Purchasing, Sourcing, Procurement!

Новые слова в российском бизнесе

Мировой финансовый кризис наложил свои отпечатки на принципы ведения бизнеса в России. Если раньше понятие «бюджет» и его распределение было чем то зыбким и второстепенным, а поиском поставщиков и закупками занимались сотрудники тех отделов, которым это было нужно, то сейчас ситуация изменилась.

Принцип «не надо меньше тратить, надо больше зарабатывать» больше не действует, поэтому организация процесса закупок доверена специалистам своего дела, тем, кто знает, как можно оптимизировать траты компании.

Дело в том, что 5% снижение расходов на закупки позволяет увеличить размер прибыли на 100%. Другими способами достижения аналогичного результата может стать увеличение объема продаж на 50% или значительно сокращение расходов на персонал и прочие нужды компании. Таким образом, оптимизация процесса закупок является самым действенным способом повышения прибыли компании, тогда как увольнение сотрудников, изменение ассортимента, новая маркетинговая стратегия могут принести куда менее заметный результат.

Если раньше закупкой транспорта занимались автотранспортные цехи, IT оборудование закупалось по принципу "цена не важна, хочу вот это", закупкой товаров для операционной деятельности – офис-менеджеры и бухгалтерия, билеты и гостиницы обеспечивали секретари руководителей, а сырье для строительства закупали вовсе "почти" прорабы, то сегодня на российском рынке появились новые внутрикорпоративные направления работы - Purchasing, Sourcing, Procurement.

Преимущества такого разделения труда налицо. Во-первых, специалисты других областей больше не должны тратить время на поиск, переговоры, составление договоров и контроль поставок. Во-вторых, формирование бюджета компании становится более прозрачным, поставщики, или теперь уже партнеры по бизнесу, не обделены вниманием и ответственностью, и точно знают, к кому они могут обратиться. Недаром ведущие европейские компании уже давно пользуются услугами высококлассных специалистов по закупкам, помогающих сделать бизнес более эффективным и доходным. Новая культура закупок, новые методы взаимодействия с поставщиками, новые принципы анализа, ведения переговоров, контроля за поставками стали основополагающими в конкурентной борьбе за место и на российском рынке. Такие технологии ведения бизнеса принесли в Россию иностранные коллеги и конкуренты, и единственный способ конкурировать с ними – перенять эти знания и начать использовать их в решении конкретных задач.

Purchasing, Sourcing, Procurement – понятия, принесенные на российский рынок западными корпорациями, теперь не просто слова. Теперь это – основа ведения современного конкурентоспособного бизнеса. Давайте посмотрим, что же значат эти понятия и что должен уметь специалист отдела закупок в современном мире. Итак, Purchasing (переводится с английского как Закупки) – это непосредственное приобретение товаров или услуг, необходимых для нормальной работы компании. Такие закупки могут быть прямыми (direct purchasing) или непрямыми (indirect purchasing). Прямые закупки непосредственно влияют на деятельность компании и конечный продукт , то есть к ним можно отнести закупку сырья для производства , товаров для продажи, оборудования ддля предоставления каких-либо услуг. Непрямые закупки – это то, что необходимо для сопутствующей деятельности компании – канцелярские товары, компьютеры и программное обеспечение, билеты на самолеты и поезда и т.д.?. Работа специалистов отдела Purchasing заключается в непосредственном взаимодействии с поставщиками и контролем за получением товара или услуги, а также оплатой поставки точно в срок.

Procurement – это в первую очередь контроль и анализ. Контроль за тем, что компания получает лучшие по качеству и цене товары в минимальные сроки и на самых лучших условиях. Анализ заявок и предложений новых поставщиков, постоянный мониторинг рынка, установление контактов с интересными потенциальными поставщиками-партнерами и ведение переговоров с целью получения наиболее выгодных предложений.

Sourcing, или, говоря по-русски, Оптимизация – самая узкая специализация из трех. Задача такого подразделения – поиск источников экономии в цепочке покупки товаров или услуг между клиентом и поставщиком, а также среди разных отделов самой компании. При этом экономить таким образом удается не только финансы, но и рабочее время других специалистов, материалы, энергию. Еще одним способом оптимизации может стать увеличение эффективности работы при сохранении остальных параметров.

Высшим пилотажем для специалиста Sourcing станет оптимизация бизнес-процессов не только внутри собственной компании, но и на стороне поставщика, для получения ситуации, выгодной для всех. 

На сегодняшний день специалисты всех трех направлений тесно взаимодействуют друг с другом, тщательно анализируя и выбирая новые методы борьбы с издержками, формируя принципы взаимодействия с поставщиками и способы их выбора. Одним из самых современных и действенных способов решения задач Purchasing, Sourcing, Procurement может стать электронный аукцион.

Электронный аукцион – это особый вид торгов, которые проводятся непосредственно в сети Интернет. Алгоритм работы электронного аукциона выглядит следующим образом: сотрудник отдела закупок размещает информацию о необходимых товарах и услугах и ждет предложений от потенциальных партнеров. Поставщики, в свою очередь, предлагают свои условия и цены. Здесь и начинает работать основной принцип торгов – каждый поставщик может предложить сколько угодно вариантов стоимости, но каждая цена должна быть ниже предыдущей. Заказчик получает выгодные предложения, возможность проанализировать общее состояние на интересующем его рынке, и может сразу же заключить договор с выбранным поставщиком.

Наиболее привлекательными для сотрудников отделов закупок современных компаний являются персональные электронные аукционы. Такие аукционы можно описать как: проведение одновременных переговоров с поставщиками по цене, они проводятся более оперативно, сокращают количество и время переговоров с потенциальными поставщиками и позволяют специалистам пригласить к участию лишь тех, кто интересует заказчика в качестве потенциального партнера, выбрав их из своего внутренней базы данных или же через публичные ресурсы.

Персональные электронные аукционы проводятся в течение ограниченного количества времени (обычно два-три дня) и в режиме когда участники аукциона могут видеть ценовые предложения соперников). Такой принцип работы приводит к тому, что потенциальные поставщики оперативно снижают цены, стремясь получить выгодное предложение. Кстати, путем исследований выявлено, что посредством электронных аукционов организаторам удается получить лучшие результаты, чем в случае проведения индивидуальных переговоров с каждым из поставщиков. Нужно ли говорить о существенной экономии времени (вспоминаем, что наша цель – оптимизация не только финансов, но и рабочего времени сотрудников)?

Следует отметить и еще один факт: результаты ценовых переговоров с использованием электронных аукционов ни в коем случае не обязывают заказчика к заключению сделки. Поэтому электронные торги могут использоваться и для анализа предложений от поставщиков, которые позволяют сформировать дальнейшую стратегию развития и бюджет компании.

Однако, несмотря на то, что электронные аукционы ориентированы в первую очередь на их организаторов – Заказчиков товаров или услуг, поставщики также получают от участия свои преимущества. Во-первых, это та же самая экономия ресурсов – теперь поставщикам не нужно готовить множество документов, ехать на переговоры, подавать заявки на участие в тендерах. Более того, принимать участие в электронных аукционах могут и совсем небольшие компании, которые в другом случае остаются без внимания потенциальных заказчиков из-за огромного количества более крупных коллег.

Итак, для того, чтобы оптимизировать затраты компании, Вам потребуются новые направления бизнеса – отдел закупок, который возьмет на себя все работу с поставщиками «от» и «до», и система электронных аукционов в качестве инструмента оптимизации.

Компания Электул готова предложить услуги по внедрению электронных аукционов в Вашей компании. Свяжитесь с нами, мы расскажем Вам обо всех преимуществах в деталях. узнать больше >

(с) Электул Прокьюремент Солюшнс