Poznáme veľa podnikov a organizácií, u ktorých zmluvy, či už v elektronickej alebo v papierovej forme, kolujú prakticky bez riadenia, systému a organizácie. Nedá sa vedieť, kde sa nachádzajú, kto má k nim prístup, stáva sa aj to, že sa jednoducho stratia.

V systéme manažmentu zmlúv užívatelia presne vedia, k čomu a aký majú prístup, vidia vždy aktuálne a platné verzie zmlúv. Systém je schopný riadiť aj procesy spojené so zmluvami medzi organizačnými zložkami. Nemôže sa stať, že zmluvy lietajú medzi dvomi oddeleniami formou e-mailov, sú prístupné len v rámci systému, za presne určených podmienok a pri kontrole procesov.