Egyik legjelentősebb közszolgáltató vállalat optimalizációs megoldása

KIINDULÓ ÁLLAPOT:
A több ezer dolgozót foglalkoztató és területileg széttagolt vállalat jó ideje azon problémával küzdött, hogy az igényléseiket bizonyos területeken szeretné elektronikus útra terelni és ezáltal az igényléstől rendelésig tartó folyamatot felgyorsítani, dokumentálttá tenni, a jóváhagyói struktúrát elektronikusan leképeztetni, valamint a keretszerződés kimerülést úgy megoldani, hogy a mögöttes rendszer időben jelezni tudja, hogy mikor kell új közbeszerzési eljárást megindítani.

PROJEKT:
A problémát az Electool a Fluenta (korábbi ProcurementTool) bevezetésével oldotta meg, mely a kiinduló állapot összes problémáját lekezelte. A rendszert kiterjesztették több mint 1000 felhasználóra –nagyon- rövid időn belül és a legkisebb nehézség nélkül.
A felhasználók könnyen eligazodnak a Fluentában, felhasználóbarát módon tudnak igényléseket kezdeményezni, illetve vezetők igényéseket jóváhagyni. A jól átgondolt funkcionalitások, a folyamatos támogatottság és az egyszerű kezelhetőség biztosította a nagy felhasználószám, valamint a gyors bevezetés lehetőségét.

EREDMÉNY:
A vállalat dolgozói áttértek elektronikus igénylésekre, felgyorsultak a folyamatok, a keretkimerülés figyelése megoldódott (többek között az egyes szervezetek közötti keretkimerülést is lehet optimalizálni) és a vezetőség kezébe rendkívül jó kontroleszköz került, melyen keresztül irányítani és időben befolyásolni tudják a beszerzéseiket, valamint rendeléseiket.

A vállalatnál többször fordult elő átszervezés, szervezetmódosulás, ugyanakkor a rendszerben az új jóváhagyási/ igénylési folyamatokat gyorsan és problémamentesen lehetett minden esetben leképezni, így a vállalati működés ezen területen mindvégig folyamatos volt.