Egyik legjelentősebb magyarországi oktatási intézmény

KIINDULÓ ÁLLAPOT:
Magyarország egyik legnagyobb területileg is széttagolt oktatási egyeteme emeltebb szinten szerette volna támogatni az egyes intézményeinek és karainak a beszerzési tevékenységét. Olyan szolgáltatót keresett, mely professzionális ügyféltámogatást tud nyújtani a munkatársaik számára és részben leveszi a terhet a központi közbeszerzéseket végző osztályról.  

PROJEKT:
A választás az Electool szolgáltatáscsomagjára esett, aminek keretében a projekt első fázisában egy többszintű ügyfélszolgálatot hoztunk létre. Az egyetem egyes beszerzéseket végző munkatársai telefonon, emailben, személyesen, vagy az egyetemre szabott elektronikus ügyfélszolgálaton belül tehetik fel a beszerzéssel kapcsolatos kérdéseiket, melyet minden esetben az elektronikus ügyfélszolgálaton keresztül is regisztrálnak, illetve azonosítóval látnak el az Electool dedikált munkatársai. Ennek alapján könnyen ellenőrizhető, dokumentált és rövid válaszidőkkel bíró ügyféltámogatást tudunk biztosítani.
Második fázisban az Electool bekapcsolódott az egyetem közbeszerzési eljárásai lebonyolításába, ahol is az egyetem által meghatározott közbeszerzéseket végzik el közbeszerzési szakértőink. Az Electool jellemzően olyan eljárások lebonyolítását végzi ahol  a szakmai előkészítés megkívánja a külső támogatást, vagy pedig amikor az egyetem esetlegesen szűkös erőforrásokkal bír, hogy saját maga bonyolítsa le az eljárásokat.
Az Electool azon közbeszerzési eljárásoknál ahol a közbeszerzés tárgya megengedi, illetve indokolttá teszi, ott használja az elektronikus árlejtés eszközét is.
Összefoglalva az Electool ezen szolgáltatási csomagja három részből épül fel (szakmai előkészítés / támogatása+közbeszerzési eljárás lebonyolítása + a lebonyolításhoz szükséges elektronikus közbeszerzési rendszer biztosítása) és ez a komplexitás teremti meg annak lehetőségét, hogy minden lebonyolított közbeszerzési eljárás szakmailag megfelelően előkészített legyen, és jó eredményekkel záruljon.

EREDMÉNY:
A szezonális közbeszerzési csúcsok (eu-s pályázatok, stb.), munkák elvégzése és ezáltal belső munkatársak tehermentesítése, esetlegesen hiányzó kompetenciák biztosítása az eljárásoknál. Magas szintű, szerződésessel rögzített ügyfélszolgálat biztosítása. Jelentős megtakarítások az elektronikus árlejtés használatával.