Sok vállalatnál és szervezetnél az elektronikus, vagy papíros szerződések úgy vándorolnak, hogy a folyamatban nincs semmi tudatosság és rendszer. Nem lehet tudni hogy a dokumentumok hol vannak letárolva, a hozzáférések nincsenek szabályozva és az is előfordul, hogy a szerződések egyszerűen elvesznek.

A tudatos szerződésmenedzsment megvalósító vállalatoknál a felhasználók pontosan tudják mihez van hozzáférési joguk és mindig az aktuális tervezeteket, valamint az érvényes szerződéseket látják.

A rendszerben az egyes szervezeti egységek közötti szerződéssel kapcsolatos folyamatok is leképezhetők, tehát a szerződéses tervezetek nem email-ről email-re vándorolnak pl. a beszerzés és a jogi osztály között, hanem rendszeren keresztüli feladatkiosztással és folyamatfelügyelettel.