Обзор документа

Процесс ценовых переговоров, оценки и квалификации поставщиков является важным этапом выбора лучшего предложения, оставаясь при этом частью процесса тендера. Началом любого тендера служит официальный документ, который составляет Организатор для потенциальных участников, детально описывая в нем все требуемые условия и сроки. Этот документ называется «Заявка На Предложение цены (ЗНП), или, кратко по-английски, RFP, что расшифровывается как Request For Proposal. ЗНП/RFP очень схожа с Заявкой на Информацию/RFI, но основное отличие заключается в том, что ЗНИ/RFI в большинстве случаев требует от участников предоставления более общей информации, тогда как в RFP запрашивается детальная информация по определенным позициям и временным рамкам.

Составление ЗПН/RFP является одним из важнейших этапов проведения тендера. Фактически этот документ является лицом Вашего тендера и служит основным инструментом первичной коммуникации с потенциальными поставщиками. При составлении ЗНП/RFP Организатор должен учесть в документе требования к участникам о предоставлении организатору детальной информации о компании после принятия условий тендера. Эти требования включают в себя письменное подтверждение принятия условий тендера, а также, по необходимости, принятия условий работы с конфиденциальной информацией Организатора. Обычно ЗНП/RFP составляется сотрудником отдела Закупок (или аналогичным отделом) и согласовывается третьим независимым лицом внутри компании.

Оформленный документ отправляется потенциальных участникам, список которых также заранее согласовывается Организатором. Методы отправки документа, как и методы получения подтверждения участия, могут быть различными. В настоящее время в большинстве случаев, используется метод отправки ЗПН/RFP по электронной почте. Подтверждения, в свою очередь, отправляются по факсу или доставляются курьером. Метод получения подтверждения организатор может указать как одно из условий ЗНП/RFP.

При составлении ЗНП/RFP следует придерживаться простой структуры:
1. Введение – краткое описание предполагаемого процесса и правил проведения тендера;
2. Подтверждение участия – описание порядка и сроков подтверждения участником условий тендера;
3. Фокусная группа участников – один из важнейших пунктов ЗНП/RFP. Дело в том, что потенциальный участник должен понимать уровень своих оппонентов. В этой части следует кратко описать уровень участников тендера, например: «Данное ЗНП было отправлено всем компаниям, входящим в ТОП-5 интересующего рынка». Иногда лучше поставить количество потенциальных участников, но не открывать их имена;
4. Процесс – описание порядка проведение тендера, электронного аукциона или квалификации и т.д. В этот пункт также включаются временные рамки каждого этапа, за счет которых участник может спланировать свою работу, понимая дедлайн;
5. Правила проведения – описание правил участия в тендере. Например: «Предложение участника должно быть распечатано на листе формата А4 и передано организатору в белом конверте в срок до…», и т.д.;
6. Вопросы – в этом пункте необходимо определить метод, с помощью которого участник сможет получить ответы на возникшие вопросы;
7. Запрашиваемое Предложение – этот пункт раскрывает требования организатора к участнику по предоставлению товаров или услуг;
8. Документация – пункт, который описывает требования к Участнику по предоставлению дополнительной информации, согласно запросу организатора;
9. Разное – описывает различные требования и условия, не вошедшие в остальные пункты.

Даная структура описывает концептуальный «скелет» ЗНП/RFP.
Если в части Вашего тендера присутствует электронный аукцион, учитывайте этот факт при составлении ЗНП/RFP. До выпуска ЗНП/RFP определите основные временные рамки и правила электронного аукциона, т.к. он требует активного участия в процессе предложения цены. Очень важно, чтобы Участник заранее понимал время начала электронного аукциона для координации своих ресурсов.

Компания Electool предлагает всем своим Клиентам консультации профессионалов в области Прокьюремента (Procurement) и Соурсинга (Sourcing) в части составления RFP и определения условий проведения аукциона. узнать больше>>