Vállalati gépjármű flotta üzemeltetése esetén erőforrás-igényes operatív és adminisztratív feladatokat kell ellátni.

A gépjárműpark-kezelő társaságok a finanszírozás (lízing) mellett átvállalnak a feladatokból, de ezekben az esetekben is kezelni kell a belső adminisztrációt, illetve a parkkezelők ellenőrzéséhez is hatékony erőforrásokra és speciális szakértelemre van szükség.

Ez a szakértelem a legtöbb vállalatnál hiányzik, pedig a jelentős költségek és a hatóságok (APEH) kiemelt figyelme miatt fontos a törvényi megfelelés, a dokumentációs fegyelem, az átláthatóság, a hatékony ellenőrzés.

A problémakör nem csak jelentős költségtöbbleteket okozhat, hanem jelentős kockázati tényezőket is hordoz magában, melyek csökkentése minden egyes vállalatvezető számára kiemelkedően fontos.

Társaságunk, az Electool azért fejlesztette ki a FleetTool szolgáltatást, hogy a vállalatok átláthatóan és költséghatékonyan tudják gépjármű flottáikat üzemeltetni a belső erőforrások minimális lekötése mellett.

A szolgáltatás magja egy a folyamatokat, a számlákat és a szerződéseket leképező adatbázis, mely különböző szempontrendszer szerint riportokat, automatikus figyelmeztetéseket, feladatmeghatározásokat tud ügyfélre szabható módon biztosítani.

Az Electool FleetTool megoldása a tendereket követő, azokhoz kapcsolódó számlaellenőrzésből fejlődött ki. A számlaauditot lízing/flottamenedzsment tenderek utókövetésénél alkalmazzuk, hogy meggyőződjünk a szerződésben lefektetett kondíciók megvalósulásáról, a számlázás pontosságáról. Az ellenőrzés kiterjed a szolgáltatókra, a szervizekre, az üzemeltetőkre.

Azt tapasztaltuk, hogy ügyfeleinknél a  számlák feletti kontroll csak részleges. Gyakorta csak minimális formai és tartalmi ellenőrzés történik. Ez bizonyos szempontból érthető, hiszen ezeknek a számláknak a "mélységi" ellenőrzése speciális szaktudást igényel. A legtöbb cégnél nem áll rendelkezésre ez a szakértelem, illetve sok esetben nem állnak rendelkezésre megfelelő adatok sem, hiszen a szolgáltatók nem megfelelő formában vagy csak részlegesen adják meg azokat.

Előfordul, hogy rendelkezésre állnak a megfelelő információk, de nincs olyan technológiai megoldás, amely támogatná a számlaellenőrzést, segítene kiszűrni a nem megfelelő számlázásokat és automatizmusokkal segítené a vállalat ezirányú adminisztrációját.

Az ügyfeleink számára elvégzett számlaellenőrzések alapján megállapíthatjuk, hogy a szolgáltatók rendkívül sok esetben helytelenül és jogosulatlanul számláznak ki bizonyos tételeket. A hibák gyakorisága és jellege miatt úgy gondoltuk, hogy ez a szolgáltatás és az ezt támogató technológia azok számára is hatékony eszköz lehet, akik nem gondolkodnak direkt versenyeztetésben, hanem "egyszerűen csak" nagyobb átláthatóságot, szabályozottságot kívánnak elérni ezen területen, illetve meg akarják szüntetni a túlszámlázásokat. 

Az általunk nyújtott költségkontroll amellett, hogy közvetlenül képes csökkenteni a vállalat kiadásait, többlet információkkal is szolgál. Ez alapján optimalizálni lehet kapcsolódó beszerzési döntéseket is. (Pl. láthatóvá válik egyes gépkocsitípusok összes költsége, amely alapján optimalizálni lehet a futásteljesítményt, az üzemeltetés járulékos költségeit, s ez segítséget nyújthat egy későbbi gépjármű-kiválasztási eljárásban.)

Szerződés szerint nem jogos kiszámlázások:

• finanszírozás nem megfelelő számítása

• flottamenedzsment havidíjak többszöri kiszámlázása

• szabálytalan átterhelések (a szolgáltatónak kell viselnie a költségeket)

• gépjármű káresemény esetén Casco önrészt meghaladó átterhelések

• értékhatárhoz kötött szolgáltatások nem megfelelő kezelése (pl. GPS)

• javításra vonatkozó kiszámlázások, amelyek mögött nincs indokolt műszaki tartalom

Nincs a szerződésben leszabályozva, így a kiszámlázott tételek jogossága vitatható:

• mennyiségtől függő árazás, és az ehhez kapcsolódó kedvezmények érvényesítésének hiánya

• szervizdíj önkényes átterhelése (mozgó, fix, általány)

• tisztázatlan engedélyezési procedúra: milyen költségeket lehet/kell engedélyezni, illetve kifizetni (ügyfél - szolgáltató)

• garanciával/szavatossággal lefedett munkák, javítások kiszámlázása (műszaki nyomon követés hiánya)

• gumiabroncs (idő előtti indokolatlan cserék engedélyezése és pénzügyi átterhelése az ügyfél felé)

• káreseményből adódó javítások előfinanszíroztatása az ügyféllel

A túlszámlázás leggyakrabban érintett területei:

• Szervizdíj

• Kötelező biztosítás

• Casco biztosítás

• Járulékos szolgáltatások (pl.:GPS)

• Bizonyos szolgáltatások automatikus, indokolatlanul nagy áremelése (pl. 50% az előző évhez képest)