A szerződés menedzsment egyre fontosabb szerepet játszik a vállalatok életében, hiszen minden üzlet szerződéseken nyugszik. Ráadásul ezek a szerződések egyre hosszabbak és összetettebbek.

A szerződések kontrolljának hiánya kedvezőtlenül befolyásolja a vállalat eredményességét. A nem felügyelt, vagy rosszul menedzselt szállítói szerződések növelik az operatív költségeket, vevői szerződések esetében ugyanez negatív hatással van az árbevételre és a profitra.

Néhány probléma, amelyeket a szerződések nem megfelelő kezelése okozhat:

• A szerződések korlátozottan elérhetőek, előkeresésük esetleges, hosszadalmas.
• Nincs minden beszerzés szerződéssel lefedve, illetve szerződések elveszhetnek.
• Szerződések hosszabbodnak meg anélkül, hogy újratárgyalnánk a kondíciókat.
• Hiányos és rendszertelen a szállítói számlázás ellenőrzése, a feltárt túlszámlázás nehezen behajtható.
• Nem tudatos az elért vagy elérhető kedvezmények, megtakarítási lehetőségek követése, érvényesítése.
• Jelentős többletköltséget okoznak a keretszerződéseken kívüli vásárlások.
• ...

Az Electool és a szerződések menedzsmentjét támogató megoldása képes arra, hogy a legkülönbözőbb típusú szerződéseket is kezelni tudja, szakértőink pedig rendelkeznek azokkal a tapasztalatokkal és tudással, amelyek hatékonyan segítik ügyfeleinket proaktív szerződésmenedzsment alkalmazásában.

Szakértelmünket  többszíntű szolgáltatás keretében bocsátjuk ügyfeleink rendelkezésére.

A vállalatok nagy része alkalmaz belső és/vagy külső szakértőket szerződéseinek előkészítésénél.

Általánosan elterjedt megoldás az, hogy a beszerzés, vagy a költséghelyek felelősei, az ajánlatok bekérése, a tárgyalások lezárása után a tervezeteket házon belül elküldik átnézésre, belső jóváhagyásra. Ez a jóváhagyási folyamat - népszerű nevén "köröztetés" - általában azt jelenti, hogy a vállalat jogásza átnézi a dokumentumokat, felhívja a figyelmet a jogi szempontból aggályos pontokra, és esetleg javaslatokat tesz a változtatásra. A cégek túlnyomó többsége a szállítói szerződésekből indul ki, azokat egészíti ki és próbálja módosítani.

Kevés cég van felkészülve saját szerződéses struktúrával és próbálja meg saját passzusait „ráerőltetni” a szállítókra. Pedig a szállítók által használt szerződések egyértelműen a ő szempontjaikat figyelembe véve kerülnek megfogalmazásra, és sok esetben tartalmaznak olyan apró megjegyzéseket, pontot, amely alapjaiban érinti az üzleti kapcsolatot. 

Jól ismerjük az apróbetűs passzusok fontosságát, de sok esetben nagyon nehéz megfelelően értelmezni és átlátni azok gazdasági- és üzleti kockázati kihatását. Vevői oldalon gyakran csak akkor derül fény a szerződések bújtatott tartalmára, amikor a szolgáltatásokkal, az árukkal teljesítési problémák merülnek fel, vagy a szerződés lejáratával, megújulásával kapcsolatosan adódnak nehézségek, véleménykülönbségek.

Az Electool ezzel a problémakörrel kapcsolatosan olyan szolgáltatást nyújt, amely során a szerződéseket a vevő szempontjából vesszük górcső alá, és az üzletileg problémás, aggályos részekre hívjuk fel a figyelmet, illetve javaslatot teszünk a szövegezés módosítására.

Szakértőink a beszerzés több területén bírnak rendkívül nagy tapasztalattal, számos szerződéstípust ismernek.  Ezen kívül ismerik a szállítókat, tudják hol vannak a "szállítói csapdák" és "best practice" tapasztalataikra támaszkodva hatékonyan tudják képviselni az ügyfelek érdekeit .

Szerződés menedzsment megoldásunk alkalmazásával ügyfeleink proaktív szerződés-kezelést vezethetnek be, míg a fentiekben ismertetett szolgáltatásunk eredményeképpen a szerződések tartalmi kockázata minimalizálódik.

Mit tehetünk még? Gondoskodnunk kell arról, hogy a szerződések bekerüljenek a rendszerbe. Az Electool elvégzi a digitalizálást, valamint a szerződések legfontosabb információinak rögzítését. Ezt a szolgáltatást akkor javasoljuk, ha az ügyfélnek szüksége van arra, hogy a szerződéseit digitalizálva tárolja, hozzáférhetővé tegye, és a szerződések legfontosabb elemeire vonatkólag naprakész, automatikus figyelmeztetéseket kapjon.

Ez egyfajta kiszervezett szerződés menedzsment szolgáltatásb (outsourcing), melyben egyesül a szerződések archiválása, digitalizálása és a szerződéses információk aktív kezelése.