő szakmai képzésben és támogatásban részesülnek.

Habár mindez kézenfekvőnek tűnik, számos vállalat vált hirtelen naggyá, esett át cégegyesítésen vagy felvásárláson, aminek gyakran az lett a következménye, hogy a szervezeten belül több beszerzési osztály is létezik, amelyek bizonyos termékcsoportokért felelnek.

A központosított beszerzés előnyei:

• Kisebb létszámmal is eredményesen működik.
• A munkatársak erőfeszítései és a költségek nem duplázódnak, és minden tevékenység standardizált.
• A beszerzők egy részének nem kell többé alacsony prioritású és ad hoc jellegű beszerzésekkel foglalkoznia.
• A nagyobb volumenű beszerzésnek köszönhetően jobb árakat, nagyobb kedvezményeket és kedvezőbb feltételeket lehet elérni.
• A nagyobb szállítmányok által olcsóbb lesz a szállítás és alacsonyabbak az anyagmozgatással és raktározással járó bérköltségek.
• A számítógépes rendszereknek köszönhetően a munka jelentős része automatizálható, a beszerzési rendszerek pedig integrálhatóak a számviteli és készletnyilvántartó rendszerekkel.
• Minden egyes beszerzésről központi nyilvántartás készül.
• A szakértők beszerzési és költségcsökkentési képzéseken vehetnek részt.
• Könnyebb a beszállítókkal történő kapcsolattartás.
• A beszerzés és a belső vevők jó kapcsolatának köszönhetően a beszállítók is jobban megismerhetik az üzleti igényeket, így olcsóbb és megfelelőbb termékeket is tudnak ajánlani.
• Javul a készletellenőrzés folyamata, ezért a raktárkészletet optimális szinten lehet tartani.

A központosított beszerzés hátrányai:

• A belső ügyfelek ad hoc igényeiket is a beszerzésnek kell megküldeniük, ezért hosszabb lesz az átfutási idő, ami elégedetlenséget szül.
• Amennyiben egy vállalatnak több helyen is van egysége, nem mindig élhet a helyi szintű kedvezményekkel.
• Ha a központosított beszerzés túlméretezetté és összetetté válik, nehéz iránytani.
• Egy kisebb vállalat esetében nem mindig költséghatékony külön beszerzési szakértőket és specifikus rendszereket alkalmazni.

A fentiek alapján egyértelmű: amennyiben egy nagyobb, földrajzilag viszonylag koncentrált vállalatról van szó, a központosított beszerzésnek több az előnye, mint a hátránya.