Azért, hogy növelni tudjuk árbevételünket, csökkenthessük költségeinket, kockázatainkat, valamint be tudjuk tartani és tartatni a szerződésben foglaltakat. Ezáltal kiegyensúlyozott kapcsolatot építhetünk ki üzletfeleinkkel.

Egyrészről, azt tapasztaltuk, hogy azok a vállalati vezetők, akik nem láttak még szerződésmenedzsment megoldást, nem értik igazán, hogy milyen előnyöket lehet annak használatával elérni, sőt mostani folyamataikról is úgy gondolják, hogy teljes mértékben megfelelőek.

A valóság egy kicsit más: sajnálatos módon a papíralapon, "szétszórtan", manuálisan és esetlegesen kezelt szerződések erősen rontják a jövedelmezőséget.

A helyzet az, hogy hibáinkat, elszalasztott lehetőségeinket nem is mindig vesszük észre. A valós üzleti kockázatok sok esetben a szerződések legmélyén találhatók, illetve több szerződés együttes értelmezéséből körvonalazódnak.

Időről időre hallunk arról, hogy valamelyik cégnél végzetes, szerződéssel kapcsolatos hibát követtek el, de ilyenkor reménykedünk, hogy a mi folyamataink jobbak, és ezzel kiküszöböltük a hasonló tragédiákat.

Ha belebotlunk egy hibába, azt úgy kezeljük, mintha teljesen véletlen lenne és nem fordulhatna elő még egyszer.

Másrészről, azok a munkatársak akik szerződésekkel foglalkoznak tudják, hogy igenis sok lehetőséget biztosítana egy szoftveres megoldás, de sok esetben nem tudják megfogalmazni rendszerrel szembeni elvárásaikat.

A fentiekre való tekintettel készítettünk egy rövid összeállítást azokról az előnyökről, amit egy stratégiailag átgondolt, jól működő szerződésmenedzsment megoldás használata biztosít. Természetesen a felsorolt előnyök közül nem mindegyik érinti az Ön vállalatát, de egy-kettő biztos.

Bízunk benne, hogy a felsorolás ad Önnek néhány ötletet, és készséggel állunk rendelkezésre az ötletek részletes kidolgozásában, megvalósításában.

Szerződések fő paramétereinek, feltételeinek betartása

• Mennyiségi-, időbeli- és teljesítmény kedvezmények figyelése.
• Szállítói (túl)számlázás ellenőrzése, a megrendeléshez és az eredeti szerződéshez képest.
• Feltételek, kötelezettségek követése.
• Keretszerződésen kívüli vásárlások felderítése, illetve annak vizsgálata, hogy van-e a megrendelésekhez szerződés.  
• Törvényi előírásoknak való megfelelés monitorozása (Sarbanes-Oxley, magyar jogszabályok, kötelező jelentések, riportok, stb.).
• Szerződések megújítására vonatkozó, időben küldött, többszintű figyelmeztetések.
• Nem kívánatos szerződések időbeni felmondásának támogatása.  
• Szerződésekkel kapcsolatos teendők- és maga a szerződés fennmaradása abban az esetben, ha a felelős munkatárs elhagyja a céget. 
• Csúszások, késések és ezzel kapcsolatos késedelmi bírságok és többletköltségek elkerülése.
• Bevételek és költségek megfelelő időszakra való könyvelése, legyűjtése, előrejelzések készítése.

Szerződéses klauzulák nagyobb átláthatósága és a szerződéses információk vállalaton belüli hatékony áramoltatásának lehetősége

• Gyors hozzáférési lehetőség a szerződések összességéhez, valamint az egyes szerződések részleteihez.
• Döntéshozatalhoz kapcsolódó szerződéses passzusok nagyobb átláthatósága és változások követhetősége.
• Szerződések központi kezelése és ellenőrzött archiválása.
• APEH és más jellegű vizsgálatok (belső ellenőrzés, audit) adminisztrációjának leegyszerűsítése.

Szerződéskötéssel és nyilvántartással kapcsolatos folyamatok automatizálása, optimalizálása

• Szerződés készítéssel kapcsolatos folyamatok és feladatok (pl. jóváhagyás) egy zárt rendszerben kerülnek leképezésre (és nem email-ek küldözgetése folyik).
• Szerződéskészítés során előre definiált és jogászok által ellenőrzött szerződéses feltételek és sablonok használata.
• Auditálható változáskövetés a szerződéstervezetek minden egyes verziójához.
• Szerződéskötéshez kapcsolódó kommunikáció támogatása (pl. ajánlatok szerződésekhez való kapcsolása).
• Szerződéshosszabbítási és engedélyezési folyamatok szabályozása, kontrollja.
• Szerződésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok számának csökkenése.
• Egy tárgyra, vagy szolgáltatásra vonatkozó szerződések (pl. telekommunikációs szerződések) összekapcsolása.

Szerződés elemzések

• Többféle, szabadon definiálható riportot lehet a szerződéses állományról, valamint a szerződések tartalmáról lefuttatni.
• Szerződés-átvilágításokat lehet kezdeményezni (pl. szállítói konszolidáció).

Egyéb előnyök

• A szerződések tárolása és archiválása egy központi adatbázisban történik, amelynek tartalmát bármely más rendszerbe és adatbázisba át lehet tölteni.
• Házon belüli fejlesztési költségeket lehet megtakarítani egy kész, üzleti igényekre szabott rendszerrel.

Szeretne többet tudni megoldásunkról? Szakértőink szívesen állnak rendelkezésére további információval és gyakorlati példákkal.