Beszerzési szótár

Egy kis szószedettel segítjük azokat az olvasóinkat, akik a beszerzéssel kapcsolatos témákkal angol nyelven is foglalkoznak. A szakszavakat az alábbiakban magyarul értelmezzük.

Aggregation - Aggregálás (vagy "Poololás")

A vállalaton belüli, ill. vállalatok közötti különböző kategóriájú beszerzések egyesítése abból a célból, hogy a szállítóknál optimális árakat és szerződéses feltételeket lehessen elérni. Sok esetben konzorcium típusú beszerzésnek is hívják.

Buying Categories - Beszerzési Kategóriák

A költések különböző területei a fő csoportokba besorolva: indirekt, vagy nem stratégiai anyagok (mint például irodai kellékek, informatikai eszközök), melyek az üzemvitelhez szükségesek), és direkt, vagy stratégiai anyagok (mint például nyersanyagok), melyek a társaság termékeihez és szolgáltatásaihoz nélkülözhetetlenek.

Buyer & Supplier Enablement - Vevő és Szállító Együttműködés

Az a folyamat, melynek során a vevők és szállítók képessé vállnak elektronikus kereskedelmi megoldások használatára. Ez magában foglalja az eKatalógusokat, a vevők és szállítók integrálását, és az ehhez kapcsolódó kommunikációt és tréninget. Gyakran ez a hiányzó kapocs az e(stratégiai)Beszerzés és az eBeszerzés (Procurement/megrendelés) között, amely biztosítja azt, hogy a vevő az előzetesen letárgyalt keretszerződésből rendeljen, és realizálja a megtakarításokat.

Category Management - Kategória Menedzsment

Az egyes költések és szállítói teljesítések folyamatos követése az egyes beszerzési kategóriákra vetítve azzal a céllal, hogy a költségeket csökkenteni, ill. szállítói teljesítéseket javítani lehessen. Néha szállítói-kapcsolat menedzsmentnek, vagy áru-menedzsmentnek is hívják.

Compliance - Teljesülés

Az a fok, amellyel azt mérjük, hogy a vevő a preferált szállítótól és a letárgyalt szerződésből más beszerzési forrásokhoz képest milyen arányban rendel. Ahhoz, hogy a társaságok a megtakarításokat valóban elérjék, magas teljesülési foknak (másképp: azonosulás) kell megvalósulnia. A magas arányú teljesülés egyik fontos feltétele a vevő és szállító együttműködése.

Commodity Manager-Egyes beszerzési területért felelős munkatárs

Nagyobb, általában termelő vállalatoknál egyes beszerzési csoportokat alkotanak és ezek beszerzéséért egyes beszerzési vezetőket jelőlnek ki. A beszerzési igazgatóknak riportálnak.

CPO-Chief Purchasing Officer- Beszerzési Igazgató

A tengerentúli és európai nagyvállalatoknál felismerték a beszerzés jelentőségét az elmúlt években és a beszerzési igazgatókat felemelték a nagyvállalatoknál az ugynevezett "C-Level"-re, azaz a vállalat legfelső vezetői közé. CPO elnevezés arra utal, hogy a beszerzési igazgatók így a vállalati döntéshozók legszűkebb köréhez tartoznak ( az elnevezéssel sok esetben a riportálási hierarchia is megváltozott, azaz a CPO már közvetlenül az első számú vezető alá tartozhatnak)

Direkt beszerzés

Olyan beszerzéseket értünk alatta, amely közvetlenül a gyártáshoz, valamilyen termék előállításához vagy a szolgáltatás nyújtásához kellenek. Ezek a beszerzések jellemzően nyersanyagok, alap és kiegészítő anyagok, tágabb értelemben vett termeléshez kapcsolódó beruházások. Jellemző, hogy a társaságok a saját területükön magas beszerzési kompetenciával rendelkeznek.

GRN

Goods Receive Notes, azaz a Szállítólevél rövidítése.

eProcurement - eBeszerzés

Elektronikai eszközök, melyek a tranzakciós beszerzési folyamatot támogatják ill. végzik el. Az eBeszerzés során a vevők elektronikus katalógusban (eKatalógus) keresik meg a szükséges termékeket, és elindítják az igénylési-jóváhagyási folyamatot. Egyes eBeszerzési eszközök a számlázást és a fizetési folyamatot is támogathatják.

eSourcing - e(stratégiai) Beszerzés

Olyan elektronikus eszközök összessége, amelyek a stratégiai beszerzési folyamat során támogatják, kivitelezik és optimalizálják az eredményeket. A rendszer magában foglalja az eRFI-t (elektronikus ajánlatbekérés a szállítótól), eRFP-t (hivatalos ajánlat és árbekérés), az online aukciót (online ármeghatározó eszköz) és ajánlat értékelő rendszert (döntéstámogatás) is.

eSourcing Enablement - eBeszerzés Támogatása

Az a folyamat, melynek során a vevő és szállító képessé válik elektronikus kereskedelmi eszközök használatára a beszerzési folyamat támogatása érdekében. Ez tartalmazhat technológia és üzleti folyamatok bevezetést, valamint szervezeti változásmenedzsmentet és tréninget.

Indirekt beszerzés

Olyan beszerzéseket értünk alatta, ami a gyártáshoz, termék-előállításhoz, szolgáltatáshoz közvetlenül nem szükséges. Itt olyan kiegészítő beszerzésekről beszélünk, mint a vállalatirányításhoz, az általános működéshez szükségesek (irodai berendezések, telekommunikáció, IT, gépkocsik, stb.) Jellemző, hogy a társaságok ezen a területen korlátozott beszerzési kompetenciával rendelkeznek.

Katalógushub(vagy "Cataloghub")

Beszerzési rendszeren kivüli katalógus (azaz külső katalógus) ahol több szállító termékét töltik fel, illetve érhető el az igénylések esetén. Nagy előnye, hogy csak egy katalógust (punch out katalógust) kell összekötni a beszerzési rendszerrel, illetve egy katalógusból lehet indítani az igénylési folyamatokat.

LCCS-Low Cost Country Sourcing

Beszerzések kihelyezése olyan országokban, ahol a beszerzési és részben gyártási költségek alacsonyabbak, mint az anyaországban

Quick wins, low-hanging fruits, hard rocks

Angol terminológiából származó kifejezések, melyek a gyorsan és könnyen elérhető megtakarításokra vonatkoznak.

Open Source / Nyílt forráskod alapú szoftverek (pl. Procurementtool)

Olyan szoftvermegoldások melyek forráskódjához a felhasználók hozzáférnek és kiegészítő funkcionalitásokkal láthatják el.

PO

A Purchase Order, azaz Megrendelés rövidítése.

Procurement - Vásárlás

Megrendelés tranzakcionális kivitelezése. Erre a tevékenységre akkor kerül sor, amikor a sourcing/stratégiai beszerzési folyamat befejeződött és elkezdődnek maguk a napi igénylések. Ezek vállalaton belüli engedélyezése után megrendelések képződnek a szállítók fele, majd a teljesítés után a szállító számlát állít ki, és a vevő kifizeti azt.

Procurement Savings - Beszerzési Megtakarítások

Valós pénzbeli megtakarítások, melyek az eredmény-kimutatásban is jelentkeznek. A jelentős beszerzési megtakarítások egy háromlépéses folyamatot feltételeznek: a megtakarítások megtalálását a stratégia beszerzés fázisában, a megtakarítások realizálását a tranzakciós részben, és azok folyamatos javítását ill. megtartását.

Procurement Services Provider - Beszerzési Szolgáltató

Vállalaton kívüli szakértő társaság, mely a társaságnak abban segít, hogy a beszerzés területén tapasztalt szakértők, és a legjobb technológia segítségével csökkentse az idő- és erőforrás-ráfordítást, és valós megtakarításokat érjen el.

Procurement Outsourcing - Beszerzés kitagolása

Egyes jól definiált feladatok, vagy a teljes beszerzési folyamat átadása külsős szakértőnek

Purchasing - Beszerzés

Olyan funkció, vagy teljes folyamat, amely áruk és szolgáltatások beszerzéséhez kapcsolódik, és célja, hogy támogassa az üzleti folyamatokat. A beszerzés fő elemei: a szükségletek tervezése és elemzése, stratégiai beszerzés, vásárlás/lehívás, megrendelés, folyamatos költség és szállító értékelés.

Külső katalógus (vagy "Punch out")

Külső katalógus amit összeköthetnek a beszerzési folyamatokkal. Nagy előnye hogy nem kell belső katalógusokat minden termékre és szolgáltatásra karbantartani, a karbantartás fáradalmas munkáját a szállítóra, vagy a külső katalógus karbantóra lehet bízni.

Rouge spending

Angol terminológiából származó kifejezés, amely azt jelenti, hogy a munkatársak a vállalati folyamatokban leszabályozottól eltérően szereznek be különböző javakat. Ennek egyik jellemző válfaja az úgynevezett maverick (kalóz) beszerzés, ami keretszerződésen kívüli beszerzést jelent.

RFI-Request for Information-Általános ajánlatbekérés

Olyan ajánlatbekéréseket értünk alatta amikor a vevő még nem tudja teljes terjedelmében megfogalmazni a kívánt szolgáltatást, vagy árut. Ajánlatbekérés több potenciális szállítónak megy el, a visszaérkező ajánlatok alapján az elvárásokat és specifikációt pontosítják, és a szállítók számát lecsökkentik.

RFP-Request for Proposal-Konkrét ajánlatbekérés

Ajánlatbekérés pontosított specifikáció és feltételrendszer alapján (több esetben csökkentett szállítói körtől).

Snail mail

Csigaposta: annyit jelent, hogy valaki nem a legkorszerűbb kommunikációs, web-es megoldásokat alkalmazza, hanem postai levéllel intézi a beszerzéshez kapcsolódó kommunikációt.

Spend Analysis - Költéselemzés

Az a folyamat, ahol a társaság a múltbéli költéseit kategorizálja és értékeli (beszerzési csoport, vagy tétel szinten) abból a célból, hogy beazonosítsa azokat a területeket, ahol megtakarítási lehetőségek realizálhatók. A költéselemzés és a naprakész átláthatóság napjainkra rendkívül fontossá vált, mivel ez az alapja, hogy a beszerzési folyamatok a törvényben foglaltaknak megfeleljenek (Megj.: Sarbanes-Oxley törvényt az Enron bukása után vezették be. Célja, hogy a tőzsdén levő társaságok folyamatai teljesebb mértékben átláthatók legyenek és szűküljön a vezetés általi tudatos pénzügyi és jelentési manipulációk lehetősége)

Spot beszerzés

A kifejezés az angol terminológiából származik, más néven "rögtönzött" beszerzésekről beszélünk. Ezek olyan, részben nem tudatos beszerzések, ahol a belső igények indítják el a beszerzési folyamatot. Nem proaktív, ezért nagyon hatékonytalan.

Sole Source Item

Csak egy szállítótól beszerzett, vagy beszerezhető termék. Ennek okai lehetnek technológiai, vagy más egyéb speciális tulajdonságok.

Strategic Sourcing - Stratégiai Beszerzés

Az a folyamat, melynek során a megfelelő anyagokat ill. szolgáltatásokat biztosító szállítót kiválasztják. Ez magában foglalja a termék a szolgáltatási színvonal specifikálását, a minősített potenciális szállítói kör kiválasztását, az ár, a szolgáltatás, a szállítási feltételek, és végül a kiválasztott szállító meghatározását. A stratégiai beszerzés "végterméke" egy letárgyalt szerződés a preferált szállítóval.