ContactTool beszerzési modulja hatékony, teljes megoldást kínáló rendszer, amely automatizálja a szerződéskötési folyamatot és a szerződéses feltételek betartatását. Használatával a beszerzési szervezetek kontrollálhatják és kiegyensúlyozottá tehetik szállítói kapcsolataikat.

A hagyományos megközelítésben a vállalatok egy beszerzési tenderre alapozva, a beérkező szállítói szerződéseket veszik át. A mi megközelítésünk arra irányul, hogy a rendszerben előre rögzítésre kerüljenek a számunkra optimális, ellenőrzött szerződéses feltételek és erre épüljön a beszerzési folyamat, valamint a szállító kiválasztás.

Ennek több előnye is van: egyrészt az adatbázisban meglévő, jogászok, pénzügyi és beszerzési szakemberek által már többször átnézett, tipizált szerződésekkel és szerződéses elemekkel dolgozunk, másrészt a szerződéses feltételeket mi határozzuk meg a vállalat érdekének, igényeinek és előírásainak megfelelően. A szerződésjóváhagyási folyamat is jelentősen fel tud gyorsulni.  

Miután a szállítói szerződések és azok tartalma gyorsan elérhetővé vált,  a megoldással könnyen kiszűrhetjük a számlázási és teljesítési hibákat, ami megkönnyíti a szállítói értékeléseket is (lásd még SupplierTool megoldásunkat).

A szerződés és a szerződésnek való megfelelés a szállítói kapcsolatoknál rendkívül fontos. Ezek jelentősége nem csak abban áll, hogy megtakarításokat érünk el, hanem a szállítói teljesítmények szerződéshez való hasonlításával a szállítókat is értékelni tudjuk. Ezek az értékelések részévé válhatnak egy későbbi tender kiértékelési szempontrendszerének (nem csak az ár számít).

A ContractTool az alábbiakkal támogatja a beszerzési tevékenységet:

• Gyors hozzáférést biztosít a szerződésekhez.
• A számlaellenőrzéshez kilistázhatók a pénzügyi feltételek.
• Figyelmeztet a szerződéses határidőkre (pl. lejárat, megújítás).
• Megvalósulhat a szerződéskötési folyamat kontrollja, a verziók összehasonlítása, nem történhet meg, hogy a későbbiekben egy nem aktuális szerződés kerül aláírásra.
• Kiszűrhetővé válnak azok a beszerzések, amelyek a keretszerződéseken kívül történnek.
• Kimutatást lehet készíteni, hogy mely beszerzésekre nincs megfelelő szerződés (APEH és más jogszabályi előírások kontrollja).
• A szerződéses mennyiségi kedvezmények gyors ellenőrzésével, a megfelelő diszkontok elérése is támogatott.
• A számlák szerződéssel való összehasonlításával kiszűrhetőek a túlszámlázások.