Электронный аукцион поможет оптимизировать закупки и снизить затраты
Мировой финансовый и экономический кризис привел к тому, что многие компании стали изыскивать пути сокращения издержек практически по всем статьям расходов. Конечно, прежде всего «под нож» попали всевозможные премии, льготы и новые затратные проекты. Многие фирмы были вынуждены или перевести часть работников на неполный рабочий день, или вовсе упразднить ряд должностей. Нередким явлением, к сожалению, стало и понижение качества товаров или услуг, когда компании предпринимали попытки перейти на более дешевое и менее качественное сырье или комплектующие.
Однако в поисках путей экономии из поля зрения нередко выпадает такая затратная по времени и ресурсам процедура, как организация закупок. Оптимизация процесса закупок может стать реальным и действенным способом сокращения излишних издержек. Инструментом такой оптимизации в европейских странах сегодня выступают электронные аукционы.
На сегодняшний день высокие информационные технологии уже стали неотъемлемой частью нашей жизни. Компьютеры, Интернет, электронная почта и виртуальное пространство проникли, пожалуй, во все сферы жизни человека 21 века. В отличие от века 20-го, наполненного ворохом всевозможных бюрократических документов, в веке 21-м бумажные носители информации все чаще заменяются электронными – это удобно, просто, и позволяет избавиться от многих хлопот. Не случайно информационные технологии наиболее активно проникают именно в деловую среду. Электронный аукцион – яркий пример применения современных технологий в ведении бизнеса. Электронные торги помогут оптимизировать трудоемкий, долгий и затратный процесс организации закупок в любой компании. Однако хотя в Европе подобный формат проведения торгов уже давно освоен и принят на вооружение, а в России - рекомендован для многих государственных организаций, тем не менее, электронные торги в нашей стране пока используются все еще недостаточно активно.
Сегодня порядок проведения тендеров и торгов государственными структурами строго регламентировано федеральным законодательством. Организация закупок в форме электронных торгов для государственных и муниципальных нужд обозначена в статье 41 Федерального закона от 21 июля 2005 г. №94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Аналогичную форму работы часто используют для проведения торгов и крупные коммерческие компании.
Итак, что же представляет собой электронный аукцион? Электронные торги (или электронные аукционы) — это особый вид торгов, которые проводятся с помощью сети Интернет. Размещать свои предложения на специальной площадке в сети могут как продавцы, так и потребители товаров и услуг самого различного назначения. Главная задача – найти наиболее выгодное, оптимальное соотношение цены и качества. Стандартный электронный аукцион выглядит следующим образом: заказчик размещает на площадке информацию о необходимых ему товарах или услугах и указывает требования к будущему поставщику. После этого поставщики предлагают свои услуги и выставляют цены. При этом каждый поставщик может подавать ценовые предложения сколько угодно раз (как и в случае проведения стандартного аукциона), однако каждая следующая цена должна быть ниже предыдущей (часто заказчики предпочитают вводить минимальный и максимальный шаги аукциона). После этого заказчику остается лишь только выбрать наиболее подходящий вариант и заключить договор с соответствующим поставщиком. Именно такую форму работы чаще всего используют крупные коммерческие компании. Однако при всех достоинствах у такой системы есть и недостатки – в первую очередь это отсутствие ориентации на заказчика. Подобную фокусировку на интересах клиента – именно Вашей компании – предлагают персональные электронные аукционы.
Можно выделить несколько особенностей персональных электронных аукционов, делающих такую форму организации закупок весьма привлекательной для Заказчика.
Во-первых, это оперативность проведения торгов. Процесс организации закупок теперь не занимает недели и даже месяцы. Форма электронного аукциона исключает необходимость проведения долгих индивидуальных переговоров с каждым из поставщиков, последующее сравнение условий и – нередко – второй виток переговоров. На то, чтобы выставить условия торгов, пригласить к участию интересующих Вас поставщиков и провести сам аукцион, понадобится всего два-три дня.
Во-вторых, это удобство организации и проведения электронных аукционов, то есть оптимизация времени и пространства. Для того чтобы организовать электронные торги, и Вам, и поставщикам понадобится лишь компьютер с выходом в Интернет и самым стандартным программным обеспечением. Управлять процессом торгов сможет любой компетентный сотрудник из любого офиса в любой части страны. Главное и единственное условия, повторим – наличие подключения к сети Интернет.
В-третьих, электронный аукцион подразумевает не переговоры между поставщиком и заказчиком, а фактически соревнование поставщиков между собой в реальном времени. Все участники торгов в режиме он-лайн видят предложения, которые делают соперники, что побуждает их к ответным действиям, то есть к дальнейшему снижению цены. Проверенная практика показывает, что в процессе такого он-лайн соперничества между собой поставщики весьма ощутимо сбрасывают цены, делая такую скидку и предлагая такие условия, на которые никогда бы не пошли при проведении индивидуальных переговоров.
В-четвертых, это полная прозрачность проведения торгов. Все предложения сразу же становятся видны в реальном времени всем участникам аукциона. Это делает невозможным мошенничества и завышение цен со стороны поставщиков. Кроме того, такая процедура исключает малейшие возможные подозрения в недобросовестности проведения торгов со стороны отдельных сотрудников у руководства компании-заказчика (такое, к сожалению, тоже случается).
И, наконец, в-пятых, электронный аукцион не является для компании обязательным и публичным – он абсолютно доброволен. То есть Вам вовсе необязательно будет оповещать о предстоящих торгах весь белый свет. Компания-заказчик в данном случае самостоятельно выбирает интересующих ее поставщиков, предлагающих именно тот продукт, который требуется и обозначает дату, время и точные условия предстоящего аукциона. После этого предполагаемым участникам через соответствующую систему электронных аукционов отправляется приглашение к участию в торгах. А результаты электронного аукциона будут носить лишь рекомендательный характер – то есть в отличие от стандартного тендера Вы самостоятельно будете выбирать поставщика, используя результаты электронных торгов лишь в качестве ориентира. Так что – подчеркиваем – инструмент электронных аукционов в любом случае работает исключительно на стороне и в интересах компании-заказчика.
Впрочем, компании-поставщики тоже получают от участия в электронных аукционах массу преимуществ. Во-первых, это уже отмечавшаяся простота и удобство подобной формы организации закупок. Поставщикам не нужно готовить целую кипу бумаг для участия в тендерах, тратить массу времени на то, чтобы проводить долгие встречи и переговоры – достаточно иметь компьютер с выходом в Интернет. Кроме того, такая демократичная форма проведения ценовых переговоров как электронный аукцион, зачастую открывает путь к участию в аукционах и торгах небольшим компаниям.
Таким образом, система электронных аукционов способна стать отличным инструментом для существенной оптимизации процесса закупок и заказа различных услуг в больших и малых коммерческих компаниях вне зависимости от рода их деятельности.
Тем не менее, несмотря на очевидные преимущества подобной формы проведения торгов, персональные электронные аукционы в России пока не получили широкого распространения. Возможно, это было связано с тем, что до недавнего времени на территории нашей страны отсутствовал поставщик, который бы предлагал качественную платформу для проведения электронных аукционов в формате B2B (бизнес-бизнес) с фокусированием на нужды заказчика. Крупные западные компании, успешно действующие на рынке подобных услуг в европейских странах, были ограничены в использовании своих глобальных продуктов в России. Главным препятствием служили, как правило, трудности с адаптацией интерфейса, и в особенности – языковой барьер, так как подавляющее большинство поставщиков говорит на русском языке и требует множественного внимания в консультациях и технической поддержке.
Однако несколько месяцев назад ситуация изменилась к лучшему. Вслед за двумя своими глобальными клиентами – коммерческими банками – на территории Российской Федерации открыла свое представительство европейская компания «Электул» (Electool). Компания специализируется на предоставлении услуг по оптимизации процессов закупок – обеспечивает своих клиентов платформой для проведения электронных аукционов, а также предлагает консалтинговые услуги в сфере оптимизации закупок и процессов, услуги внедрения автоматизации закупок и т.д. В России пока представлено только первое направление деятельности компании «Электул».
В настоящее время для клиентов на территории РФ компания «Электул» предлагает полностью русифицированную, дружественную для участников платформу для проведения электронных аукционов AuctioTool. Среди преимуществ платформы стоит отметить быстроту работы, а также тот немаловажный факт, что она не требует инсталляций на компьютер (web-based). Кроме того, эта программа способна работать даже при медленном соединении Интернет.
(с) Электул Прокьюремент Солюшнс